職務内容を、1行ずつ。
この職種の求人票によくある業務を1行ずつ取り上げ、エージェントがどう進めるか、どこまで自分で進めるかを示します。
- 任せられる調査、読み込み、下書き、資料づくり。社外には何も出ません。
- 実行前に確認最後に送信・投稿・支払い・レコードの変更があるため、先にカードで確認します。
- 準備まで。判断はあなたあなたの判断が必要な業務です。エージェントは事実と提案を用意します。
- あなたの仕事電話、対面の打ち合わせ、署名、人間関係。
| # | 求人票の業務 | エージェントの進め方 | どこまで任せられるか |
|---|---|---|---|
| 01 | 会議の日程を調整し、会議室を予約し、社内会議や経営会議の議題を用意する。 | 全員のGoogle カレンダーを確認し、予定が重なる人にはSlackで尋ねて、日時と会議室を提案します。許可を得てから、前回の未完了事項をもとにした議題を付けて招待を送ります。 | 実行前に確認 |
| 02 | プロジェクトの計画と進行表を最新に保つ。タスク、担当者、期限、状況を管理する。 | その日のSlackのスレッド、メール、議事メモを読み、AsanaやTrelloの進行表と見比べて、状況の更新、期限の変更、担当者のいないタスクを変更案にまとめます。毎日午後に1枚のカードで示し、承認後に反映します。 | 実行前に確認 |
| 03 | 管理職に向けて、定期的な状況報告と業務報告を作成する。 | 毎週金曜に、進行表をGoogle ドキュメントの1ページの報告にまとめます。完了、遅延、懸念のあるものを担当者と理由付きで示し、来週、管理職に決めてほしいことを3つ挙げます。 | 任せられる |
| 04 | 備品や機器を発注し、在庫を適切な量に保つ。 | 品目ごとに発注の目安を決めた在庫表を、Google スプレッドシートで管理します。あなたが入力した数が目安を下回ると、自分のブラウザーで仕入先のカートに商品を入れ、購入の前に注文内容と合計額を示します。 | 実行前に確認 |
| 05 | 仕入先から見積もりを取り、発注し、請求書を確認して、期限どおりに支払われるようにする。 | 依頼内容を承認すると、Gmailで3社に見積もりを依頼し、回答を1つの表で比べます。請求書は発注内容と納品書に照らして確認し、今週が期限の支払いを一覧にして、あなたの承認と支払いに回します。 | 実行前に確認 |
| 06 | 予算に対する支出を管理し、毎月の運営費を照合する。 | 毎月、QuickBooksから運営費をGoogle スプレッドシートに取り込み、予算と1行ずつ比べます。差が10パーセントを超えるものには、値上げ、一度きりの購入、科目の誤りなどの理由を書き添えます。 | 任せられる |
| 07 | イベント、会議、出張を手配する。予約と段取りも含む。 | 出張規程に沿って会場、航空券、ホテルを自分のブラウザーで比べ、時刻、住所、費用を入れた手配計画をGoogle ドキュメントにまとめます。あなたが選ぶまで仮押さえも予約もせず、支払いは1件ずつ承認を求めます。 | 実行前に確認 |
| 08 | 記録、手順書、チェックリストなど、業務に関する文書を管理する。 | 手順が変わると、新しい手順書とチェックリストを、変更箇所が分かる形でGoogle ドキュメントに下書きします。文書ごとの担当者と見直し日をNotionの一覧で管理し、同じ文書が2つの版で残らないようにします。 | 任せられる |
| 09 | 新入社員のために、機器、アカウント、書類、最初の1週間の予定を用意する。 | 入社日から逆算して、パソコンの発注、申請するアカウント、DocuSignで署名する書類、最初の1週間の予定をチェックリストにします。発注、申請、招待は承認後に送ります。パソコンを手渡すのはあなたです。 | 実行前に確認 |
| 10 | 仕事の進め方を見直し、滞っている工程を見つけて、業務の改善を提案する。 | Asanaの日付をもとに、仕事がどこで止まるかを測ります。最も時間がかかる工程、担当者の間を行き来するタスク、毎月遅れるものを調べ、根拠を添えて改善案を3つまとめます。どれを実行するかはあなたが決めます。 | 準備まで。判断はあなた |
| 11 | 仕入先との契約を交渉し、オフィスの予算の使い道を決める。 | 契約更新の前に、現在の支払額、利用実績、比較できる見積もり2件、解約通知の期限をGoogle スプレッドシートにまとめます。交渉し、決めるのはあなたです。その後、合意内容を確認するメールを下書きします。 | 準備まで。判断はあなた |
| 12 | 職場を管理する。修理、荷物の受け取り、郵便、来客、清掃、警備など。 | 現場での作業は、エージェントには任せられません。その周りの記録を管理します。Google スプレッドシートの修理記録、清掃と点検の予定、その日の荷物と来客の予定、業者が必要なときの依頼文の下書きです。 | あなたの仕事 |
12項目のうち9項目をエージェントが担当（一部は承認後に実行）
業務内容の出典. この12項目は、総務・オペレーション担当、オフィスマネージャー、プロジェクトコーディネーターの公開求人票に最もよく見られる業務を言い換えたもので、米国の職業情報データベースO*NETの事務・管理部門の監督者の業務一覧と照らして確認しています。 O*NET OnLineで確認: 43-1011.00 First-Line Supervisors of Office and Administrative Support Workers
総務AIエージェントの1週間
その日の会議、届く荷物、来客、期限のタスク、止まっている仕事をまとめて伝えます。
Slack、メール、議事メモから拾った進行表の変更案を、1枚のカードで届けます。
在庫表と今週が期限の請求書を確認し、発注と支払一覧を承認できる状態にします。
期限を3日以上過ぎたタスクの担当者に向けて、確認のメッセージを下書きします。
状況報告を書きます。完了、遅延、懸念、そして来週決めてほしいことです。
前月の費用を予算と比べ、今後60日以内に更新を迎える契約を一覧にします。
初日に渡すもの
- 進行表（Asana、Trello、またはスプレッドシート）、チームのカレンダー、SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどの連絡ツール
- 進行中のプロジェクトの現状：タスク、担当者、期限
- 仕入先の情報：どこから、どんな条件で、ふだん何を買っているか
- 科目別の運営予算と、あなたの決裁が必要になる金額
- 手順書とチェックリスト。古いままのものでもかまいません
- 新入社員の最初の1週間のチェックリスト
あなたに残る仕事
- オフィスの現場対応：修理、荷物の受け取り、郵便、来客、清掃、警備。
- 仕入先との交渉と、契約への署名。
- 予算の使い道。
- どの業務改善を実行するかの判断と、チームへの説明。
- 棚の在庫を数えることと、機器を手渡すこと。
3ステップで迎え入れる
- 01
役割を書く
エージェントを作成して名前を付け、新しく入った総務担当に説明するように仕事を伝えます。進行中のプロジェクト、誰が何を担当しているか、購入の承認の流れ、確認なしでしてはいけないことは何か。社内の業務マニュアルがあれば、該当するページを貼り付けてください。
- 02
アクセスを渡す
あなた自身のアカウントで、進行表、Google カレンダー、Slack、請求書が届くメールボックスを接続し、このエージェントが使えるように設定します。最初は進行中のプロジェクトを読み、名前、担当者、期限を覚えます。
- 03
最初の定期タスクを決める
金曜日の15時までに、進行中のすべてのプロジェクトの状況報告を頼みます。読み違いを直してから、定期タスクを決めます。毎日午後に進行表の変更案、月曜に発注と請求書、毎週金曜に報告です。
最初に頼むこと
- 今週のSlackのスレッドと議事メモを読んで、Asanaの進行表で変えるべき点を見せて。私が承認するまで更新しないで。
- 来週、部門長6人が集まれる1時間を探して、会議室を押さえて。先月の未完了事項から議題を下書きして。
- オフィスチェア12脚の見積もりを3社から取って。1脚3万円以内で。表で比べて、発注する前に確認して。
- 2日に中村さんが入社します。入社準備のチェックリストと最初の1週間の予定を作って、発注するものを見せて。
仕事の様子を見る
サンプルの再生です。データは例で、早送りしています。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。
画面に登場するツール
Google Calendar
Slack
Google Docs
Google
Google Sheets
Google Slides
仕事を選ぶ。完成まで見届ける。
- 目的
- 今週、Kenjiさん、Aikoさん、Jamieさんと1時間の予定を取るようご依頼がありました。
- 操作先
- FieldworkのSlack「#launch」
- 実行されること
- 2つの候補を書いたメッセージを1件投稿します。カレンダーの招待は、あらためて確認します。
あなたのチーム。すべてにつながる。
Google カレンダー - 2月15日の週+架空のデータを使ったサンプルの再生です（早送り）。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。
よくある質問
総務のAIエージェントとは何ですか？
総務のAIエージェントとは、総務、オフィスマネージャー、プロジェクトコーディネーターのデスクワークを担うソフトウェアです。日程調整、進行表の更新、状況報告、発注の準備、請求書の確認、入社準備を行います。Monmoのエージェントは、あなたの進行表、カレンダー、メールボックスで働き、予約、発注、支払い、記録の変更の前に必ず確認を求めます。
AIエージェントは総務担当やオフィスマネージャーの代わりになりますか？
日程調整、進行表の更新、報告、見積もり、請求書の確認、入社手続きの書類を引き受けます。修理すること、荷物を受け取ること、来客を迎えること、仕入先と交渉すること、予算を決めることは行いません。現場の仕事にはその場にいる人が必要です。エージェントは、その人が使う一覧と記録を整えます。
備品の発注や請求書の支払いもできますか？
どちらも準備まで行います。発注では、仕入先のカートに商品を入れ、品目と合計額を示し、あなたが許可したときだけ購入します。請求書は、発注内容と照らして確認し、支払期限の近いものを一覧にします。支払いにはあなたの承認が必要で、支払いそのものをあなたが行うこともできます。
進行表はどのように更新しますか？
チームがふだん書いているもの、つまりSlackのスレッド、メール、議事メモを読みます。それを進行表と見比べ、状況の更新や期限の変更などを変更案にまとめて、毎日午後に1枚のカードで示します。はっきりしない点は推測せず、タスクの担当者への質問を下書きします。
どのプロジェクト管理ツールやオフィスツールに対応していますか？
進行表にはAsana、Trello、Notion、Jira、Google スプレッドシート、日程調整にはGoogle カレンダーやOutlook、連絡にはSlackやMicrosoft Teamsがよく使われます。ほかのアプリもアプリ一覧から接続できます。使わせるアプリはあなたが選びます。連携でできない操作は、エージェントが自分のブラウザーで進めます。
ほかのエージェントに仕事を引き継げますか？
引き継げます。Monmoのチームでは、エージェント同士が仕事を渡し合い、チーフ・オブ・スタッフのエージェントが、誰が何を進めているかを把握します。総務のエージェントは、仕入先の請求書を財務担当に、仕入先の比較をリサーチ担当に頼み、両方の結果を待って、1つにまとめてあなたの承認に回せます。