Hoe neem je een AI-agent aan?
Je neemt een AI-agent aan door die dezelfde zes dingen te geven als een nieuwe medewerker: een rol, toegang, context, een eerste taak, een routine en feedback. Daarvoor heb je geen technische kennis nodig. In Monmo schrijf of spreek je in gewone woorden, in het Engels of Japans. De agent gaat vervolgens aan het werk op zijn eigen computer.
- Stap 1: Beschrijf de rol. Vertel wat het werk inhoudt, wat een goed resultaat is en wat de agent aan jou moet voorleggen.
- Stap 2: Geef toegang. Koppel de benodigde apps via je eigen accounts en kies welke deze agent mag gebruiken.
- Stap 3: Deel context. Geef de agent je beleid, templates, voorbeelden van eerder werk en namen die hij zal tegenkomen.
- Stap 4: Geef de eerste taak. Kies een kleine, echte taak waarvan je het resultaat kunt controleren.
- Stap 5: Spreek een routine af. Bepaal wanneer de agent zelfstandig werkt, bijvoorbeeld elke werkdag om 7:30.
- Stap 6: Controleer en stuur bij. Lees het resultaat, vertel wat anders moet en keur voorgestelde acties goed of af.
Stap 1: beschrijf de rol
Beschrijf de rol zoals je een medewerker op de eerste ochtend zou inwerken: het werk in één zin, de taken in de juiste volgorde, hoe je wilt dat ze worden uitgevoerd en wat aan jou moet worden voorgelegd. Kort en specifiek werkt beter dan lang en algemeen. Een rolbeschrijving van een half A4 is meestal genoeg om te beginnen.
Bijvoorbeeld: je beheert de mailbox van de klantenservice van Fieldwork, een webwinkel. Lees elke e-mail, controleer de bestelling en stel een kort, vriendelijk antwoord op. Leg terugbetalingen boven $100, klachten en alles over veiligheid aan mij voor. Dat is een complete rol. Het werk, de stappen, de toon en de grenzen staan erin, en de agent kan ermee aan de slag.
Stap 2 en 3: geef toegang en deel context
Geef de agent niet meer toegang dan nodig is voor het werk. Je koppelt apps via je eigen accounts en kiest welke elke agent mag gebruiken. Een klantenserviceagent heeft de mailbox en de webwinkel nodig, niet de bank. Voor lezen is geen goedkeuring nodig. Bij verzenden, betalen, publiceren of een gegeven wijzigen krijg je eerst een kaart te zien. Je kunt de toegang tot een app later weer intrekken.
Vertel de agent vervolgens wat een collega in de eerste week aan een nieuwe medewerker zou vertellen. Deel je beleid, templates, een paar voorbeelden van werk waar je tevreden over was en de namen van klanten, leveranciers en producten. De agent bewaart deze achtergrondinformatie en onthoudt je voorkeuren, zodat je die niet bij elke taak hoeft te herhalen.
Stap 4 en 5: geef de eerste taak en spreek een routine af
Kies een eerste taak die echt, klein en makkelijk te controleren is: de twintig e-mails aan de klantenservice van gisteren, de bankregels van vorige maand of een lijst met tien potentiële klanten. Van één echte taak leer je meer dan van een test, en bij een kleine taak blijven eventuele fouten beperkt. Vraag de agent te laten zien hoe hij te werk is gegaan, bijvoorbeeld welke bronnen of bestelling hij heeft gecontroleerd.
Als de eerste taak goed is uitgevoerd, spreek je af wanneer de agent zelfstandig aan het werk gaat. Een routine kan een tijdstip zijn, zoals elke werkdag om 7:30 of elke maandag om 8:00. Het kan ook een gebeurtenis in een gekoppelde app zijn, zoals een nieuwe e-mail op het adres van je klantenservice. Vanaf dat moment begint de agent zelf, ook als je de app niet open hebt.
Stap 6: controleer en stuur bij
Controleer het werk van de agent zoals dat van een nieuwe medewerker: eerst zorgvuldig, daarna steekproefsgewijs. Open de concepten, controleer enkele feiten aan de hand van de bron en lees elke goedkeuringskaart voordat je akkoord geeft. Als iets niet klopt, zeg dat dan in gewone woorden. Bijvoorbeeld: korter, bied nooit korting aan of zet het bestelnummer in de onderwerpregel.
De agent onthoudt een correctie als voorkeur en past die toe bij later werk. Komt dezelfde fout terug, dan is de rol waarschijnlijk niet duidelijk genoeg. Voeg de regel toe aan de rol of geef een voorbeeld van hoe het wel moet. Jij blijft verantwoordelijk voor wat je goedkeurt, dus keur geen reeks acties goed die je niet hebt gelezen.
Wat controleer je in de eerste week?
Controleer in de eerste week zeven dingen en schrijf op wat je ziet. Het doel is niet om de agent op fouten te betrappen. Je wilt ontdekken waar een steekproef volstaat en waar je nog elke regel moet lezen. Gebruik wat je leert om de instructies duidelijker te maken.
- Past het werk bij de rol die je hebt beschreven, of voert de agent ook taken uit waar je niet om hebt gevraagd?
- Kloppen de feiten? Open voor een steekproef de bron, de bestelling of de boekingsregel.
- Klinkt het zoals jij zou schrijven? Vergelijk drie concepten met iets wat je zelf hebt geschreven.
- Gaan de goedkeuringskaarten over de juiste zaken en bevatten ze genoeg informatie om te beslissen?
- Is de routine op de afgesproken tijd uitgevoerd en kwam het resultaat terecht waar je het verwachtte?
- Heeft de agent meer toegang dan nodig is? Verwijder elke app die hij niet heeft gebruikt.
- Wat heeft de agent aan je voorgelegd, en moet je daarover een regel opnemen in de rol?
Wanneer voeg je een tweede agent toe?
Voeg een tweede agent toe als de eerste nuttig werk doet en er een andere taak op je wacht. Geef elke agent één rol: een klantenserviceagent en een boekhouder zijn makkelijker aan te sturen, te controleren en bij te sturen dan één agent die beide doet. Een Chief of Staff coördineert het team, zodat agents taken aan elkaar kunnen doorgeven en één resultaat aan jou kunnen voorleggen.