এআই বুককিপার: Xero ও QuickBooks-এর জন্য এআই এজেন্ট
এআই বুককিপার হলো এমন একটি এআই এজেন্ট, যা Xero বা QuickBooks-এ আপনার হিসাব প্রস্তুত রাখে। Monmo এজেন্ট লেনদেনের অ্যাকাউন্ট কোড নির্ধারণ করে, ব্যাংকের লেনদেন মেলায়, বিল এন্ট্রি করে, বকেয়া ইনভয়েসের তাগাদা দেয় এবং মাসশেষের রিপোর্ট তৈরি করে। লেজারে পরিবর্তন বা কিছু পাঠানোর আগে এটি অনুমতি চায়। এটি ট্যাক্স রিটার্ন দাখিল করে না বা হিসাবসংক্রান্ত পরামর্শ দেয় না: হিসাব কীভাবে রাখা হবে, তা একজন যোগ্য ব্যক্তি ঠিক করেন এবং অনুমোদন দেন।
হালনাগাদ: 2026-11-13 · বিনামূল্যে শুরু করুন। পেইড প্ল্যান মাসে $15 থেকে।
চাকরির বিবরণ, প্রতিটি দায়িত্ব ধরে
প্রতিটি দায়িত্ব এই পদের প্রচলিত চাকরির বিবরণ থেকে নেওয়া। পাশে দেখানো আছে, এজেন্ট সেটি কীভাবে সামলায় এবং নিজে থেকে কতদূর এগোয়।
- নিজেই করেগবেষণা, পড়া, খসড়া লেখা ও তৈরি করার কাজ। কিছুই আপনার ব্যবসার বাইরে যায় না।
- করে, আগে অনুমতি নেয়শেষ ধাপে কিছু পাঠানো, পোস্ট করা, পেমেন্ট দেওয়া বা কোনো রেকর্ড বদলানো হয়, তাই আগে আপনাকে একটি কার্ড দেখায়।
- প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত আপনারএই দায়িত্বে আপনার বিচারবিবেচনা দরকার। এজেন্ট তথ্য ও পরামর্শ নিয়ে আসে।
- আপনার হাতেই থাকেফোনকল, সরাসরি মিটিং, স্বাক্ষর ও সম্পর্ক বজায় রাখা।
| # | চাকরির বিবরণে | এজেন্ট যেভাবে করে | নিজে থেকে কতদূর এগোয় |
|---|---|---|---|
| 01 | দৈনিক লেনদেন রেকর্ড করা এবং প্রতিটির জন্য সঠিক অ্যাকাউন্ট কোড নির্ধারণ করা। | প্রতি সকালে Xero বা QuickBooks-এর ব্যাংক ফিডে নতুন লেনদেন পড়ে। আগে একই ধরনের লেনদেনে আপনি কী কোড দিয়েছেন, তার ভিত্তিতে প্রতিটির জন্য অ্যাকাউন্ট ও ট্যাক্স কোড প্রস্তাব করে। যেগুলো নিয়ে নিশ্চিত নয়, সেগুলো চিহ্নিত করে। আপনি ব্যাচ অনুমোদন করলে এন্ট্রিগুলো পোস্ট হয়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 02 | ব্যাংক ও কার্ডের স্টেটমেন্টের সঙ্গে হিসাবের খাতা মেলানো এবং অমিলের কারণ খোঁজা। | ব্যাংক, কার্ড ও Stripe পেআউটের প্রতিটি লেনদেন Xero-তে থাকা ইনভয়েস, বিল ও রসিদের সঙ্গে তুলনা করে, মিলের প্রস্তাব দেয় এবং প্রতিটি অমিলের কারণ খোঁজে: ডুপ্লিকেট এন্ট্রি, রসিদ না থাকা বা ভুল অঙ্ক। আপনার অনুমোদন ছাড়া কোনো কিছুই মেলানো হয়েছে বলে চিহ্নিত হয় না। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 03 | সরবরাহকারীর বিল এন্ট্রি করা, অর্ডার ও অনুমোদনের সঙ্গে মেলানো এবং পেমেন্টের সময়সূচি তৈরি করা। | Gmail-এ সরবরাহকারীর ইনভয়েস খুঁজে অঙ্ক, ট্যাক্স ও পরিশোধের তারিখ পড়ে। প্রতিটি ইনভয়েস পারচেজ অর্ডারের সঙ্গে মেলায় এবং কে অনুমোদন দিয়েছেন তা যাচাই করে। QuickBooks-এ বিল ও সাপ্তাহিক পেমেন্টের তালিকা প্রস্তুত করে। আপনি দুটোই অনুমোদন করে পেমেন্ট সম্পন্ন করেন। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 04 | গ্রাহকের ইনভয়েস ইস্যু করা, পাওয়া পেমেন্ট রেকর্ড করা এবং বকেয়ার তাগাদা দেওয়া। | আপনার অর্ডার বা টাইমশিট থেকে Xero-তে মাসের ইনভয়েসের খসড়া তৈরি করে এবং পেমেন্ট এলে তা মিলিয়ে রাখে। 7, 14 বা 30 দিন বকেয়া প্রতিটির জন্য আপনার ভাষার ধরন অনুযায়ী রিমাইন্ডার লেখে। আপনার অনুমতি পেলেই ইনভয়েস ও রিমাইন্ডার পাঠানো হয়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 05 | বেতনের হিসাব তৈরি করা বা পেরোল চালানো এবং পেরোলের রেকর্ড হালনাগাদ রাখা। | Google Sheets-এ আপনার টাইমশিট থেকে কাজের ঘণ্টা, ছুটি ও বেতনের পরিবর্তন সংগ্রহ করে, প্রত্যেকের মোট বেতন হিসাব করে এবং গত মাসের সঙ্গে পার্থক্যগুলো তালিকাভুক্ত করে। আপনি হিসাব যাচাই করে নিজে পেরোল চালান অথবা আপনার পেরোল সেবাদাতাকে দেন। | প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত আপনার |
| 06 | কর্মীদের খরচের দাবি ও টাকা ফেরতের প্রক্রিয়া করা এবং রসিদ সংরক্ষণ করা। | প্রতিটি দাবি ও তার রসিদ পড়ে অঙ্ক, তারিখ ও আপনার খরচের নীতিমালা যাচাই করে। রসিদ না থাকলে বা দাবি সীমার বেশি হলে তা জানায়। অনুমোদিত দাবি QuickBooks-এ এন্ট্রি হয়, রসিদ Google Drive-এ সংরক্ষিত হয় এবং টাকা ফেরত দেওয়ার আগে আপনার অনুমতি লাগে। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 07 | জেনারেল লেজার হালনাগাদ রাখা এবং মাসের শেষে ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরি করা। | তৃতীয় কর্মদিবসে Xero-তে ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরি করে, অমিল থাকলে সংশ্লিষ্ট এন্ট্রি পর্যন্ত গিয়ে কারণ খোঁজে এবং বকেয়া হিসাব ও সংশোধনের জন্য জার্নালের খসড়া তৈরি করে। আপনি বা আপনার হিসাবরক্ষক অনুমোদন দিলেই কেবল জার্নাল পোস্ট হয়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 08 | লাভ-ক্ষতি, ব্যালেন্স শিট এবং কতদিনের পাওনা ও দেনা আছে, এমন রিপোর্ট তৈরি করা। | মাস শেষ হলে QuickBooks থেকে লাভ-ক্ষতি, ব্যালেন্স শিট এবং কতদিনের পাওনা ও দেনা আছে তার হিসাব একটি Google Sheets ওয়ার্কবুকে আনে। প্রতিটি অঙ্কের পাশে গত মাস ও গত বছরের হিসাব থাকে, সঙ্গে কী পরিবর্তন হয়েছে তার আধা পৃষ্ঠার নোট। | নিজেই করে |
| 09 | আর্থিক রেকর্ড গুছিয়ে রাখা এবং বছর শেষে হিসাবরক্ষক ও অডিটরদের সহায়তা করা। | কাজের সময় প্রতিটি ইনভয়েস, রসিদ ও স্টেটমেন্ট বছর, মাস ও সরবরাহকারী অনুযায়ী Google Drive-এ সংরক্ষণ করে। বছর শেষে আপনার হিসাবরক্ষকের চাওয়া বিবরণীগুলো একত্র করে এবং প্রতিটি চাওয়া নথির সঙ্গে সংশ্লিষ্ট লেজার এন্ট্রি জুড়ে দেয়। | নিজেই করে |
| 10 | অস্বাভাবিক লেনদেনের হিসাব কীভাবে রাখা হবে তা ঠিক করা এবং এন্ট্রিগুলো হিসাবের নিয়ম মেনে হয়েছে কি না যাচাই করা। | হিসাব কীভাবে রাখা হবে, সে সিদ্ধান্ত এজেন্ট নেয় না। Xero-তে সম্পদ কেনা, বিদেশি ইনভয়েস বা ভিন্ন হিসাবকালে ফেরতের মতো অস্বাভাবিক বিষয় এলে সেটি আটকে রাখে। সঙ্গে রাখে সংশ্লিষ্ট নথি, একই ধরনের বিষয় আগে কীভাবে সামলানো হয়েছে এবং আপনার হিসাবরক্ষকের জন্য একটি প্রশ্ন। | প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত আপনার |
| 11 | সেলস ট্যাক্স, VAT বা GST রিটার্ন ও অন্যান্য বিধিবদ্ধ নথি প্রস্তুত ও দাখিল করা। | এটি রিটার্ন দাখিল করে না বা ট্যাক্সের পরামর্শ দেয় না। প্রতিটি দাখিলের তারিখের আগে ট্যাক্সের হিসাব মেলায় এবং Google Sheets-এ একটি ওয়ার্কপেপার তৈরি করে, যেখানে প্রতিটি অঙ্ক কীভাবে পাওয়া গেছে তা দেখায়। যেসব প্রশ্নের উত্তর বাকি, সেগুলোও দাখিলের দায়িত্বে থাকা যোগ্য ব্যক্তির জন্য তালিকাভুক্ত করে। | আপনার হাতেই থাকে |
| 12 | ব্যাংকে জমার প্রস্তুতি নেওয়া এবং নগদ অর্থ ও চেক সামলানো। | নগদ অর্থ ও চেক সরাসরি সামলাতে হয়, তাই সেগুলো আপনার হাতেই থাকে। জমার স্লিপের ছবি পাঠালে এজেন্ট QuickBooks-এ এন্ট্রি প্রস্তুত করে। তারপর ব্যাংক ফিড দেখে এবং তিন দিন পরও টাকা না এলে আপনাকে জানায়। | আপনার হাতেই থাকে |
12টি দায়িত্বের মধ্যে 8টি এজেন্ট সামলায়, কিছু ক্ষেত্রে আপনার অনুমোদন নিয়ে
দায়িত্বগুলো কোথা থেকে নেওয়া. এই বারোটি লাইন বুককিপার ও অ্যাকাউন্টস ক্লার্কদের প্রকাশিত চাকরির বিবরণে সবচেয়ে বেশি দেখা দায়িত্বগুলো নতুন ভাষায় তুলে ধরে। এগুলো বুককিপিং, অ্যাকাউন্টিং ও অডিটিং ক্লার্কদের জন্য O*NET-এর কাজের তালিকার সঙ্গে যাচাই করা হয়েছে। O*NET OnLine-এর সঙ্গে মিলিয়ে যাচাই করা: 43-3031.00 বুককিপিং, অ্যাকাউন্টিং ও অডিটিং ক্লার্ক
আপনার এআই বুককিপার-এর সঙ্গে এক সপ্তাহ
গতকালের ব্যাংক লেনদেনের কোড নির্ধারণ করে এক কার্ডে ব্যাচ দেখায় এবং যেগুলো নিয়ে নিশ্চিত নয়, সেগুলো চিহ্নিত করে।
7, 14 ও 30 দিন বকেয়া ইনভয়েসের তালিকা করে এবং প্রতিটি গ্রাহকের জন্য রিমাইন্ডারের খসড়া তৈরি করে।
ইনবক্স থেকে সপ্তাহের সরবরাহকারীর বিল ও শুক্রবারের পেমেন্ট তালিকা প্রস্তুত করে।
টাকার অবস্থান দেখায়: ব্যাংক ব্যালেন্স, আগামী দুই সপ্তাহে পাওয়ার কথা এমন অর্থ ও পরিশোধযোগ্য বিল।
ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরি করে, মাসশেষের জার্নালের খসড়া বানায় এবং রিপোর্টগুলো একত্র করে।
ট্যাক্সের ওয়ার্কপেপার ও দাখিলের দায়িত্বে থাকা ব্যক্তির জন্য প্রশ্নের তালিকা তৈরি করে।
প্রথম দিন যা দেবেন
- Xero বা QuickBooks, এমন একটি লগইন দিয়ে সংযুক্ত যাতে শুধু আপনার দেওয়া অনুমতিগুলোই আছে
- আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে ব্যাংক ফিড চালু থাকতে হবে। এজেন্টের আপনার ব্যাংক লগইন দরকার নেই
- যে মেইলবক্সে সরবরাহকারীর বিল ও রসিদ আসে
- আপনার অ্যাকাউন্টের তালিকা ও ট্যাক্স কোড, আর আপনার কোড দেওয়ার পদ্ধতি শেখার জন্য গত বছরের লেজার
- নিয়মগুলো: পেমেন্টের শর্ত, অনুমোদনের সীমা এবং দেরিতে পেমেন্টকারীদের কখন তাগাদা দিতে হবে
- আপনার হিসাবরক্ষকের মাসশেষ ও বছরশেষের চেকলিস্ট
যা আপনার হাতেই থাকবে
- ট্যাক্স রিটার্ন ও অন্যান্য বিধিবদ্ধ নথি দাখিল। একজন যোগ্য ব্যক্তি দাখিল ও স্বাক্ষর করেন।
- হিসাব কীভাবে রাখা হবে সে সিদ্ধান্ত ও পরামর্শ। এজেন্ট আপনার হিসাবরক্ষককে জিজ্ঞেস করে, নিজে সিদ্ধান্ত নেয় না।
- পেমেন্ট সম্পন্ন করা ও পেরোল চালানো। এজেন্ট হিসাব প্রস্তুত করে; আপনি অনুমোদন দেন।
- নগদ অর্থ, চেক এবং স্ক্যান বা ছবি তোলা হয়নি এমন কাগজপত্র।
- হিসাবের চূড়ান্ত অনুমোদন।
তিন ধাপে নিয়োগ দিন
- 01
দায়িত্ব লিখে দিন
একটি এজেন্ট তৈরি করে নাম দিন। নতুন বুককিপারকে যেভাবে বুঝিয়ে বলতেন, সেভাবে আপনার ব্যবসা, হিসাববছরের শেষ, কে কী অনুমোদন দেন এবং কোন এন্ট্রিগুলো সবসময় আবার দেখে নিতে হয়, তা জানান। মাসশেষের চেকলিস্ট থাকলে সেটিও পেস্ট করুন।
- 02
অ্যাক্সেস দিন
আপনার নিজস্ব অ্যাকাউন্ট দিয়ে Xero বা QuickBooks এবং যে মেইলবক্সে বিল আসে, সেটি সংযুক্ত করুন। তারপর এই এজেন্টকে সেগুলো ব্যবহারের অনুমতি দিন। আপনি কীভাবে কোড দেন তা শিখতে এজেন্ট প্রথমে গত বছরের লেজার পড়ে।
- 03
প্রথম রুটিন ঠিক করুন
এজেন্টকে গত সপ্তাহের ব্যাংক লেনদেনের কোড নির্ধারণ করে ব্যাচ দেখাতে বলুন। ভুলগুলো সংশোধন করুন, তারপর রুটিন ঠিক করুন: প্রতি কর্মদিবসে 8:00-এ কোড নির্ধারণ, সোমবার বকেয়া ইনভয়েস এবং তৃতীয় কর্মদিবসে মাসশেষের কাজ।
শুরুতে যেসব কাজ দিতে পারেন
- গত বছর যেভাবে কোড দিয়েছিলাম, সেভাবে Xero-তে এই সপ্তাহের ব্যাংক লেনদেনের কোড দাও। ব্যাচটি আমাকে দেখাও এবং যেগুলো নিয়ে নিশ্চিত নও, সেগুলো চিহ্নিত করো।
- 14 দিনের বেশি বকেয়া প্রতিটি ইনভয়েসের তালিকা করো এবং প্রত্যেক গ্রাহকের জন্য রিমাইন্ডারের খসড়া লেখো। পাঠানোর আগে অনুমতি চাও।
- এই সপ্তাহে ইমেইলে আসা সরবরাহকারীর বিলগুলো খুঁজে বের করো, প্রতিটি পারচেজ অর্ডারের সঙ্গে যাচাই করে QuickBooks-এ প্রস্তুত করো।
- প্রতি মাসের তৃতীয় কর্মদিবসে ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরি করো এবং আমার হিসাবরক্ষকের জন্য রিপোর্টগুলো একত্র করো।
কাজ করে দেখুন
উদাহরণ ডেটা দিয়ে কাজের একটি রেকর্ডিং, দ্রুতগতিতে দেখানো হয়েছে। থামিয়ে দেখুন, যেকোনো অংশে যান, বা নিজেই মাউসের নিয়ন্ত্রণ নিন।
স্ক্রিনে যা আছে
Xero
Gmail
Google Sheets
Google Drive
একটি কাজ বেছে নিন। দেখুন কীভাবে শেষ হয়।
- কেন
- প্রতি কর্মদিবসের হিসাব রাখার রুটিন।
- কোথায়
- Xero-তে Fieldwork · ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্ট
- কী আশা করতে পারেন
- 18টি লেনদেন মেলানো হয়েছে বলে চিহ্নিত করবে। অসংগতি থাকা 2টি লেনদেন আপনার জন্য রাখা হবে। কোনো রিমাইন্ডার পাঠানো হবে না।
আপনার টিম। সবকিছুর সঙ্গে যুক্ত।
নগদ অর্থ ও পাওনা — সপ্তাহ 7+কাল্পনিক তথ্য দিয়ে তৈরি নমুনা রিপ্লে, দ্রুতগতিতে দেখানো হচ্ছে। থামিয়ে দেখুন, ইচ্ছেমতো এগিয়ে-পিছিয়ে দেখুন, বা নিজেই মাউসের নিয়ন্ত্রণ নিন।
সাধারণ কিছু প্রশ্ন
এআই বুককিপার কী?
এআই বুককিপার হলো এমন একটি এআই এজেন্ট, যা আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে বুককিপারের নিয়মিত কাজ করে: লেনদেনের কোড নির্ধারণ, ব্যাংকের লেনদেন মেলানো, বিল এন্ট্রি, বকেয়া ইনভয়েসের তাগাদা ও মাসশেষের রিপোর্ট তৈরি। Monmo এজেন্ট আপনার নিজস্ব লগইন দিয়ে Xero বা QuickBooks-এ কাজ করে এবং লেজারে পরিবর্তন বা কিছু পাঠানোর আগে অনুমতি চায়।
এআই এজেন্ট কি বুককিপারের বদলে কাজ করতে পারে?
এআই এজেন্ট ডেটা এন্ট্রি, হিসাব মেলানো, তাগাদা ও রিপোর্ট তৈরির কাজ করে। কিন্তু হিসাব কীভাবে রাখা হবে তা ঠিক করে না, রিটার্ন দাখিল করে না, হিসাবের চূড়ান্ত অনুমোদন দেয় না বা নগদ অর্থ সামলায় না। এর কাজ পর্যালোচনা, প্রশ্নের উত্তর ও মাসশেষের হিসাব অনুমোদনের জন্য আপনার এখনও একজন বুককিপার বা হিসাবরক্ষক দরকার। এতে তাদের সময় ডেটা এন্ট্রির বদলে বিচার-বিবেচনার কাজে যায়।
এটি কি Xero ও QuickBooks-এর সঙ্গে কাজ করে?
হ্যাঁ, দুটোর সঙ্গেই কাজ করে। আপনি নিজের Xero বা QuickBooks লগইন সংযুক্ত করেন এবং সেই লগইনের অনুমতিগুলো এজেন্ট পায়। সংযোগের মাধ্যমে এটি কাজ করে; কোনো কাজ সংযোগের মাধ্যমে করা না গেলে নিজস্ব ব্রাউজারে করে। অ্যাপ ডিরেক্টরিতে অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং অ্যাপও আছে। তথ্য পড়তে অনুমোদন লাগে না; পোস্ট করা, পাঠানো ও পেমেন্টের জন্য লাগে।
এটি কি আমার ট্যাক্স রিটার্ন দাখিল বা ট্যাক্সের পরামর্শ দিতে পারে?
না। সেলস ট্যাক্স, VAT বা GST রিটার্ন দাখিল, হিসাবে স্বাক্ষর এবং ট্যাক্সের পরামর্শ দেওয়া একজন যোগ্য ব্যক্তির নিয়ন্ত্রিত কাজ। এজেন্ট তার প্রস্তুতি নেয়: ট্যাক্সের হিসাব মেলায়, প্রতিটি অঙ্ক কীভাবে পাওয়া গেছে তার ওয়ার্কপেপার তৈরি করে এবং বাকি প্রশ্নগুলো তালিকাভুক্ত করে। যিনি দাখিল করেন, তিনি অঙ্কগুলো যাচাই করে স্বাক্ষর করেন।
এটি কি বিল পরিশোধ বা টাকা স্থানান্তর করতে পারে?
নিজে থেকে পারে না। এজেন্ট পেমেন্টের তালিকা তৈরি করে: প্রতিটি লাইনে সরবরাহকারী, অঙ্ক, পরিশোধের তারিখ ও সংশ্লিষ্ট বিল থাকে। আপনি আপনার ব্যাংক বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে পেমেন্ট সম্পন্ন করেন; এজেন্টের আপনার ব্যাংক লগইন দরকার নেই। পেমেন্টের কোনো ধাপ সংযুক্ত অ্যাপের মাধ্যমে হলে এজেন্ট প্রথমে একটি কার্ড দেখায় এবং আপনার অনুমতি পেলেই কাজ করে।
এজেন্টের এন্ট্রিগুলো ঠিক আছে কীভাবে বুঝব?
এন্ট্রিগুলো পর্যালোচনা করুন, বিশেষ করে প্রথম মাসে। এজেন্ট যেসব লাইন নিয়ে নিশ্চিত নয় সেগুলো চিহ্নিত করে, যা মেলাতে পারেনি তার তালিকা দেয় এবং প্রতিটি অঙ্ক কীভাবে পাওয়া গেছে তা দেখায়। এর ভুল হতে পারে। আপনার অনুমোদন ছাড়া কিছুই লেজারে যায় না। অন্য যেকোনো বুককিপারের কাজের মতোই একজন যোগ্য ব্যক্তির মাসশেষের হিসাব পর্যালোচনা করা উচিত।
আপনার পরের সহকর্মীআজই শুরু করতে পারে।
এক মিনিটে আপনার প্রথম এআই এজেন্ট তৈরি করুন। শুরু করতে কোনো খরচ নেই।