Assistente contábil de IA: agente de IA para Xero e QuickBooks
Um assistente contábil de IA é um agente de IA que mantém sua escrituração em dia no Xero ou QuickBooks. Um agente da Monmo classifica transações, concilia lançamentos bancários, registra contas, cobra faturas vencidas e prepara relatórios de fechamento mensal. Ele pede autorização antes de alterar o livro contábil ou enviar qualquer coisa. Não entrega declarações fiscais nem presta consultoria contábil: um profissional qualificado decide o tratamento e aprova o trabalho.
Atualizado em 2026-11-13 · Comece grátis. Planos pagos a partir de $15 por mês.
A descrição do cargo, item por item
Cada item é uma responsabilidade comum nas descrições desse cargo. Ao lado, você vê como o agente cuida dela e até onde age por conta própria.
- ExecutaPesquisa, leitura, redação e criação. Nada sai da sua empresa.
- Executa com sua aprovaçãoA última etapa envolve enviar, publicar, pagar ou alterar um registro. Por isso, o agente mostra um cartão para sua aprovação antes de agir.
- Prepara, você decideEsta tarefa exige sua avaliação. O agente traz os fatos e uma recomendação.
- Fica com vocêLigações, reuniões presenciais, assinaturas e relacionamentos.
| # | Na descrição do cargo | Como o agente faz | Até onde age sozinho |
|---|---|---|---|
| 01 | Registrar as transações diárias e classificar cada uma na conta correta. | Todas as manhãs, o agente lê os novos lançamentos bancários no Xero ou QuickBooks e sugere uma conta e um código tributário para cada um, com base em como você classificou lançamentos semelhantes antes. Os que geram dúvida são sinalizados. Os lançamentos só são registrados quando você aprova o lote. | Executa com sua aprovação |
| 02 | Conciliar extratos bancários e de cartão com a escrituração e investigar diferenças. | Compara cada lançamento bancário, de cartão e de repasse da Stripe com as faturas, contas e comprovantes no Xero, propõe as correspondências e investiga a causa de cada diferença: uma duplicidade, um comprovante ausente ou um valor incorreto. Nada é marcado como conciliado sem sua aprovação. | Executa com sua aprovação |
| 03 | Registrar contas de fornecedores, conferi-las com pedidos e aprovações e programar pagamentos. | Encontra faturas de fornecedores no Gmail, lê o valor, o imposto e o vencimento e confere cada uma com o pedido de compra e a respectiva aprovação. Prepara as contas no QuickBooks e uma lista semanal de pagamentos. Você aprova os dois e libera os pagamentos. | Executa com sua aprovação |
| 04 | Emitir faturas para clientes, registrar pagamentos recebidos e cobrar contas em atraso. | Prepara as faturas do mês no Xero com base nos seus pedidos ou registros de horas e identifica os pagamentos conforme chegam. Para faturas com 7, 14 ou 30 dias de atraso, redige um lembrete no seu tom de voz. Faturas e lembretes só são enviados com sua autorização. | Executa com sua aprovação |
| 05 | Preparar os valores da folha de pagamento ou processá-la e manter os registros atualizados. | Reúne horas trabalhadas, ausências e alterações de remuneração da sua planilha de horas no Google Sheets, calcula o salário bruto de cada pessoa e lista o que mudou em relação ao mês anterior. Você confere os valores e processa a folha ou os encaminha ao seu prestador de serviços de folha de pagamento. | Prepara, você decide |
| 06 | Processar solicitações de despesas e reembolsos de funcionários e arquivar os comprovantes. | Lê cada solicitação e seus comprovantes e confere os valores, as datas e sua política de despesas, sinalizando comprovantes ausentes ou pedidos acima do limite. As solicitações aprovadas são registradas no QuickBooks, os comprovantes são arquivados no Google Drive e o reembolso aguarda sua autorização. | Executa com sua aprovação |
| 07 | Manter o livro contábil e preparar o balancete no fechamento mensal. | No terceiro dia útil, gera o balancete no Xero, rastreia qualquer divergência até o lançamento de origem e prepara os lançamentos de competência e correção. Um lançamento só é registrado quando você ou seu contador o aprova. | Executa com sua aprovação |
| 08 | Produzir relatórios como demonstração de resultados, balanço patrimonial e contas a receber e a pagar por vencimento. | Após o fechamento do mês, reúne a demonstração de resultados, o balanço patrimonial e as contas a receber e a pagar por vencimento do QuickBooks em uma única pasta de trabalho no Google Sheets. Ao lado de cada valor, inclui os números do mês anterior e do ano anterior, além de uma nota de meia página sobre as mudanças. | Executa |
| 09 | Manter os registros financeiros organizados e dar suporte a contadores e auditores no fechamento anual. | Enquanto trabalha, arquiva cada fatura, comprovante e extrato no Google Drive por ano, mês e fornecedor. No fechamento anual, reúne as planilhas solicitadas pelo contador e associa cada documento pedido ao respectivo lançamento contábil. | Executa |
| 10 | Decidir como tratar transações incomuns e verificar se os lançamentos seguem as normas contábeis. | O tratamento contábil não é uma decisão do agente. Um item incomum no Xero, como a compra de um ativo, uma fatura do exterior ou um reembolso referente a outro período, fica pendente junto com seus documentos, o histórico de tratamento de itens semelhantes e uma pergunta para seu contador. | Prepara, você decide |
| 11 | Preparar e entregar declarações de imposto sobre vendas, VAT ou GST e outras obrigações legais. | O agente não entrega declarações nem presta consultoria tributária. Antes de cada prazo, concilia as contas de impostos e prepara um papel de trabalho no Google Sheets mostrando como cada valor foi calculado, com as dúvidas para o profissional qualificado responsável pela entrega. | Fica com você |
| 12 | Preparar depósitos bancários e lidar com dinheiro em espécie e cheques. | Dinheiro em espécie e cheques são físicos, então ficam com você. Envie uma foto do comprovante de depósito e o agente prepara o lançamento no QuickBooks. Depois, acompanha os lançamentos bancários e avisa se o dinheiro não tiver entrado após três dias. | Fica com você |
O agente cuida de 8 de 12 itens, alguns com sua aprovação
De onde vêm as responsabilidades. As doze atividades são as que aparecem com mais frequência em descrições públicas de vagas de escrituração e assistência contábil. Foram reescritas e comparadas com a lista de tarefas do O*NET para auxiliares de escrituração, contabilidade e auditoria. Conferido com base no O*NET OnLine: 43-3031.00 Auxiliares de escrituração, contabilidade e auditoria
Uma semana com seu Assistente contábil de IA
Classifica os lançamentos bancários de ontem e apresenta o lote em um cartão, sinalizando os que geram dúvida.
Lista as faturas com 7, 14 e 30 dias de atraso e prepara um lembrete para cada cliente.
Prepara as contas de fornecedores recebidas na semana e a lista de pagamentos para sexta-feira.
Mostra a posição de caixa: saldo bancário, valores a receber e contas a pagar nas próximas duas semanas.
Gera o balancete, prepara os lançamentos de fechamento mensal e reúne os relatórios.
Prepara o papel de trabalho tributário e a lista de dúvidas para a pessoa responsável pela entrega.
O que você fornece no primeiro dia
- Xero ou QuickBooks, conectado com um login que tenha apenas as permissões que você quiser conceder
- Integração bancária ativada no seu software contábil. O agente não precisa do seu login bancário
- A caixa de e-mail que recebe as contas e os comprovantes de fornecedores
- Seu plano de contas e códigos tributários, além do livro contábil do ano anterior para aprender como você faz as classificações
- As regras: prazos de pagamento, limites de aprovação e quando cobrar um cliente em atraso
- As listas de verificação do seu contador para os fechamentos mensal e anual
O que fica com você
- Entrega de declarações fiscais e outras obrigações legais. Um profissional qualificado entrega e assina.
- Tratamento e orientação contábil. O agente consulta seu contador e não decide.
- Liberação de pagamentos e processamento da folha. O agente prepara os valores; você autoriza.
- Dinheiro em espécie, cheques e documentos que ninguém digitalizou ou fotografou.
- Aprovação final das contas.
Contrate em três etapas
- 01
Defina a função
Crie um agente, dê um nome a ele e apresente o trabalho como faria com um novo assistente contábil: explique sua empresa, o encerramento do exercício, quem aprova cada coisa e quais lançamentos sempre precisam de uma segunda revisão. Cole sua lista de verificação do fechamento mensal, se tiver uma.
- 02
Conceda acesso
Conecte o Xero ou QuickBooks e a caixa de e-mail que recebe as contas usando suas próprias contas e escolha permitir que o agente as utilize. Ele primeiro lê o livro contábil do ano anterior para aprender como você classifica os lançamentos.
- 03
Defina a primeira rotina
Peça ao agente para classificar os lançamentos bancários da semana passada e mostrar o lote. Corrija os erros e combine a rotina: classificação nos dias úteis às 8:00, faturas vencidas na segunda-feira e fechamento mensal no terceiro dia útil.
Primeiros pedidos
- Classifique os lançamentos bancários desta semana no Xero da mesma forma que fizemos no ano passado. Mostre o lote e sinalize tudo que gerar dúvida.
- Liste todas as faturas com mais de 14 dias de atraso e prepare um lembrete para cada cliente. Peça autorização antes de enviar.
- Encontre as contas de fornecedores recebidas por e-mail nesta semana, confira cada uma com seu pedido de compra e prepare os registros no QuickBooks.
- No terceiro dia útil de cada mês, gere o balancete e reúna os relatórios para meu contador.
Veja em ação
Uma demonstração acelerada com dados de exemplo. Pause, avance ou volte no vídeo, ou assuma o controle do mouse.
Na tela
Xero
Gmail
Google Sheets
Google Drive
Escolha uma tarefa. Veja como ela é feita.
- Por quê
- Sua rotina contábil de segunda a sexta.
- Onde
- Fieldwork no Xero · conta empresarial
- O que esperar
- Marca 18 lançamentos como conciliados. Os 2 lançamentos com divergências ficam para você revisar, e nenhum lembrete é enviado.
Sua equipe. Conectada a tudo.
Caixa e contas a receber — semana 7+Replays de exemplo com dados fictícios, em velocidade acelerada. Pause, avance ou volte na gravação, ou assuma o controle do mouse.
Perguntas frequentes
O que é um assistente contábil de IA?
Um assistente contábil de IA é um agente de IA que faz o trabalho de rotina da escrituração no seu software contábil: classifica transações, concilia lançamentos bancários, registra contas, cobra faturas vencidas e prepara relatórios de fechamento mensal. Um agente da Monmo trabalha no Xero ou QuickBooks com seu próprio login e pede autorização antes de alterar o livro contábil ou enviar qualquer coisa.
Um agente de IA pode substituir um assistente contábil?
Ele assume a digitação, a conciliação, as cobranças e a preparação de relatórios. Não decide o tratamento contábil, não entrega declarações, não aprova as contas nem lida com dinheiro em espécie. Você ainda precisa de um profissional de escrituração ou contador para revisar o trabalho, responder às dúvidas e aprovar o fechamento do mês. Assim, esse profissional dedica seu tempo à análise em vez da digitação de dados.
O agente funciona com Xero e QuickBooks?
Sim, com os dois. Você conecta seu próprio login do Xero ou QuickBooks, e o agente recebe as permissões desse login. Ele trabalha pela conexão ou em seu próprio navegador quando a conexão não cobre alguma tarefa. Outros aplicativos contábeis estão no diretório de aplicativos. A leitura não precisa de aprovação; registrar lançamentos, enviar e pagar precisam.
O agente pode entregar minhas declarações ou dar orientação tributária?
Não. Entregar declarações de imposto sobre vendas, VAT ou GST, assinar as contas e prestar orientação tributária são atividades regulamentadas para um profissional qualificado. O agente prepara o material: concilia as contas de impostos, cria um papel de trabalho mostrando como cada valor foi calculado e lista as dúvidas em aberto. A pessoa responsável pela entrega confere os valores e assina.
O agente pode pagar contas ou movimentar dinheiro?
Não por conta própria. Ele prepara a lista de pagamentos com fornecedor, valor, vencimento e a conta correspondente a cada item. Você libera os pagamentos no seu banco ou software contábil, e o agente não precisa do seu login bancário. Se uma etapa do pagamento passar por um aplicativo conectado, ele mostra um cartão primeiro e só age com sua autorização.
Como saber se os lançamentos do agente estão corretos?
Revise os lançamentos, especialmente no primeiro mês. O agente sinaliza cada item que gera dúvida, lista o que não conseguiu conciliar e mostra como cada valor foi calculado. Ele pode errar. Nada é registrado no livro contábil sem sua aprovação, e um profissional qualificado deve revisar o fechamento mensal como faria com o trabalho de qualquer assistente contábil.
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