Wat is een AI-medewerker?
Een AI-medewerker is een AI-agent die je een vaste rol geeft in plaats van losse vragen stelt. Het idee is dat je volgende medewerker een AI-agent kan zijn. Je geeft de agent wat een nieuwe medewerker op de eerste dag krijgt: een functieomschrijving, een computer, toegang tot de benodigde tools, werktijden en iemand aan wie die rapporteert. Daarna voert de agent die taak elke dag uit en komt naar je toe als er een beslissing nodig is.
De term is een vergelijking, geen juridische status. Een agent is software, heeft geen contract, kan niet ter verantwoording worden geroepen en draagt geen professionele verantwoordelijkheid. Degene die de agent aanstuurt, is dus verantwoordelijk voor het werk. De vergelijking past wel bij de manier van werken: je geeft instructies, de agent gaat aan de slag en jij controleert het resultaat.
Wat heeft een AI-medewerker van je nodig?
Vijf dingen die je ook voor een menselijke medewerker zou regelen: een rol, toegang, een computer, werktijden en een manager. Bij Monmo krijgt de agent een computer mee. De andere vier bepaal je zelf en kun je later aanpassen als de functie verandert.
- Een rol: de functie in gewone woorden, inclusief wat de agent aan je moet opleveren.
- Toegang: de apps die je via je eigen accounts koppelt, per agent gekozen.
- Een computer: een eigen bureaublad en browser op de cloudcomputer van je team, waarop je kunt meekijken.
- Werktijden: routines, zoals elke werkdag om 7:30, en gebeurtenissen, zoals een nieuwe e-mail.
- Een manager: jij. De agent rapporteert aan je, vraagt toestemming voordat die handelt en verwerkt je correcties.
Welke taken passen bij een AI-medewerker?
Werk dat achter een bureau en op een computer gebeurt, volgens instructies die je kunt uitleggen. Een taak is vooral geschikt als die regelmatig terugkomt, de benodigde informatie in apps en bestanden staat, het resultaat te controleren is en een fout kan worden opgemerkt voordat die buiten het bedrijf gevolgen heeft. Denk aan een inbox sorteren, gegevens afstemmen, rapportages maken, onderzoek doen en eerste versies schrijven.
Welke taken passen er niet bij?
Alles waarvoor iemand fysiek aanwezig moet zijn, verantwoordelijkheid moet dragen of het vertrouwen van een ander nodig heeft. Denk aan telefoongesprekken, fysieke vergaderingen, lichamelijk werk, documenten ondertekenen en wettelijke of gereguleerde goedkeuringen geven. Ook beslissingen waarop een bedrijf wordt beoordeeld blijven bij mensen: prijzen bepalen, medewerkers aannemen of ontslaan, de koers van het bedrijf kiezen en onderhandelen. Een agent bereidt hiervoor het materiaal voor, zoals een vergelijking, een shortlist of een concept. Een mens beslist.
Wat doet een AI-medewerker per rol en wat blijft bij jou?
De taakverdeling is in elke rol hetzelfde: de agent doet het kantoorwerk en bereidt de beslissing voor, een mens beslist en is verantwoordelijk. De tabel bevat zeven veelvoorkomende rollen. In de middelste kolom staat werk dat een agent op Monmo kan uitvoeren. De laatste kolom laat zien wat bij jou blijft, hoe goed de agent ook wordt.
| Rol | Wat de agent doet | Wat bij jou blijft |
|---|---|---|
| Directieassistent | Sorteert de inbox, maakt conceptantwoorden, plant vergaderingen en schrijft voor elke vergadering een briefing. | Prioriteiten, gevoelige gesprekken en alles wat persoonlijk wordt besproken. |
| Boekhouder | Stemt banktransacties af, stelt boekingscodes voor, volgt openstaande facturen op en bereidt maandrapportages voor. | Boekingen goedkeuren, belastingbeslissingen en de jaarrekening goedkeuren. |
| Klantenservicemedewerker | Leest elke e-mail, controleert de bestelling en stelt een antwoord op. Jij keurt de standaardantwoorden in één keer goed. | Klachten, uitzonderingen op het beleid en terugbetalingen boven je limiet. |
| Sales development medewerker | Stelt prospectlijsten samen, onderzoekt elk bedrijf en schrijft de eerste e-mail en vervolgberichten. | Telefoongesprekken, demo's, prijzen en het sluiten van de deal. |
| Socialmediamanager | Maakt de contentkalender, schrijft bijschriften, maakt afbeeldingen en plant berichten in na jouw goedkeuring. | Waar het merk voor staat en reacties als er publiekelijk iets misgaat. |
| Marktonderzoeker | Zoekt, leest en vergelijkt bronnen en schrijft de bevindingen op met links. | Interviews en de beoordeling van wat de bevindingen betekenen. |
| Recruiter | Onderzoekt kandidaten, vat cv's samen op basis van jouw criteria en plant gesprekken. | Sollicitatiegesprekken voeren en elke beslissing over een persoon. |
Hoe werkt een AI-medewerker samen met de rest van het team?
Agents werken samen en rapporteren aan jou. Een stafchef coördineert het team: die neemt een verzoek aan, verdeelt onderdelen over de agents die daarvoor verantwoordelijk zijn, wacht op het resultaat en gaat verder. Meerdere agents kunnen een groepschat delen. Vraag je om een lanceringsplan, dan kan het verzoek langs onderzoek, marketing en financiën gaan en als één antwoord bij je terugkomen.
Wat zijn de beperkingen van een AI-medewerker?
Een AI-medewerker kan fouten maken, kan niet ter verantwoording worden geroepen en weet alleen wat je hebt verteld of waartoe je toegang hebt gegeven. De agent kan een document verkeerd lezen of een slechte bron kiezen. Ook kan een website veranderen of de toegang weigeren. Controleer belangrijk werk, begin met taken waarbij een fout makkelijk te ontdekken is en breid de taken uit als het werk goed blijft.
Het is ook geen manier om mensen helemaal uit het werk te halen. Het idee is een team waarin agents herhaalbare kantoortaken uitvoeren en mensen het oordeel, de relaties en de verantwoordelijkheid behouden. Een bedrijf dat een taak overdraagt zonder dat iemand het werk controleert, heeft geen AI-medewerker aangenomen. Het is gestopt met het aansturen ervan.