逐项解读岗位职责
每一项都来自该岗位常见的职位描述。旁边会说明 AI智能体如何处理，以及可以自主完成到哪一步。
- 自主完成调研、阅读、起草和搭建。不会向企业外部发送任何内容。
- 先请示，再完成最后一步涉及发送、发布、付款或修改记录，因此会先向您展示一张确认卡片。
- 做好准备，由您决定这项职责需要您来判断。AI智能体会提供事实依据和建议。
- 由您负责通话、线下会议、签字和关系维护。
| # | 岗位职责 | AI智能体如何完成 | 可自主完成到哪一步 |
|---|---|---|---|
| 01 | 安排员工和管理层会议，预订会议室并准备议程。 | 查看每个人的 Google Calendar，发现两人时间冲突时在 Slack 中询问，并提议会议时间和会议室。经您同意后，发出邀请，附上根据上次会议未完成事项整理的议程。 | 先请示，再完成 |
| 02 | 及时更新项目计划和跟踪表，包括任务、负责人、截止日期和状态。 | 阅读当天的 Slack 讨论串、邮件和会议记录，与 Asana 或 Trello 中的跟踪表比对，准备好状态更新、日期调整和待分配任务等变更。每天下午用一张卡片展示，确认前不会改动跟踪表。 | 先请示，再完成 |
| 03 | 定期为管理人员准备项目状态和运营报告。 | 每周五，根据跟踪表在 Google Docs 中生成一页报告，列出已完成、逾期和有风险的事项，以及各自的负责人和原因，还会列出管理人员下周需要做出的三项决定。 | 自主完成 |
| 04 | 订购办公用品和设备，保持适当库存。 | 在 Google Sheets 中维护库存清单，为每件物品设定补货线。当您输入的库存数量低于补货线时，智能体会在自己的浏览器中将商品加入供应商购物车，并在购买前向您展示订单和总价。 | 先请示，再完成 |
| 05 | 向供应商询价、下单、核对发票，并确保账单按时支付。 | 经您批准询价请求后，通过 Gmail 向三家供应商发送询价邮件，并在一张表中比较回复。逐一核对发票、订单和送货单，列出本周到期账单，供您审批和支付。 | 先请示，再完成 |
| 06 | 跟踪预算执行情况，核对每月运营成本。 | 每月从 QuickBooks 提取运营成本到 Google Sheets，逐项与预算比较。对超过 10% 的差异给出说明，例如价格上涨、一次性采购或账单归错了预算项目。 | 自主完成 |
| 07 | 安排活动、会议和员工差旅，包括预订和后勤事宜。 | 在自己的浏览器中按照您的差旅政策比较场地、航班和酒店，并在 Google Docs 中编写后勤计划，列明时间、地址和费用。您选定前不会保留或预订，每笔付款都需要单独批准。 | 先请示，再完成 |
| 08 | 维护记录、流程、检查清单和其他运营文档。 | 流程发生变化时，在 Google Docs 中起草新版流程和检查清单，并标出改动。同时在 Notion 中维护文档索引，记录每份文档的负责人和审查日期，避免出现两个版本。 | 自主完成 |
| 09 | 为新员工安排设备、账号、文件和入职首周日程。 | 根据入职日期倒排计划，列出笔记本电脑订单、需要申请的账号、在 DocuSign 中签署的表格和首周日程。经您批准后发出订单、申请和邀请。笔记本电脑由您交付。 | 先请示，再完成 |
| 10 | 审查工作流程，找出瓶颈并提出改进建议。 | 利用 Asana 中的日期，分析工作在哪些环节等待：哪一步耗时最长、哪些任务反复流转、哪些事项每月都逾期。整理出三项可能的改进措施及其依据，由您决定是否实施。 | 做好准备，由您决定 |
| 11 | 与供应商谈判合同，决定办公室预算如何使用。 | 续约前，在 Google Sheets 中汇总当前费用、使用情况、两份可比较的报价和合同通知期限。由您谈判并做决定，之后智能体会起草邮件，确认达成的协议。 | 做好准备，由您决定 |
| 12 | 管理办公场所事务，包括维修、收货、邮件、访客、清洁和安保。 | 现场事务不能交给智能体处理。它负责相关文书工作：在 Google Sheets 中维护维修日志，管理清洁和维护日程，列出当天预计的货物和访客，并在需要承包商时起草请求。 | 由您负责 |
12 项职责中，9 项可由 AI智能体处理，部分需经您批准
职责来源. 这十二项职责改写自运营协调员、办公室经理和项目协调员公开招聘信息中最常出现的职责，并参考 O*NET 的办公室及行政支持人员一线主管任务清单进行了核对。 已参照 O*NET OnLine 核对: 43-1011.00 办公室及行政支持人员的一线主管
与您的 运营AI智能体 共事的一周
为您汇总当天情况：会议、预计到达的货物和访客、到期任务及受阻事项。
在一张卡片上展示从 Slack、邮件和会议记录中整理出的跟踪表变更。
检查库存清单和本周到期账单，准备订单和付款清单供审批。
为每项逾期超过三天的任务起草提醒，发给任务负责人。
撰写状态报告：已完成、逾期、有风险的事项，以及下周需要做出的决定。
将上月成本与预算比较，并列出未来 60 天内续约的合同。
第一天需要提供什么
- 您的跟踪表（Asana、Trello 或电子表格）、团队日历，以及 Slack 或 Microsoft Teams
- 当前项目情况：任务、负责人和截止日期
- 您的供应商信息：采购对象、交易条款和常规订单
- 按项目划分的运营预算，以及需要您审批的金额门槛
- 您的流程和检查清单，包括已经过时的版本
- 新员工入职首周的检查清单
哪些仍由您负责
- 办公室现场事务：维修、收货、邮件、访客、清洁和安保。
- 与供应商谈判并签署合同。
- 决定预算如何使用。
- 决定实施哪些流程变更并通知团队。
- 清点货架上的库存并交付设备。
三步聘用 AI智能体
- 01
定义角色
创建一个智能体并为它命名，像向新入职的运营协调员交接一样说明情况：正在进行的项目、各项工作的负责人、采购审批方式，以及哪些事必须先询问才能做。如果有团队手册，可以粘贴相关页面。
- 02
授予访问权限
使用您自己的账号连接跟踪工具、Google Calendar、Slack 和接收发票的邮箱，并选择允许该智能体使用。它会先阅读当前项目，了解名称、负责人和日期。
- 03
设定第一项例行工作
要求它在周五 15:00 前提供所有进行中项目的状态报告。纠正它理解有误的地方，然后确定例行安排：每天下午整理跟踪表变更，周一处理订单和账单，每周五提供报告。
可以先交给它的任务
- 阅读本周的 Slack 讨论串和会议记录，告诉我 Asana 跟踪表需要做哪些更改。未经我批准，不要更新。
- 在下周找一个小时，让六位部门负责人开会，预订会议室，并根据上月未完成事项起草议程。
- 为 12 把办公椅获取三份报价，每把不超过 $300。用表格比较，下单前先询问我。
- Mei 将于 2 号入职。制定入职检查清单和首周日程，并告诉我你准备订购什么。
看看它如何工作
这是一段使用示例数据的加速回放。您可以暂停、拖动进度条，也可以亲自接管鼠标。
画面中的应用
Google Calendar
Slack
Google Docs
Google
Google Sheets
Google Slides
选一项任务，看看它如何完成。
- 原因
- 您希望这周找 1 小时，和 Kenji、Aiko、Jamie 开会。
- 位置
- Fieldwork Slack 中的 #launch
- 预期结果
- 发送一条消息，列出这两个时段。发送日历邀请需要另行授权。
你的团队，连接一切。
Google Calendar - 2月15日当周+使用虚构数据的示例回放，已加速播放。您可以暂停、拖动进度条，也可以亲自接管鼠标。
常见问题
什么是运营AI智能体？
运营AI智能体是一种软件智能体，可以处理运营协调员、办公室经理或项目协调员的文书工作，包括安排日程、更新跟踪表、撰写状态报告、准备采购文件、核对发票和安排新人入职。Monmo AI智能体可以使用您的跟踪工具、日历和邮箱，并在预订、下单、付款或更改记录前征求您的同意。
AI智能体能取代运营协调员或办公室经理吗？
AI智能体可以接手日程安排、跟踪表维护、报告、询价、发票核对和入职文书工作，但不能维修物品、接收货物、接待访客、与供应商谈判或决定预算。现场事务仍需要人员处理，智能体则负责维护相关清单和日志。
AI智能体能订购用品和支付账单吗？
AI智能体可以准备订单和账单。订购时，它会将商品加入供应商购物车，向您展示商品和总价，只在您同意后购买。处理账单时，它会逐一核对发票和订单，列出到期款项。付款需要您的批准，您也可以完全自己负责这一步。
AI智能体如何更新项目跟踪表？
AI智能体会阅读团队已有的 Slack 讨论串、邮件和会议记录，与跟踪表进行比较，每天下午在一张卡片上列出拟议变更，例如状态更新或日期调整。遇到不清楚的地方，它会起草问题询问任务负责人，而不是自行猜测。
AI智能体支持哪些项目管理和办公工具？
常用工具包括用于项目跟踪的 Asana、Trello、Notion、Jira 和 Google Sheets，用于安排日程的 Google Calendar 或 Outlook，以及用于消息沟通的 Slack 或 Microsoft Teams。应用目录中还有更多工具。您可以连接自己的账号，选择允许该智能体使用哪些工具。如果连接无法完成某个步骤，它会使用自己的浏览器。
它能把工作交给我们团队里的其他智能体吗？
可以。Monmo 团队中的 AI 智能体可以互相交接任务，幕僚长AI智能体会跟踪各自的工作。例如，运营AI智能体可以把供应商发票交给财务AI智能体，把供应商比较交给研究AI智能体，等两者完成后汇总结果，供您审批。