অপারেশনসের জন্য এআই এজেন্ট
অপারেশনসের এআই এজেন্ট হলো এমন সফটওয়্যার, যা অপারেশনস কোঅর্ডিনেটর বা অফিস ম্যানেজারের ডেস্কের কাজ করে। Monmo এজেন্ট প্রজেক্ট ট্র্যাকার আপডেট রাখে, মিটিং ঠিক করে, স্ট্যাটাস রিপোর্ট লেখে, অর্ডার প্রস্তুত করে, সরবরাহকারীর ইনভয়েস যাচাই করে এবং নতুন কর্মীর যোগদানের প্রস্তুতি নেয়। বুকিং, অর্ডার বা পেমেন্টের আগে আপনার অনুমতি চায়। মেরামত, ডেলিভারি, অতিথি এবং সশরীরে করতে হয় এমন কাজ আপনার হাতেই থাকে।
হালনাগাদ: 2026-11-13 · বিনামূল্যে শুরু করুন। পেইড প্ল্যান মাসে $15 থেকে।
চাকরির বিবরণ, প্রতিটি দায়িত্ব ধরে
প্রতিটি দায়িত্ব এই পদের প্রচলিত চাকরির বিবরণ থেকে নেওয়া। পাশে দেখানো আছে, এজেন্ট সেটি কীভাবে সামলায় এবং নিজে থেকে কতদূর এগোয়।
- নিজেই করেগবেষণা, পড়া, খসড়া লেখা ও তৈরি করার কাজ। কিছুই আপনার ব্যবসার বাইরে যায় না।
- করে, আগে অনুমতি নেয়শেষ ধাপে কিছু পাঠানো, পোস্ট করা, পেমেন্ট দেওয়া বা কোনো রেকর্ড বদলানো হয়, তাই আগে আপনাকে একটি কার্ড দেখায়।
- প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত আপনারএই দায়িত্বে আপনার বিচারবিবেচনা দরকার। এজেন্ট তথ্য ও পরামর্শ নিয়ে আসে।
- আপনার হাতেই থাকেফোনকল, সরাসরি মিটিং, স্বাক্ষর ও সম্পর্ক বজায় রাখা।
| # | চাকরির বিবরণে | এজেন্ট যেভাবে করে | নিজে থেকে কতদূর এগোয় |
|---|---|---|---|
| 01 | কর্মী ও ম্যানেজমেন্টের মিটিংয়ের সময় ঠিক করা, রুম বুক করা এবং এজেন্ডা তৈরি করা। | সবার Google Calendar দেখে, দুজনের সময়ে সংঘাত থাকলে Slack-এ জানতে চায় এবং একটি সময় ও রুমের প্রস্তাব দেয়। আপনি অনুমতি দিলে আগের মিটিংয়ের বাকি কাজগুলো থেকে তৈরি এজেন্ডাসহ আমন্ত্রণ পাঠায়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 02 | প্রজেক্ট পরিকল্পনা ও ট্র্যাকার আপডেট রাখা: কাজ, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, সময়সীমা ও অগ্রগতি। | দিনের Slack থ্রেড, ইমেইল ও মিটিং নোট পড়ে Asana বা Trello-র ট্র্যাকারের সঙ্গে মিলিয়ে পরিবর্তন প্রস্তুত করে: নতুন স্ট্যাটাস, বদলানো তারিখ ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি নেই এমন কাজ। ট্র্যাকার বদলানোর আগে প্রতি বিকেলে একটি কার্ডে পরিবর্তনগুলো দেখায়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 03 | ম্যানেজারদের জন্য নিয়মিত স্ট্যাটাস ও অপারেশনস রিপোর্ট তৈরি করা। | প্রতি শুক্রবার ট্র্যাকার থেকে Google Docs-এ এক পাতার রিপোর্ট তৈরি করে: কোন কাজ শেষ, দেরিতে আছে বা ঝুঁকিতে আছে, প্রতিটির দায়িত্বে কে এবং কারণ কী। পাশাপাশি আগামী সপ্তাহে ম্যানেজারদের নিতে হবে এমন তিনটি সিদ্ধান্তও তুলে ধরে। | নিজেই করে |
| 04 | অফিসের সরঞ্জাম ও উপকরণ অর্ডার করা এবং পর্যাপ্ত স্টক রাখা। | Google Sheets-এ স্টকের তালিকা রাখে, যেখানে প্রতিটি আইটেমের আবার অর্ডার করার সীমা নির্ধারিত থাকে। আপনার দেওয়া সংখ্যা সেই সীমার নিচে নামলে এজেন্ট নিজের ব্রাউজারে সরবরাহকারীর কার্টে পণ্য যোগ করে এবং কেনার আগে অর্ডার ও মোট খরচ দেখায়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 05 | সরবরাহকারীদের কাছ থেকে কোটেশন নেওয়া, অর্ডার দেওয়া, ইনভয়েস যাচাই এবং সময়মতো বিল পরিশোধ নিশ্চিত করা। | আপনি অনুরোধ অনুমোদন করলে Gmail থেকে তিনজন সরবরাহকারীকে কোটেশনের জন্য ইমেইল করে এবং তাদের জবাব একটি টেবিলে তুলনা করে। প্রতিটি ইনভয়েস অর্ডার ও ডেলিভারি নোটের সঙ্গে মিলিয়ে দেখে এবং এই সপ্তাহে পরিশোধযোগ্য বিলগুলো আপনার অনুমোদন ও পেমেন্টের জন্য তালিকাভুক্ত করে। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 06 | বাজেটের সঙ্গে খরচের তুলনা করা এবং মাসিক পরিচালন ব্যয়ের হিসাব মেলানো। | প্রতি মাসে QuickBooks থেকে পরিচালন ব্যয় একটি Google Sheet-এ এনে বাজেটের প্রতিটি খাতের সঙ্গে মেলায়। 10 শতাংশের বেশি পার্থক্য হলে তার ব্যাখ্যা দেয়: দাম বৃদ্ধি, এককালীন কেনাকাটা বা ভুল খাতে যোগ করা বিল। | নিজেই করে |
| 07 | বুকিং ও অন্যান্য ব্যবস্থা সহ ইভেন্ট, কনফারেন্স এবং কর্মীদের ভ্রমণের আয়োজন করা। | নিজের ব্রাউজারে আপনার ভ্রমণ নীতি অনুযায়ী ভেন্যু, ফ্লাইট ও হোটেল তুলনা করে এবং Google Docs-এ সময়, ঠিকানা ও খরচসহ পরিকল্পনা লেখে। আপনি বেছে না নেওয়া পর্যন্ত কিছুই সংরক্ষণ বা বুক করে না এবং প্রতিটি পেমেন্টের জন্য আলাদা অনুমোদন নেয়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 08 | রেকর্ড, কার্যপদ্ধতি, চেকলিস্ট ও অন্যান্য অপারেশনস ডকুমেন্ট হালনাগাদ রাখা। | কোনো প্রক্রিয়া বদলালে Google Docs-এ পরিবর্তন চিহ্নিত করে নতুন কার্যপদ্ধতি ও চেকলিস্টের খসড়া তৈরি করে। Notion-এ প্রতিটি ডকুমেন্ট, তার দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও পর্যালোচনার তারিখের সূচিও রাখে, যাতে একই ডকুমেন্টের দুটি সংস্করণ না থাকে। | নিজেই করে |
| 09 | নতুন কর্মীর জন্য সরঞ্জাম, অ্যাকাউন্ট, কাগজপত্র ও প্রথম সপ্তাহের সময়সূচি প্রস্তুত করা। | যোগদানের তারিখ ধরে পেছন থেকে পরিকল্পনা করে একটি চেকলিস্ট বানায়: ল্যাপটপ অর্ডার, যেসব অ্যাকাউন্টের অনুরোধ করতে হবে, DocuSign-এ সই করার ফর্ম এবং প্রথম সপ্তাহের ক্যালেন্ডার। আপনার অনুমোদনের পর অর্ডার, অনুরোধ ও আমন্ত্রণ পাঠায়। ল্যাপটপ হাতে তুলে দেওয়ার কাজ আপনার। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 10 | কাজের পদ্ধতি পর্যালোচনা করা, বাধা খুঁজে বের করা এবং প্রক্রিয়া উন্নতির পরামর্শ দেওয়া। | Asana-র তারিখ ব্যবহার করে কাজ কোথায় আটকে থাকে তা পরিমাপ করে: কোন ধাপে সবচেয়ে বেশি সময় লাগে, কোন কাজ বারবার এদিক-সেদিক যায় এবং প্রতি মাসে কী দেরি হয়। প্রমাণসহ তিনটি সম্ভাব্য পরিবর্তন লিখে দেয়। কোনটি করবেন, সিদ্ধান্ত আপনার। | প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত আপনার |
| 11 | সরবরাহকারীদের চুক্তি নিয়ে দরকষাকষি করা এবং অফিসের বাজেট কীভাবে খরচ হবে তা ঠিক করা। | চুক্তি নবায়নের আগে একটি Google Sheet-এ বর্তমান খরচ, আপনার ব্যবহার, তুলনার জন্য দুটি কোটেশন এবং চুক্তিতে নোটিশ দেওয়ার তারিখ সংগ্রহ করে। দরকষাকষি ও সিদ্ধান্ত আপনি নেন। এরপর যা ঠিক হয়েছে তা নিশ্চিত করার ইমেইল খসড়া করে। | প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত আপনার |
| 12 | কর্মস্থলের দেখভাল করা: মেরামত, ডেলিভারি, ডাক, অতিথি, পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা ও নিরাপত্তা। | সশরীরে করতে হয় এমন কাজ এজেন্টকে দেওয়া যায় না। তবে এ সংক্রান্ত নথিপত্র সে রাখে: Google Sheets-এ মেরামতের লগ, পরিষ্কার ও রক্ষণাবেক্ষণের ক্যালেন্ডার, দিনের প্রত্যাশিত ডেলিভারি ও অতিথির তালিকা এবং ঠিকাদার প্রয়োজন হলে অনুরোধের খসড়া। | আপনার হাতেই থাকে |
12টি দায়িত্বের মধ্যে 9টি এজেন্ট সামলায়, কিছু ক্ষেত্রে আপনার অনুমোদন নিয়ে
দায়িত্বগুলো কোথা থেকে নেওয়া. এই বারোটি কাজ অপারেশনস কোঅর্ডিনেটর, অফিস ম্যানেজার ও প্রজেক্ট কোঅর্ডিনেটরের প্রকাশ্য চাকরির বিবরণে সবচেয়ে বেশি দেখা যায়। এগুলো নতুন করে লেখা হয়েছে এবং অফিস ও প্রশাসনিক সহায়তাকর্মীদের সরাসরি তত্ত্বাবধায়কদের জন্য O*NET-এর কাজের তালিকার সঙ্গে যাচাই করা হয়েছে। O*NET OnLine-এর সঙ্গে মিলিয়ে যাচাই করা: 43-1011.00 অফিস ও প্রশাসনিক সহায়তাকর্মীদের সরাসরি তত্ত্বাবধায়ক
আপনার এআই অপারেশনস এজেন্ট-এর সঙ্গে এক সপ্তাহ
দিনের পরিকল্পনা জানায়: মিটিং, প্রত্যাশিত ডেলিভারি ও অতিথি, শেষ করার সময় হয়েছে এমন কাজ এবং আটকে থাকা কাজ।
Slack, ইমেইল ও মিটিং নোট থেকে পাওয়া ট্র্যাকার পরিবর্তনগুলো একটি কার্ডে দেখায়।
স্টকের তালিকা ও এই সপ্তাহে পরিশোধযোগ্য বিল দেখে এবং অনুমোদনের জন্য অর্ডার ও পেমেন্টের তালিকা প্রস্তুত করে।
তিন দিনের বেশি দেরি হওয়া প্রতিটি কাজের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে পাঠানোর জন্য মনে করিয়ে দেওয়ার বার্তা তৈরি করে।
স্ট্যাটাস রিপোর্ট লেখে: শেষ হওয়া, দেরিতে থাকা ও ঝুঁকিতে থাকা কাজ এবং আগামী সপ্তাহে প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত।
গত মাসের খরচ বাজেটের সঙ্গে মেলায় এবং আগামী 60 দিনের মধ্যে নবায়ন হবে এমন চুক্তির তালিকা করে।
প্রথম দিন যা দেবেন
- আপনার ট্র্যাকার (Asana, Trello বা একটি স্প্রেডশিট), টিমের ক্যালেন্ডার এবং Slack বা Microsoft Teams
- প্রজেক্টগুলোর বর্তমান অবস্থা: কাজ, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও সময়সীমা
- আপনার সরবরাহকারীরা: কার কাছ থেকে কেনেন, কী শর্তে এবং সাধারণত কী অর্ডার করেন
- খাত অনুযায়ী পরিচালন বাজেট এবং যে অঙ্কের বেশি খরচে আপনার অনুমোদন লাগে
- আপনার কার্যপদ্ধতি ও চেকলিস্ট, এমনকি যেগুলো পুরোনো হয়ে গেছে সেগুলোও
- নতুন কর্মীর প্রথম সপ্তাহের চেকলিস্ট
যা আপনার হাতেই থাকবে
- অফিসের সরাসরি কাজ: মেরামত, ডেলিভারি, ডাক, অতিথি, পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা ও নিরাপত্তা।
- সরবরাহকারীদের সঙ্গে দরকষাকষি ও তাদের চুক্তিতে সই করা।
- বাজেট কীভাবে খরচ হবে।
- প্রক্রিয়ায় কোন পরিবর্তন আনা হবে এবং টিমকে তা জানানো।
- তাকের স্টক গোনা এবং সরঞ্জাম হাতে তুলে দেওয়া।
তিন ধাপে নিয়োগ দিন
- 01
ভূমিকা লিখুন
একটি এজেন্ট তৈরি করে নাম দিন। নতুন অপারেশনস কোঅর্ডিনেটরকে যেভাবে জানাতেন সেভাবে বলুন: চলমান প্রজেক্ট, কে কোন কাজের দায়িত্বে, কেনাকাটা কীভাবে অনুমোদিত হয় এবং কোন কাজ অনুমতি ছাড়া কখনো করা যাবে না। টিমের হ্যান্ডবুক থাকলে তার প্রাসঙ্গিক পৃষ্ঠা পেস্ট করুন।
- 02
অ্যাক্সেস দিন
নিজের অ্যাকাউন্ট দিয়ে ট্র্যাকার, Google Calendar, Slack এবং যেখানে ইনভয়েস আসে সেই মেইলবক্স সংযুক্ত করুন। এই এজেন্টকে সেগুলো ব্যবহারের অনুমতি দিন। নাম, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও তারিখ জানতে এজেন্ট প্রথমে বর্তমান প্রজেক্টগুলো পড়বে।
- 03
প্রথম রুটিন ঠিক করুন
শুক্রবার 15:00-এর মধ্যে চলমান প্রতিটি প্রজেক্টের স্ট্যাটাস রিপোর্ট চাইতে বলুন। যা ভুল বুঝেছে তা সংশোধন করুন, তারপর রুটিন ঠিক করুন: প্রতি বিকেলে ট্র্যাকার পরিবর্তন, সোমবার অর্ডার ও বিল, প্রতি শুক্রবার রিপোর্ট।
শুরুতে যেসব কাজ দিতে পারেন
- এই সপ্তাহের Slack থ্রেড ও মিটিং নোট পড়ে Asana ট্র্যাকারে কী পরিবর্তন করা উচিত আমাকে দেখাও। আমি অনুমোদন না দেওয়া পর্যন্ত ট্র্যাকার আপডেট করবে না।
- আগামী সপ্তাহে ছয়জন বিভাগীয় প্রধানের জন্য এক ঘণ্টা সময় খুঁজে বের করো, একটি রুম বুক করো এবং গত মাসের বাকি কাজগুলো থেকে একটি এজেন্ডার খসড়া তৈরি করো।
- প্রতিটি $300-এর নিচে 12টি অফিস চেয়ারের জন্য তিনটি কোটেশন আনো। একটি টেবিলে তুলনা করো এবং অর্ডার দেওয়ার আগে অনুমতি চাও।
- Mei 2 তারিখে যোগ দেবে। অনবোর্ডিং চেকলিস্ট ও প্রথম সপ্তাহের সময়সূচি তৈরি করো এবং কী অর্ডার করতে চাও আমাকে দেখাও।
কাজ করে দেখুন
উদাহরণ ডেটা দিয়ে কাজের একটি রেকর্ডিং, দ্রুতগতিতে দেখানো হয়েছে। থামিয়ে দেখুন, যেকোনো অংশে যান, বা নিজেই মাউসের নিয়ন্ত্রণ নিন।
স্ক্রিনে যা আছে
Google Calendar
Slack
Google Docs
Google
Google Sheets
Google Slides
একটি কাজ বেছে নিন। দেখুন কীভাবে শেষ হয়।
- কেন
- আপনি এই সপ্তাহে Kenji, Aiko ও Jamie-র সঙ্গে এক ঘণ্টা সময় চেয়েছেন।
- কোথায়
- Fieldwork-এর Slack-এ #launch
- কী আশা করতে পারেন
- দুটি সময় জানিয়ে একটি মেসেজ পোস্ট করবে। ক্যালেন্ডারে আমন্ত্রণ পাঠাতে আলাদা করে বলতে হবে।
আপনার টিম। সবকিছুর সঙ্গে যুক্ত।
Google Calendar - 15 ফেব্রুয়ারির সপ্তাহ+কাল্পনিক তথ্য দিয়ে তৈরি নমুনা রিপ্লে, দ্রুতগতিতে দেখানো হচ্ছে। থামিয়ে দেখুন, ইচ্ছেমতো এগিয়ে-পিছিয়ে দেখুন, বা নিজেই মাউসের নিয়ন্ত্রণ নিন।
সাধারণ কিছু প্রশ্ন
অপারেশনসের জন্য এআই এজেন্ট কী?
অপারেশনসের এআই এজেন্ট হলো এমন সফটওয়্যার, যা অপারেশনস কোঅর্ডিনেটর, অফিস ম্যানেজার বা প্রজেক্ট কোঅর্ডিনেটরের ডেস্কের কাজ করে: সময়সূচি তৈরি, ট্র্যাকার আপডেট রাখা, স্ট্যাটাস রিপোর্ট, কেনাকাটার কাগজপত্র, ইনভয়েস যাচাই ও অনবোর্ডিং। Monmo এজেন্ট আপনার ট্র্যাকার, ক্যালেন্ডার ও মেইলবক্সে কাজ করে এবং বুকিং, অর্ডার, পেমেন্ট বা কোনো রেকর্ড বদলানোর আগে অনুমতি চায়।
এআই এজেন্ট কি অপারেশনস কোঅর্ডিনেটর বা অফিস ম্যানেজারের বদলে কাজ করতে পারে?
এআই এজেন্ট সময়সূচি, ট্র্যাকার রক্ষণাবেক্ষণ, রিপোর্ট, কোটেশন, ইনভয়েস যাচাই ও অনবোর্ডিংয়ের কাগজপত্র সামলায়। কিন্তু মেরামত, ডেলিভারি গ্রহণ, অতিথিকে অভ্যর্থনা, সরবরাহকারীর সঙ্গে দরকষাকষি বা বাজেটের সিদ্ধান্ত নেয় না। সশরীরে করতে হয় এমন কাজের জন্য কর্মস্থলে একজন মানুষ প্রয়োজন। এজেন্ট সেই ব্যক্তির কাজের জন্য তালিকা ও লগ রাখে।
এআই এজেন্ট কি অফিসের সরঞ্জাম অর্ডার ও বিল পরিশোধ করতে পারে?
এআই এজেন্ট দুটিই প্রস্তুত করে। অর্ডারের জন্য সরবরাহকারীর কার্টে পণ্য যোগ করে আপনাকে আইটেম ও মোট খরচ দেখায়; আপনি অনুমতি দিলেই শুধু কেনে। বিলের ক্ষেত্রে প্রতিটি ইনভয়েস অর্ডারের সঙ্গে মিলিয়ে পরিশোধযোগ্য বিলের তালিকা করে। পেমেন্টের জন্য আপনার অনুমোদন লাগে, আর চাইলে এই ধাপটি সম্পূর্ণ নিজের হাতে রাখতে পারেন।
এআই এজেন্ট কীভাবে প্রজেক্ট ট্র্যাকার আপডেট রাখে?
এআই এজেন্ট আপনার টিমের লেখা Slack থ্রেড, ইমেইল ও মিটিং নোট পড়ে। সেগুলো ট্র্যাকারের সঙ্গে মিলিয়ে নতুন স্ট্যাটাস বা বদলানো তারিখের মতো পরিবর্তন প্রস্তুত করে এবং প্রতি বিকেলে একটি কার্ডে দেখায়। কিছু অস্পষ্ট হলে আন্দাজ না করে কাজের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির জন্য প্রশ্নের খসড়া তৈরি করে।
এআই এজেন্ট কোন প্রজেক্ট ও অফিস টুলে কাজ করে?
ট্র্যাকারের জন্য Asana, Trello, Notion, Jira ও Google Sheets, সময়সূচির জন্য Google Calendar বা Outlook এবং বার্তার জন্য Slack বা Microsoft Teams সাধারণত ব্যবহৃত হয়। অ্যাপ ডিরেক্টরিতে আরও অ্যাপ আছে। আপনি নিজের অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত করে এই এজেন্ট কোনগুলো ব্যবহার করতে পারবে তা বেছে নেন। কোনো সংযোগে কোনো ধাপ করা না গেলে এজেন্ট নিজের ব্রাউজার ব্যবহার করে।
এই এআই এজেন্ট কি আমাদের অন্য এজেন্টদের কাজ দিতে পারে?
হ্যাঁ। Monmo টিমের এজেন্টরা একে অন্যকে কাজ দেয় এবং একটি চিফ অব স্টাফ এজেন্ট কে কী করছে তার খোঁজ রাখে। একটি অপারেশনস এজেন্ট সরবরাহকারীর ইনভয়েস ফাইন্যান্স এজেন্টকে এবং সরবরাহকারীদের তুলনা রিসার্চ এজেন্টকে পাঠাতে পারে। দুটির জন্য অপেক্ষা করে অনুমোদনের জন্য একসঙ্গে ফলাফল আপনাকে দেখায়।
আপনার পরের সহকর্মীআজই শুরু করতে পারে।
এক মিনিটে আপনার প্রথম এআই এজেন্ট তৈরি করুন। শুরু করতে কোনো খরচ নেই।