এআই এজেন্ট কীভাবে নিয়োগ করবেন?
নতুন কর্মীর মতো এআই এজেন্টকেও ছয়টি জিনিস দিতে হয়: একটি ভূমিকা, অ্যাক্সেস, প্রাসঙ্গিক তথ্য, প্রথম কাজ, একটি রুটিন এবং কাজের ওপর মতামত। এর কোনোটির জন্যই প্রযুক্তিগত দক্ষতা লাগে না। Monmo-তে ইংরেজি বা জাপানি ভাষায় টাইপ করে বা ভয়েস নোটে সহজ ভাষায় নির্দেশ দিন। এজেন্ট নিজের কম্পিউটারে কাজ শুরু করবে।
- ধাপ 1: ভূমিকা লিখুন। কাজটি কী, ভালো কাজ বলতে কী বোঝায় এবং কী আপনার কাছে জমা দিতে হবে, তা জানান।
- ধাপ 2: অ্যাক্সেস দিন। নিজের অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে প্রয়োজনীয় অ্যাপগুলো সংযুক্ত করুন এবং এই এজেন্ট কোনগুলো ব্যবহার করতে পারবে তা বেছে নিন।
- ধাপ 3: প্রাসঙ্গিক তথ্য দিন। আপনার নীতি, টেমপ্লেট, আগের কাজের উদাহরণ এবং কাজে প্রয়োজন হবে এমন নামগুলো দিন।
- ধাপ 4: প্রথম কাজ ঠিক করুন। ছোট ও বাস্তব এমন একটি কাজ বেছে নিন, যার ফল আপনি যাচাই করতে পারবেন।
- ধাপ 5: রুটিন ঠিক করুন। কখন এজেন্ট আলাদা নির্দেশ ছাড়াই কাজ করবে তা ঠিক করুন, যেমন প্রতি কর্মদিবসে 7:30-এ।
- ধাপ 6: পর্যালোচনা ও সংশোধন করুন। ফল দেখুন, কী বদলাতে হবে জানান এবং তার প্রস্তাবিত কাজ অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করুন।
ধাপ 1: ভূমিকা লিখুন
নতুন কর্মীকে প্রথম দিন যেভাবে কাজ বুঝিয়ে দিতেন, সেভাবে ভূমিকা লিখুন: এক বাক্যে কাজটি কী, কোন কাজের পর কোনটি করতে হবে, কীভাবে করতে চান এবং কী আপনার কাছে আনতে হবে। দীর্ঘ ও অস্পষ্ট বিবরণের চেয়ে ছোট ও নির্দিষ্ট বিবরণ ভালো। শুরু করার জন্য সাধারণত আধা পৃষ্ঠার বিবরণই যথেষ্ট।
যেমন: আপনি Fieldwork নামের একটি অনলাইন স্টোরের সাপোর্ট ইনবক্স সামলাচ্ছেন। প্রতিটি ইমেইল পড়ুন, অর্ডার যাচাই করুন এবং সংক্ষিপ্ত, বন্ধুত্বপূর্ণ উত্তরের খসড়া লিখুন। $100-এর বেশি রিফান্ড, অভিযোগ এবং নিরাপত্তা সংক্রান্ত সব বিষয় আমার কাছে আনুন। এটিই একটি সম্পূর্ণ ভূমিকা। এতে কাজ, ধাপ, ভাষার ধরন ও সীমা বলা আছে, আর এজেন্ট এর ভিত্তিতে কাজ শুরু করতে পারে।
ধাপ 2 ও 3: অ্যাক্সেস ও প্রাসঙ্গিক তথ্য দিন
কাজের জন্য যতটুকু প্রয়োজন, এজেন্টকে শুধু ততটুকু অ্যাক্সেস দিন। নিজের অ্যাকাউন্ট দিয়ে অ্যাপ সংযুক্ত করুন এবং প্রতিটি এজেন্ট কোন অ্যাপ ব্যবহার করতে পারবে তা বেছে নিন। যেমন, সাপোর্ট এজেন্টের ইনবক্স ও স্টোরের অ্যাক্সেস দরকার, ব্যাংকের নয়। তথ্য পড়তে অনুমোদন লাগে না। কিছু পাঠানো, পেমেন্ট করা, পোস্ট করা বা কোনো রেকর্ড বদলানোর আগে আপনাকে একটি কার্ড দেখানো হয়। পরে চাইলে অ্যাপের অ্যাক্সেস সরিয়েও নিতে পারেন।
এরপর প্রথম সপ্তাহে একজন সহকর্মী নতুন কাউকে যা জানাতেন, সেসব দিন। আপনার নীতি, টেমপ্লেট, ভালো লেগেছে এমন কয়েকটি কাজের উদাহরণ এবং গ্রাহক, সরবরাহকারী ও পণ্যের নাম শেয়ার করুন। এজেন্ট এসব প্রাসঙ্গিক তথ্য হিসেবে রাখে এবং আপনার পছন্দ মনে রাখে, তাই প্রতিটি কাজে সেগুলো আবার বলতে হয় না।
ধাপ 4 ও 5: প্রথম কাজ ও রুটিন ঠিক করুন
প্রথম কাজটি বাস্তব, ছোট ও যাচাই করা সহজ হোক: গতকালের বিশটি সাপোর্ট ইমেইল, গত মাসের ব্যাংক লেনদেন বা দশজন সম্ভাব্য গ্রাহকের তালিকা। একটি বাস্তব কাজ থেকে পরীক্ষার চেয়ে বেশি জানা যায়, আর ছোট কাজে ভুলের প্রভাবও ছোট থাকে। এজেন্টকে কাজের ভিত্তি দেখাতে বলুন, যেমন কোন উৎস বা অর্ডার সে যাচাই করেছে।
প্রথম কাজের ফল ঠিকমতো এলে ঠিক করুন, কখন এজেন্ট আলাদা নির্দেশ ছাড়াই কাজ করবে। রুটিন হতে পারে নির্দিষ্ট সময়, যেমন প্রতি কর্মদিবসে 7:30-এ বা প্রতি সোমবার 8:00-এ। আবার সংযুক্ত অ্যাপে কোনো ঘটনা ঘটলেও কাজ শুরু হতে পারে, যেমন আপনার সাপোর্ট ঠিকানায় নতুন ইমেইল এলে। এরপর অ্যাপ খোলা থাকুক বা না থাকুক, এজেন্ট নিজে থেকেই কাজ শুরু করবে।
ধাপ 6: পর্যালোচনা ও সংশোধন করুন
নতুন কর্মীর মতো এজেন্টের কাজও প্রথমে মন দিয়ে দেখুন, পরে কিছু নমুনা যাচাই করুন। খসড়া খুলুন, কয়েকটি তথ্য মূল উৎসের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন এবং অনুমোদনের আগে প্রতিটি কার্ড পড়ুন। কিছু ভুল হলে সহজ ভাষায় জানান, যেমন আরও ছোট করে লিখুন, কখনো ছাড়ের প্রস্তাব দেবেন না, অথবা সাবজেক্ট লাইনে অর্ডার নম্বর দিন।
এজেন্ট সংশোধনকে আপনার পছন্দ হিসেবে রাখে এবং পরের কাজে প্রয়োগ করে। একই ভুল আবার হলে ভূমিকার বিবরণ হয়তো অস্পষ্ট। সেখানে নিয়মটি যোগ করুন বা ভালো কাজের একটি উদাহরণ দিন। আপনি যা অনুমোদন করেন তার দায়িত্ব আপনারই, তাই না পড়ে একসঙ্গে কোনো কাজ অনুমোদন করবেন না।
প্রথম সপ্তাহে কী কী যাচাই করবেন?
প্রথম সপ্তাহে সাতটি বিষয় যাচাই করুন এবং যা দেখলেন তা লিখে রাখুন। উদ্দেশ্য এজেন্টের ভুল ধরা নয়। বরং কোথায় নমুনা যাচাই করলেই চলে আর কোথায় এখনো প্রতিটি লাইন পড়তে হয় তা বোঝা, এবং সেই অভিজ্ঞতা থেকে নির্দেশনা আরও স্পষ্ট করা।
- কাজ কি আপনার লেখা ভূমিকার সঙ্গে মিলছে, নাকি এমন কাজও করছে যা আপনি চাননি?
- তথ্য কি ঠিক আছে? কয়েকটি নমুনার উৎস, অর্ডার বা হিসাবের এন্ট্রি খুলে দেখুন।
- লেখার ধরন কি আপনার মতো? তিনটি খসড়া নিজের লেখা কোনো কিছুর সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন।
- অনুমোদনের কার্ডগুলো কি সঠিক বিষয় নিয়ে জানতে চাইছে? কার্ডের তথ্য থেকে কি সিদ্ধান্ত নিতে পারছেন?
- রুটিন কি ঠিক করা সময়ে চলেছে? ফল কি যেখানে পাওয়ার কথা সেখানে এসেছে?
- কাজের প্রয়োজনের চেয়ে বেশি অ্যাক্সেস কি দেওয়া আছে? ব্যবহার হয়নি এমন অ্যাপের অ্যাক্সেস সরিয়ে দিন।
- কোন বিষয়গুলো এজেন্ট আপনার কাছে এনেছে? সেগুলোর কোনোটি কি ভূমিকার নিয়মে যোগ করা উচিত?
কখন দ্বিতীয় এজেন্ট যুক্ত করবেন?
প্রথম এজেন্ট কার্যকরভাবে কাজ করছে এবং অন্য ধরনের কাজ বাকি আছে, তখন দ্বিতীয় এজেন্ট যুক্ত করুন। প্রতিটি এজেন্টকে একটি ভূমিকা দিন। যেমন, একটি সাপোর্ট এজেন্ট ও একটি হিসাবরক্ষক এজেন্টকে কাজ বোঝানো, যাচাই ও সংশোধন করা এক এজেন্টকে দুটো কাজ দেওয়ার চেয়ে সহজ। একজন চিফ অব স্টাফ দলের সমন্বয় করে, তাই এজেন্টরা পরস্পরকে কাজ দিতে পারে এবং আপনার কাছে একটি ফল নিয়ে আসতে পারে।