এআই এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট: ইনবক্স ও ক্যালেন্ডারের এআই এজেন্ট
এআই এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট, বা কাজের এআই পার্সোনাল অ্যাসিস্ট্যান্ট, হলো এমন একটি এআই এজেন্ট যা একজন এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্টের ডেস্কের কাজ করে। Monmo এজেন্ট নিজস্ব কম্পিউটারে নির্ধারিত সময়সূচি মেনে আপনার ইনবক্স গোছায়, ক্যালেন্ডার সামলায়, মিটিংয়ের আগে ব্রিফ তৈরি করে, ভ্রমণের পরিকল্পনা করে এবং নথির খসড়া লেখে। কিছু পাঠানো, বুক করা বা পেমেন্টের আগে এটি অনুমতি নেয়। ফোন কল, অতিথি সামলানো এবং কাকে সময় দেবেন সেই সিদ্ধান্ত আপনার হাতেই থাকে।
হালনাগাদ: 2026-11-13 · বিনামূল্যে শুরু করুন। পেইড প্ল্যান মাসে $15 থেকে।
চাকরির বিবরণ, প্রতিটি দায়িত্ব ধরে
প্রতিটি দায়িত্ব এই পদের প্রচলিত চাকরির বিবরণ থেকে নেওয়া। পাশে দেখানো আছে, এজেন্ট সেটি কীভাবে সামলায় এবং নিজে থেকে কতদূর এগোয়।
- নিজেই করেগবেষণা, পড়া, খসড়া লেখা ও তৈরি করার কাজ। কিছুই আপনার ব্যবসার বাইরে যায় না।
- করে, আগে অনুমতি নেয়শেষ ধাপে কিছু পাঠানো, পোস্ট করা, পেমেন্ট দেওয়া বা কোনো রেকর্ড বদলানো হয়, তাই আগে আপনাকে একটি কার্ড দেখায়।
- প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত আপনারএই দায়িত্বে আপনার বিচারবিবেচনা দরকার। এজেন্ট তথ্য ও পরামর্শ নিয়ে আসে।
- আপনার হাতেই থাকেফোনকল, সরাসরি মিটিং, স্বাক্ষর ও সম্পর্ক বজায় রাখা।
| # | চাকরির বিবরণে | এজেন্ট যেভাবে করে | নিজে থেকে কতদূর এগোয় |
|---|---|---|---|
| 01 | এক্সিকিউটিভের সময়সূচি সামলানো: মিটিং ঠিক করা, সময়ের সংঘাত মেটানো এবং মনোযোগ দিয়ে কাজ ও যাতায়াতের জন্য সময় রাখা। | প্রতিদিন সকালে Google Calendar দেখে সময়ের সংঘাত ও একটানা মিটিং খুঁজে বের করে। মনোযোগ দিয়ে কাজ ও যাতায়াতের সময় অক্ষুণ্ণ রেখে সময়সূচি বদলানোর প্রস্তাব দেয়। কার্ডে অনুমতি দিলে আমন্ত্রণ ও পরিবর্তনগুলো একসঙ্গে পাঠানো হয়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 02 | ইনবক্স বাছাই করা, জরুরি বার্তা চিহ্নিত করা এবং নিয়মিত বার্তার উত্তর অনুমোদনের জন্য খসড়া করা। | 7:00-এ Gmail-এ রাতের ইমেইলগুলো জরুরি, আপনার নজর দরকার এবং অপেক্ষা করতে পারে—এই ভাগে সাজায়। তারপর নিয়মিত বার্তাগুলোর উত্তর আপনার ভাষায় খসড়া করে। আপনি যেকোনো খসড়া সম্পাদনা করে পুরো ব্যাচ অনুমোদন করতে পারেন। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 03 | ফ্লাইট, হোটেল ও স্থানীয় যাতায়াত বুক করা এবং প্রতিটি ভ্রমণের স্পষ্ট সফরসূচি তৈরি করা। | নিজের ব্রাউজারে আপনার ভ্রমণবিধি অনুযায়ী ফ্লাইট, হোটেল ও যাতায়াতের বিকল্প তুলনা করে এবং দামসহ তিনটি বিকল্প দেখায়। আপনি বেছে নেওয়ার পরই বুকিং ও পেমেন্ট করে, তারপর Google Docs-এ ও আপনার ক্যালেন্ডারে সফরসূচি রাখে। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 04 | গুরুত্বপূর্ণ মিটিংয়ের আগে আলোচ্যসূচি, ব্রিফিং নোট ও প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রস্তুত করা। | আগের সন্ধ্যায় মিটিংয়ের আমন্ত্রণ, ইমেইল কথোপকথন এবং যাদের সঙ্গে দেখা হবে তাদের সাম্প্রতিক খবর পড়ে। তারপর Google Docs-এ এক পাতার ব্রিফ লেখে: তারা কারা, গতবার কী ঠিক হয়েছিল এবং করার মতো তিনটি প্রশ্ন। | নিজেই করে |
| 05 | মিটিংয়ের কার্যবিবরণী লেখা এবং করণীয় ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিদের একটি হালনাগাদ তালিকা রাখা। | আপনার মিটিং টুল Google Drive-এ যে ট্রান্সক্রিপ্ট বা রেকর্ডিং সেভ করে, অথবা পরে আপনি মুখে বলে দেওয়া নোট থেকে কাজ করে। Google Docs-এ কার্যবিবরণী লেখে এবং প্রতিটি কাজের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও তারিখসহ একটি হালনাগাদ তালিকা রাখে। | নিজেই করে |
| 06 | প্রেজেন্টেশন, রিপোর্ট, মেমো ও চিঠির মতো নথির খসড়া তৈরি ও ফরম্যাট করা। | একটি ভয়েস নোট বা প্রাথমিক বুলেট পয়েন্ট থেকে সম্পূর্ণ ফাইল তৈরি করে: Google Docs-এ মেমো বা চিঠি, টেবিলসহ রিপোর্ট, অথবা আপনার টেমপ্লেটে Google Slides প্রেজেন্টেশন। আপনি লিংক পান, আর একটি কপি Library-তে থাকে। | নিজেই করে |
| 07 | খরচের হিসাব রাখা, কোম্পানির কার্ডের স্টেটমেন্ট মেলানো এবং খরচের রিপোর্ট জমা দেওয়া। | Gmail ও আপনার পাঠানো ছবি থেকে রসিদ সংগ্রহ করে, Google Sheets-এ কার্ড স্টেটমেন্টের প্রতিটি এন্ট্রির সঙ্গে মেলায় এবং যা অনুপস্থিত তার তালিকা করে। আপনার অনুমোদনের পরই খরচের রিপোর্ট জমা দেয়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 08 | ফাইল, যোগাযোগের তালিকা ও রেকর্ড গুছিয়ে রাখা, যাতে নথি সহজে খুঁজে পাওয়া যায়। | Google Drive-এর জন্য একটি ফোল্ডার পরিকল্পনা ও নামকরণের নিয়ম প্রস্তাব করে এবং ডুপ্লিকেট ফাইল ও পুরোনো যোগাযোগের তথ্যের তালিকা দেয়। ফাইল সরানো, নাম বদলানো ও একত্র করার প্রস্তাব আগে একটি কার্ডে দেখায়। এরপর নতুন নথিও একই নিয়মে গোছায়। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 09 | টিম ইভেন্ট, অফসাইট ও বোর্ড মিটিংয়ের আয়োজন করা, যার মধ্যে ভেন্যু, খাবার ও আমন্ত্রণও আছে। | ভেন্যু ও ক্যাটারিং সেবার ওয়েবসাইট থেকে দাম ও তারিখসহ সংক্ষিপ্ত তালিকা তৈরি করে, Google Sheets-এ অতিথি তালিকা ও অনুষ্ঠানসূচি বানায় এবং আমন্ত্রণের খসড়া লেখে। আপনার অনুমোদনে খোঁজখবর, বুকিং ও আমন্ত্রণ পাঠানো হয়। সরেজমিনে ভেন্যু দেখা আপনার কাজ। | করে, আগে অনুমতি নেয় |
| 10 | এক্সিকিউটিভের ফোন ধরা ও কল বাছাই করা এবং অতিথিদের স্বাগত জানানো। | এআই এজেন্ট ফোন ধরে না বা দরজায় অতিথিকে স্বাগত জানায় না। প্রতিদিন সকালে Google Calendar থেকে প্রত্যাশিত অতিথি ও কলকারীদের তালিকা তৈরি করে, প্রত্যেকের সম্পর্কে একটি লাইনসহ। এতে যিনি সাড়া দেবেন তিনি বুঝতে পারেন কে গুরুত্বপূর্ণ এবং কেন। | আপনার হাতেই থাকে |
| 11 | কোন অনুরোধ ও ব্যক্তি এক্সিকিউটিভের কাছে পৌঁছাবে, আর কোনটি অপেক্ষা করতে পারে বা অন্য কাউকে দেওয়া যায়, তা ঠিক করা। | কারা সরাসরি আপনার কাছে পৌঁছাতে পারবেন, তার নিয়ম আপনি লেখেন। এজেন্ট Gmail ও Slack-এর প্রতিটি অনুরোধ সেই নিয়মে বাছাই করে এবং দেখা করা, অন্যকে দায়িত্ব দেওয়া, প্রত্যাখ্যান বা পরে করার পরামর্শ দেয়, কারণ ও উত্তরের খসড়াসহ। কাকে সময় দেবেন, সেই সিদ্ধান্ত আপনার। | প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত আপনার |
| 12 | বোর্ড, কর্মী ও আর্থিক তথ্যের মতো গোপনীয় বিষয় সতর্কতার সঙ্গে সামলানো। | এটি শুধু আপনার বেছে দেওয়া Gmail লেবেল, Google Drive ফোল্ডার ও অ্যাপ খোলে। কোনো খসড়ায় বোর্ডের নথি বা বেতনের তথ্য কোম্পানির বাইরে পাঠানোর প্রস্তাব থাকলে কার্ডে তা জানায়। পাঠানো হবে কি না, আপনি ঠিক করেন। | প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত আপনার |
12টি দায়িত্বের মধ্যে 9টি এজেন্ট সামলায়, কিছু ক্ষেত্রে আপনার অনুমোদন নিয়ে
দায়িত্বগুলো কোথা থেকে নেওয়া. এই বারোটি কাজ এক্সিকিউটিভ, পার্সোনাল ও ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্টের প্রকাশ্য চাকরির বিবরণে সবচেয়ে বেশি দেখা যায়। এগুলো নতুনভাবে লেখা হয়েছে এবং এক্সিকিউটিভ সেক্রেটারি ও এক্সিকিউটিভ অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ অ্যাসিস্ট্যান্টদের O*NET কাজের তালিকার সঙ্গে যাচাই করা হয়েছে। O*NET OnLine-এর সঙ্গে মিলিয়ে যাচাই করা: 43-6011.00 এক্সিকিউটিভ সেক্রেটারি ও এক্সিকিউটিভ অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট
আপনার এআই এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট-এর সঙ্গে এক সপ্তাহ
রাতের ইমেইল বাছাই করে, নিয়মিত উত্তরগুলোর খসড়া লেখে এবং এক পাতায় দিনের চিত্র দেয়: মিটিং, সময়ের সংঘাত এবং আপনার নজর দরকার এমন তিনটি বার্তা।
সংশ্লিষ্ট ক্যালেন্ডারগুলো দেখে, মনোযোগ দিয়ে কাজের সময় অক্ষুণ্ণ রেখে দুটি সময় বেছে নেয় এবং আপনার অনুমোদনের জন্য উত্তরের খসড়া করে।
পরদিন কোম্পানির বাইরের ব্যক্তিদের সঙ্গে প্রতিটি মিটিংয়ের জন্য এক পাতার ব্রিফ লেখে, যাতে যাওয়ার পথে পড়তে পারেন।
সামনের সপ্তাহ দেখে: সময়ের সংঘাত, অনির্ধারিত রুম ও ভিডিও লিংক এবং এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় যাওয়ার সময়। প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলো একটি কার্ডে আসে।
সপ্তাহের কার্যবিবরণী দেখে, বাকি থাকা কাজগুলোর তালিকা করে এবং প্রতিটি কাজের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির জন্য তাগাদার খসড়া লেখে।
কার্ড স্টেটমেন্টের সঙ্গে রসিদ মেলায় এবং আপনার অনুমোদনের জন্য খরচের রিপোর্ট তৈরি করে।
প্রথম দিন যা দেবেন
- আপনার মেইলবক্স ও ক্যালেন্ডার: Gmail ও Google Calendar, অথবা Outlook
- ক্যালেন্ডারের নিয়ম: মনোযোগ দিয়ে কাজের সময়, সবচেয়ে আগে ও সবচেয়ে দেরিতে কখন মিটিং করবেন এবং মিটিংয়ের মধ্যে কতটা বিরতি চান
- যারা সবসময় সরাসরি আপনার কাছে পৌঁছাতে পারবেন তাদের সংক্ষিপ্ত তালিকা এবং কোন কাজ অন্য কাউকে দেওয়া যায়
- ভ্রমণের পছন্দ: এয়ারলাইন, আসন, হোটেলের বাজেট ও লয়্যালটি নম্বর
- আপনার পাঠানো ছয়টি উত্তর, যাতে এজেন্টের খসড়ায় আপনার লেখার ধরন থাকে
- Drive-এর যেসব ফোল্ডার এজেন্ট খুলতে পারবে এবং যেগুলো পারবে না
যা আপনার হাতেই থাকবে
- ফোন কল ও অতিথি সামলানো। এজেন্ট শুধু কারা আসবেন বা ফোন করবেন তার তালিকা রাখে।
- কাকে সময় দেবেন সেই সিদ্ধান্ত। এজেন্ট পরামর্শ দেয়; আপনি বেছে নেন।
- কোনটি গোপনীয় এবং কে তা দেখতে পারবেন, সেই সিদ্ধান্ত।
- সরাসরি উপস্থিত থাকা। কার্যবিবরণী তৈরি হয় ট্রান্সক্রিপ্ট বা আপনার নোট থেকে, আর সরেজমিনে ভেন্যু দেখা আপনার কাজ।
তিন ধাপে নিয়োগ দিন
- 01
ভূমিকা লিখুন
একটি এআই এজেন্ট তৈরি করে নাম দিন এবং নতুন অ্যাসিস্ট্যান্টকে যেভাবে কাজ বুঝিয়ে দিতেন সেভাবে নির্দেশনা দিন: কার সময় রক্ষা করবে, আপনার দিন কীভাবে চলতে পছন্দ করেন এবং কোন কাজ কখনোই করবে না। চাকরির বিবরণ থাকলে সেটিও পেস্ট করুন।
- 02
অ্যাক্সেস দিন
নিজের অ্যাকাউন্ট দিয়ে Gmail ও Google Calendar সংযুক্ত করুন এবং এই এজেন্টকে সেগুলো ব্যবহারের অনুমতি দিন। আপনি কার সঙ্গে দেখা করেন, কীভাবে লেখেন এবং আপনার সাধারণ সপ্তাহ কেমন কাটে তা বুঝতে এটি প্রথমে পড়ে দেখে।
- 03
প্রথম রুটিন ঠিক করুন
আগামীকালের ইনবক্স 7:30-এর মধ্যে বাছাই করতে এবং উত্তরের খসড়া তৈরি করতে বলুন। ভুলগুলো সংশোধন করুন, তারপর কর্মদিবসের রুটিন ও পরদিনের মিটিংয়ের জন্য সন্ধ্যার ব্রিফ ঠিক করুন। আপনার সংশোধন পরবর্তী সব খসড়ায় কাজে লাগবে।
শুরুতে যেসব কাজ দিতে পারেন
- প্রতি কর্মদিবসে 7:00-এ আমার ইনবক্স বাছাই করো এবং আমার নজর দরকার এমন তিনটি বার্তা জানাও। নিয়মিত বার্তাগুলোর উত্তর খসড়া করো এবং পাঠানোর আগে অনুমতি চাও।
- আগামী সপ্তাহে Priya ও Daniel-এর সঙ্গে 45 মিনিটের সময় খুঁজে বের করো, 10:00-এর আগে নয় এবং শুক্রবারও নয়। পাঠানোর আগে আমন্ত্রণটি আমাকে দেখাও।
- আমি 14th ও 15th-এ Singapore-এ থাকব। Sydney থেকে ফ্লাইট এবং ভেন্যুর কাছে প্রতি রাতে $300-এর কমে একটি হোটেল খুঁজে দাও। আমি বেছে না নেওয়া পর্যন্ত কিছু বুক করো না।
- কোম্পানির বাইরের কারও সঙ্গে যেকোনো মিটিংয়ের আগের সন্ধ্যায় আমার জন্য এক পাতার ব্রিফ লেখো।
কাজ করে দেখুন
উদাহরণ ডেটা দিয়ে কাজের একটি রেকর্ডিং, দ্রুতগতিতে দেখানো হয়েছে। থামিয়ে দেখুন, যেকোনো অংশে যান, বা নিজেই মাউসের নিয়ন্ত্রণ নিন।
স্ক্রিনে যা আছে
Gmail
Google Calendar
Slack
একটি কাজ বেছে নিন। দেখুন কীভাবে শেষ হয়।
- কখনপ্রতি কর্মদিবসে, 7:30
- যা করেপড়ে, সাজায়, খসড়া লেখে
- যা কখনো করে নাআপনার অনুমতি ছাড়া ইমেইল পাঠানো
- Yamato Outdoor-এর Haruka বৃহস্পতিবার 3 PM-এ দেখা করতে চানখসড়া তৈরি
- Pacific Freight-এর ইনভয়েস, $4,280, শুক্রবারের মধ্যে পরিশোধ করতে হবেক্রয়াদেশের সঙ্গে মিলে গেছে
- নমুনা চালানের কাস্টমস ফর্মপূরণ করা হয়েছে
- কেন
- মিটিংয়ের নতুন সময় নিশ্চিত করুন।
- কোথায়
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- কী আশা করতে পারেন
- শুধু এই ইমেইলটিই পাঠানো হবে। অন্য খসড়াগুলো খসড়াই থাকবে।
আপনার টিম। সবকিছুর সঙ্গে যুক্ত।
ইনবক্স (46) · মেইল+ইনবক্স0
তারকাচিহ্নিত
খসড়া2
পাঠানো
আপনাকে দরকার3
অবগতির জন্য7
আর্কাইভ করা36
3সামলানো হয়েছে
7সারাংশ করা হয়েছে
36আর্কাইভ করা হয়েছে
কাল্পনিক তথ্য দিয়ে তৈরি নমুনা রিপ্লে, দ্রুতগতিতে দেখানো হচ্ছে। থামিয়ে দেখুন, ইচ্ছেমতো এগিয়ে-পিছিয়ে দেখুন, বা নিজেই মাউসের নিয়ন্ত্রণ নিন।
সাধারণ কিছু প্রশ্ন
এআই এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট কী?
এআই এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট হলো এমন একটি এআই এজেন্ট যা একজন এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্টের ডেস্কের কাজ করে: ইনবক্স গোছায়, ক্যালেন্ডার সামলায়, মিটিংয়ের ব্রিফ তৈরি করে, ভ্রমণের পরিকল্পনা করে এবং নথির খসড়া লেখে। Monmo এজেন্ট নিজস্ব কম্পিউটারে আপনার Gmail ও Google Calendar ব্যবহার করে এসব কাজ করে এবং কিছু পাঠানো, বুক করা বা বদলানোর আগে অনুমতি নেয়।
এআই এজেন্ট কি একজন এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্টের জায়গা নিতে পারে?
এআই এজেন্ট ইনবক্স বাছাই, সময়সূচি তৈরি, মিটিং ব্রিফ, ভ্রমণের তথ্য খোঁজা, খরচের হিসাব ও নথি তৈরির মতো নিয়মিত ডেস্কের কাজ করে। এটি ফোন ধরে না, অতিথিকে স্বাগত জানায় না, মিটিংয়ে উপস্থিত থাকে না বা কাকে সময় দেবেন তা ঠিক করে না। যাদের আগে থেকেই অ্যাসিস্ট্যান্ট আছেন, তারা সেই ব্যক্তির নিয়মিত কাজের চাপ কমাতে এটি ব্যবহার করেন।
এটি কি কাজের এআই পার্সোনাল অ্যাসিস্ট্যান্টের মতোই?
হ্যাঁ, নাম দুটির অর্থ অনেকটাই কাছাকাছি। কাজের এআই পার্সোনাল অ্যাসিস্ট্যান্ট ও এআই এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট দুটোই একজনের ইমেইল, ক্যালেন্ডার, ভ্রমণ ও কাগজপত্র সামলায়। Monmo-তে আপনি এই ভূমিকা নির্ধারণ করেন: কার সময় রক্ষা করবে এবং কোন অ্যাপ ব্যবহার করতে পারবে তা আপনি জানান। একই এজেন্ট বুকিং ও সাবস্ক্রিপশনের মতো ব্যক্তিগত কাজও করতে পারে।
এটি কি অনুমতি ছাড়া ইমেইল পাঠায় বা মিটিং গ্রহণ করে?
না। এজেন্ট নিজে পড়ে, বাছাই করে ও খসড়া লেখে। তারপর কিছু পাঠানোর আগে কারণসহ একটি কার্ডে উত্তর, আমন্ত্রণ বা বুকিং দেখায়। একটি কার্ডে এক ব্যাচ কাজ থাকতে পারে, যেমন নয়টি নিয়মিত উত্তর। আপনি প্রতিটি সম্পাদনা, অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করতে পারেন। প্রত্যাখ্যান করা উত্তর পাঠানো হয় না।
এটি কি আমার মিটিংয়ের কার্যবিবরণী লিখতে পারে?
হ্যাঁ, ট্রান্সক্রিপ্ট বা রেকর্ডিং থেকে পারে। আপনার মিটিং টুল সেটি Google Drive-এ সেভ করলে এজেন্ট তা পড়ে কার্যবিবরণী লেখে এবং প্রতিটি করণীয় দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও তারিখসহ একটি হালনাগাদ তালিকায় যোগ করে। এজেন্ট মিটিংয়ে উপস্থিত ছিল না, তাই কার্যবিবরণী শেয়ারের আগে নথিভুক্ত সিদ্ধান্তগুলো যাচাই করুন।
এটি কি Gmail-এর পাশাপাশি Outlook-এও কাজ করে?
হ্যাঁ। আপনি যে মেইলবক্স ও ক্যালেন্ডার ব্যবহার করেন, Gmail ও Google Calendar অথবা Outlook, নিজের অ্যাকাউন্ট দিয়ে সংযুক্ত করুন। ওই অ্যাকাউন্টের যতটুকু অ্যাক্সেস আছে, এজেন্টেরও ঠিক ততটুকুই থাকবে। সংযোগ দিয়ে কোনো ধাপ সম্পন্ন করা না গেলে এজেন্ট নিজের ব্রাউজারে ওয়েব সংস্করণ খুলে সেখানে কাজটি করতে পারে।
আপনার পরের সহকর্মীআজই শুরু করতে পারে।
এক মিনিটে আপনার প্রথম এআই এজেন্ট তৈরি করুন। শুরু করতে কোনো খরচ নেই।