Nhân viên AI là gì?
Nhân viên AI là tác nhân AI bạn giao một vai trò cụ thể, thay vì chỉ dùng để trả lời từng câu hỏi. Ý tưởng ở đây là người bạn tuyển tiếp theo có thể là một tác nhân AI. Bạn cung cấp những gì một nhân viên mới cần trong ngày đầu: bản mô tả công việc, máy tính, quyền truy cập các công cụ cần thiết, giờ làm và người quản lý. Sau đó, tác nhân làm công việc ấy mỗi ngày và tìm đến bạn khi cần quyết định.
Cách gọi này chỉ mang tính so sánh, không phải một khái niệm pháp lý. Tác nhân là phần mềm. Nó không có hợp đồng, không thể chịu trách nhiệm giải trình hay trách nhiệm nghề nghiệp, nên người quản lý phải chịu trách nhiệm về công việc của nó. Điểm giống nhau nằm ở cách làm việc: bạn giao việc, tác nhân thực hiện và bạn xem lại kết quả.
Nhân viên AI cần bạn cung cấp những gì?
Có năm thứ, cũng là những thứ bạn cần sắp xếp cho một nhân viên: vai trò, quyền truy cập, máy tính, giờ làm và người quản lý. Trên Monmo, tác nhân đã có sẵn máy tính. Bốn yếu tố còn lại do bạn quyết định và có thể thay đổi về sau khi phạm vi công việc mở rộng hoặc thu hẹp.
- Vai trò: mô tả công việc bằng ngôn ngữ đơn giản, bao gồm kết quả cần gửi lại cho bạn.
- Quyền truy cập: các ứng dụng bạn kết nối qua tài khoản của mình, được chọn riêng cho từng tác nhân.
- Máy tính: màn hình làm việc và trình duyệt riêng trên máy tính đám mây của nhóm, nơi bạn có thể theo dõi.
- Giờ làm: lịch lặp lại như 7:30 mỗi ngày trong tuần, hoặc sự kiện kích hoạt như khi có email mới.
- Người quản lý: chính bạn. Tác nhân báo cáo, xin phép trước khi hành động và tiếp nhận chỉnh sửa.
Công việc nào phù hợp với nhân viên AI?
Đó là những công việc làm trên máy tính, theo hướng dẫn bạn có thể giải thích rõ. Công việc phù hợp nhất có bốn đặc điểm: diễn ra thường xuyên, thông tin cần thiết nằm trong ứng dụng và tệp, kết quả có thể kiểm tra, và sai sót có thể được phát hiện trước khi ra ngoài doanh nghiệp. Phân loại hộp thư, đối chiếu số liệu, lập báo cáo, nghiên cứu và viết bản nháp đầu tiên đều đáp ứng các điều kiện này.
Công việc nào không phù hợp?
Những việc cần một người có mặt trực tiếp, chịu trách nhiệm hoặc tạo dựng lòng tin với người khác đều không phù hợp. Bao gồm gọi điện, họp trực tiếp, lao động chân tay, ký tài liệu và mọi việc phê duyệt có giá trị pháp lý hoặc thuộc diện quản lý theo quy định. Nhân viên AI cũng không phù hợp để đưa ra những quyết định ảnh hưởng đến doanh nghiệp: định giá, tuyển dụng hay cho thôi việc, định hướng công ty và cách đàm phán. Với những việc này, tác nhân chuẩn bị tài liệu như bảng so sánh, danh sách rút gọn hoặc bản nháp, còn con người đưa ra quyết định.
Nhân viên AI làm gì trong các vai trò phổ biến và bạn giữ lại việc gì
Cách phân chia giống nhau ở mọi vai trò: tác nhân làm việc trên máy tính và chuẩn bị thông tin, còn con người quyết định và chịu trách nhiệm. Bảng dưới đây gồm bảy vai trò phổ biến. Ở mỗi vai trò, cột giữa là việc tác nhân có thể làm trên Monmo, còn cột cuối là việc bạn vẫn đảm nhiệm dù tác nhân có khả năng đến đâu.
| Vai trò | Việc tác nhân làm | Việc bạn đảm nhiệm |
|---|---|---|
| Trợ lý điều hành | Sắp xếp hộp thư, soạn thư trả lời, sắp xếp cuộc họp và chuẩn bị bản tóm tắt trước mỗi cuộc họp. | Xác định ưu tiên, xử lý các cuộc trao đổi nhạy cảm và trao đổi trực tiếp. |
| Nhân viên kế toán | Đối chiếu giao dịch ngân hàng, đề xuất hạch toán, nhắc thanh toán hóa đơn quá hạn và chuẩn bị báo cáo cuối tháng. | Phê duyệt bút toán, quyết định về thuế và duyệt sổ sách. |
| Nhân viên chăm sóc khách hàng | Đọc từng email, kiểm tra đơn hàng và soạn thư trả lời. Bạn duyệt các câu trả lời thông thường theo từng đợt. | Khiếu nại, trường hợp ngoại lệ so với chính sách và khoản hoàn tiền vượt hạn mức bạn đặt. |
| Nhân viên phát triển kinh doanh | Lập danh sách khách hàng tiềm năng, nghiên cứu từng công ty và soạn email đầu tiên cùng các email tiếp theo. | Gọi điện, trình bày sản phẩm, định giá và chốt giao dịch. |
| Quản lý mạng xã hội | Lên lịch nội dung, viết chú thích, tạo hình ảnh và lên lịch đăng sau khi bạn duyệt. | Định hướng thương hiệu và phản hồi khi có sự cố xảy ra công khai. |
| Chuyên viên nghiên cứu thị trường | Tìm kiếm, đọc và so sánh các nguồn, sau đó tổng hợp kết quả kèm liên kết. | Phỏng vấn và đánh giá ý nghĩa của kết quả nghiên cứu. |
| Nhân viên tuyển dụng | Tìm hiểu ứng viên, tóm tắt CV theo tiêu chí của bạn và sắp xếp phỏng vấn. | Phỏng vấn và mọi quyết định liên quan đến ứng viên. |
Nhân viên AI phối hợp với các thành viên khác như thế nào?
Các tác nhân phối hợp với nhau và báo cáo cho bạn. Một tác nhân đóng vai trò Chánh văn phòng điều phối cả nhóm: nhận yêu cầu, giao từng phần cho tác nhân phụ trách, chờ kết quả rồi tiếp tục công việc. Nhiều tác nhân có thể cùng tham gia một cuộc trò chuyện nhóm. Khi bạn yêu cầu một kế hoạch ra mắt, yêu cầu có thể được chuyển tới các tác nhân phụ trách nghiên cứu, marketing và tài chính, rồi trở lại với bạn dưới dạng một câu trả lời tổng hợp.
Nhân viên AI có những giới hạn nào?
Nhân viên AI có thể mắc lỗi, không thể chịu trách nhiệm và chỉ biết những gì bạn đã cung cấp hoặc cho phép truy cập. Tác nhân có thể đọc sai tài liệu, chọn nguồn không phù hợp hoặc gặp trang web đã thay đổi hay từ chối truy cập. Hãy kiểm tra công việc quan trọng, bắt đầu với những nhiệm vụ dễ phát hiện sai sót và mở rộng phạm vi khi kết quả cho thấy tác nhân làm tốt.
Đây cũng không phải là cách loại bỏ con người khỏi công việc. Mô hình là một nhóm trong đó tác nhân đảm nhiệm các công việc lặp lại trên máy tính, còn con người giữ vai trò đánh giá, xây dựng quan hệ và chịu trách nhiệm. Doanh nghiệp giao việc mà không có ai kiểm tra không phải là đã tuyển một nhân viên AI, mà là đã ngừng quản lý nhân viên đó.