Penjaga buku AI: ejen AI untuk Xero dan QuickBooks
Penjaga buku AI ialah ejen AI yang memastikan rekod perakaunan anda sentiasa siap dalam Xero atau QuickBooks. Ejen Monmo mengkod transaksi, memadankan transaksi bank, memasukkan bil, membuat susulan invois tertunggak dan menyediakan laporan akhir bulan. Ia meminta kebenaran sebelum mengubah lejar atau menghantar apa-apa. Ia tidak memfailkan cukai atau memberi nasihat perakaunan: individu yang layak menentukan kaedah perakaunan dan meluluskan akaun.
Dikemas kini 2026-11-13 · Percuma untuk bermula. Pelan berbayar dari $15 sebulan.
Huraian kerja, tugas demi tugas
Setiap baris ialah tugas yang lazim disenaraikan dalam huraian kerja bagi peranan ini. Di sebelahnya, anda boleh lihat cara ejen mengendalikannya dan sejauh mana ejen boleh bertindak sendiri.
- Ejen uruskanPenyelidikan, pembacaan, penyediaan draf dan pembangunan. Tiada apa-apa dihantar ke luar perniagaan anda.
- Ejen uruskan, minta izin dahuluLangkah terakhir melibatkan penghantaran, penerbitan, pembayaran atau perubahan rekod, jadi ejen memaparkan kad untuk anda terlebih dahulu.
- Ejen sediakan, anda tentukanTugas ini memerlukan pertimbangan anda. Ejen menyediakan fakta dan cadangan.
- Anda uruskanPanggilan, pertemuan bersemuka, tandatangan dan hubungan.
| # | Dalam huraian kerja | Cara ejen melakukannya | Sejauh mana ejen bertindak |
|---|---|---|---|
| 01 | Merekod transaksi harian dan mengkod setiap satu ke akaun yang betul. | Setiap pagi, ia membaca transaksi baharu dalam suapan bank di Xero atau QuickBooks dan mencadangkan akaun serta kod cukai untuk setiap satu, berdasarkan cara anda mengkod transaksi serupa sebelum ini. Transaksi yang tidak pasti ditandakan. Entri dipos apabila anda meluluskan kelompok tersebut. | Ejen uruskan, minta izin dahulu |
| 02 | Membuat rekonsiliasi penyata bank dan kad dengan rekod perakaunan serta menyiasat sebarang perbezaan. | Ia membandingkan setiap transaksi bank, kad dan pembayaran daripada Stripe dengan invois, bil dan resit dalam Xero, mencadangkan padanan dan mencari punca setiap perbezaan: transaksi pendua, resit yang tiada atau amaun yang salah. Tiada apa-apa ditandakan sebagai telah direkonsiliasi sehingga anda meluluskannya. | Ejen uruskan, minta izin dahulu |
| 03 | Memasukkan bil pembekal, memadankannya dengan pesanan dan kelulusan, serta menjadualkan pembayaran. | Ia mencari invois pembekal dalam Gmail, membaca amaun, cukai dan tarikh akhir, serta menyemak setiap satu dengan pesanan belian dan individu yang meluluskannya. Ia menyediakan bil dalam QuickBooks dan senarai pembayaran mingguan. Anda meluluskan kedua-duanya dan melaksanakan pembayaran. | Ejen uruskan, minta izin dahulu |
| 04 | Mengeluarkan invois pelanggan, merekod bayaran yang diterima dan membuat susulan akaun tertunggak. | Ia menyediakan draf invois bulanan dalam Xero berdasarkan pesanan atau lembaran masa anda dan memadankan bayaran apabila diterima. Bagi setiap invois yang tertunggak 7, 14 atau 30 hari, ia menyediakan peringatan mengikut gaya bahasa anda. Invois dan peringatan dihantar setelah anda memberi kebenaran. | Ejen uruskan, minta izin dahulu |
| 05 | Menyediakan angka gaji atau menjalankan proses gaji dan memastikan rekod gaji sentiasa terkini. | Ia mengumpulkan jam bekerja, cuti dan perubahan gaji daripada lembaran masa anda dalam Google Sheets, mengira gaji kasar setiap orang dan menyenaraikan perbezaan berbanding bulan lalu. Anda menyemak angka tersebut dan menjalankan proses gaji sendiri, atau menyerahkannya kepada penyedia perkhidmatan gaji anda. | Ejen sediakan, anda tentukan |
| 06 | Memproses tuntutan perbelanjaan dan bayaran balik kakitangan serta memfailkan resit. | Ia membaca setiap tuntutan bersama resit dan menyemak amaun, tarikh serta dasar perbelanjaan anda, lalu menandakan resit yang tiada atau tuntutan yang melebihi had. Tuntutan yang diluluskan dimasukkan ke dalam QuickBooks, resit difailkan dalam Google Drive, dan bayaran balik menunggu kebenaran anda. | Ejen uruskan, minta izin dahulu |
| 07 | Mengurus lejar am dan menyediakan imbangan duga pada akhir bulan. | Pada hari bekerja ketiga, ia menjana imbangan duga dalam Xero, menjejak sebarang perbezaan kembali kepada entrinya, dan menyediakan draf akruan serta pembetulan sebagai jurnal. Jurnal hanya dipos apabila anda atau akauntan anda meluluskannya. | Ejen uruskan, minta izin dahulu |
| 08 | Menyediakan laporan seperti untung rugi, kunci kira-kira serta pengumuran akaun belum terima dan belum bayar. | Selepas penutupan bulan, ia mengambil laporan untung rugi, kunci kira-kira serta pengumuran akaun belum terima dan belum bayar daripada QuickBooks ke dalam satu buku kerja Google Sheets, dengan angka bulan lalu dan tahun lalu di sebelah setiap angka serta nota setengah halaman tentang perubahannya. | Ejen uruskan |
| 09 | Memastikan rekod kewangan tersusun dan membantu akauntan serta juruaudit pada akhir tahun. | Semasa bekerja, ia memfailkan setiap invois, resit dan penyata dalam Google Drive mengikut tahun, bulan dan pembekal. Pada akhir tahun, ia mengumpulkan jadual yang diminta oleh akauntan anda dan memadankan setiap dokumen yang diminta dengan entri lejarnya. | Ejen uruskan |
| 10 | Menentukan kaedah perakaunan untuk transaksi luar biasa dan menyemak pematuhan entri dengan peraturan perakaunan. | Kaedah perakaunan bukan keputusannya. Item luar biasa dalam Xero, seperti pembelian aset, invois luar negara atau bayaran balik merentas tempoh, ditangguhkan bersama dokumen berkaitan, cara item serupa dikendalikan dan soalan untuk akauntan anda. | Ejen sediakan, anda tentukan |
| 11 | Menyediakan dan memfailkan penyata cukai jualan, VAT atau GST serta pemfailan berkanun lain. | Ia tidak memfailkan penyata atau memberi nasihat cukai. Sebelum setiap tarikh pemfailan, ia membuat rekonsiliasi akaun cukai dan menyediakan kertas kerja dalam Google Sheets yang menunjukkan cara setiap angka diperoleh, bersama soalan yang belum terjawab untuk individu yang layak membuat pemfailan. | Anda uruskan |
| 12 | Menyediakan deposit bank dan mengendalikan tunai serta cek. | Tunai dan cek perlu dikendalikan secara fizikal, jadi kedua-duanya kekal di bawah tanggungjawab anda. Hantar foto slip deposit dan ia menyediakan entri dalam QuickBooks, kemudian memantau suapan bank dan memberitahu anda jika wang belum diterima selepas tiga hari. | Anda uruskan |
8 daripada 12 tugas dikendalikan oleh ejen, sebahagiannya selepas kelulusan anda
Sumber senarai tugas. Dua belas tugas ini ialah tugas yang paling kerap muncul dalam huraian kerja awam untuk penjaga buku dan kerani akaun. Tugas-tugas ini telah ditulis semula dan disemak dengan senarai tugas O*NET untuk kerani simpan kira, perakaunan dan pengauditan. Disemak berdasarkan O*NET OnLine: 43-3031.00 Kerani Simpan Kira, Perakaunan dan Pengauditan
Seminggu bersama Penjaga buku AI anda
Mengkod transaksi bank semalam dan meletakkan kelompok tersebut pada satu kad, dengan transaksi yang tidak pasti ditandakan.
Menyenaraikan invois yang tertunggak 7, 14 dan 30 hari serta menyediakan draf peringatan untuk setiap pelanggan.
Menyediakan bil pembekal minggu tersebut daripada peti masuk dan senarai pembayaran untuk hari Jumaat.
Menunjukkan kedudukan tunai: baki bank, wang yang bakal diterima dan bil yang perlu dibayar dalam dua minggu akan datang.
Menjana imbangan duga, menyediakan draf jurnal akhir bulan dan menyediakan set laporan.
Menyediakan kertas kerja cukai dan senarai soalan untuk individu yang membuat pemfailan.
Apa yang anda berikan pada hari pertama
- Xero atau QuickBooks, disambungkan dengan log masuk yang hanya mempunyai kebenaran yang anda tetapkan
- Suapan bank yang diaktifkan dalam perisian perakaunan anda. Ejen tidak memerlukan log masuk bank anda
- Peti mel tempat bil pembekal dan resit diterima
- Carta akaun dan kod cukai anda, serta lejar tahun lalu untuk mempelajari cara anda mengkod
- Peraturan anda: terma pembayaran, had kelulusan dan bila perlu membuat susulan bayaran lewat
- Senarai semak akhir bulan dan akhir tahun daripada akauntan anda
Apa yang kekal di bawah tanggungjawab anda
- Pemfailan penyata cukai dan pemfailan berkanun lain. Individu yang layak memfailkan dan menandatangani.
- Kaedah dan nasihat perakaunan. Ejen bertanya kepada akauntan anda dan tidak membuat keputusan.
- Melaksanakan pembayaran dan menjalankan proses gaji. Ejen menyediakan angka; anda memberi kebenaran.
- Tunai, cek dan dokumen yang belum diimbas atau difoto.
- Kelulusan akhir akaun.
Ambil ejen dalam tiga langkah
- 01
Tentukan peranan
Cipta ejen, namakannya dan berikan taklimat seperti kepada penjaga buku baharu: perniagaan anda, akhir tahun kewangan, siapa yang meluluskan apa, dan entri yang sentiasa memerlukan semakan kedua. Tampalkan senarai semak akhir bulan anda jika ada.
- 02
Berikan akses
Sambungkan Xero atau QuickBooks dan peti mel tempat bil diterima menggunakan akaun anda sendiri, kemudian tetapkan bahawa ejen ini boleh menggunakannya. Ia membaca lejar tahun lalu terlebih dahulu untuk mempelajari cara anda mengkod.
- 03
Tetapkan rutin pertama
Minta ejen mengkod transaksi bank minggu lalu dan menunjukkan kelompok tersebut kepada anda. Betulkan kesilapannya, kemudian tetapkan rutin: pengkodan setiap hari bekerja pada 8:00, invois tertunggak pada hari Isnin, dan kerja akhir bulan pada hari bekerja ketiga.
Permintaan untuk bermula
- Kod transaksi bank minggu ini dalam Xero mengikut cara kita mengkodnya tahun lalu. Tunjukkan kelompok tersebut dan tandakan apa-apa yang anda tidak pasti.
- Senaraikan setiap invois yang tertunggak lebih daripada 14 hari dan sediakan draf peringatan untuk setiap pelanggan. Minta kebenaran sebelum menghantar.
- Cari bil pembekal yang diemel kepada kita minggu ini, semak setiap satu dengan pesanan beliannya dan sediakannya dalam QuickBooks.
- Pada hari bekerja ketiga setiap bulan, jana imbangan duga dan sediakan set laporan untuk akauntan saya.
Lihat cara ia bekerja
Rakaman contoh dengan data sampel, dimainkan lebih pantas. Jeda, langkau ke mana-mana bahagian atau kawal tetikus sendiri.
Pada skrin
Xero
Gmail
Google Sheets
Google Drive
Pilih tugasan. Lihat cara ia disiapkan.
- Mengapa
- Rutin simpan kira anda setiap hari bekerja.
- Di mana
- Fieldwork di Xero · akaun perniagaan
- Apa yang boleh dijangka
- Menandakan 18 transaksi sebagai telah direkonsiliasi. 2 transaksi yang meragukan diserahkan untuk semakan anda, dan tiada peringatan dihantar.
Pasukan anda. Terhubung dengan segalanya.
Tunai dan akaun belum terima — minggu 7+Contoh rakaman dengan data rekaan, dimainkan lebih pantas. Jeda rakaman, lompat ke mana-mana bahagian, atau kendalikan sendiri tetikus.
Soalan lazim
Apa itu penjaga buku AI?
Penjaga buku AI ialah ejen AI yang menjalankan kerja rutin penjaga buku dalam perisian perakaunan anda: mengkod transaksi, memadankan transaksi bank, memasukkan bil, membuat susulan invois tertunggak dan menyediakan laporan akhir bulan. Ejen Monmo berfungsi dalam Xero atau QuickBooks menggunakan log masuk anda sendiri dan meminta kebenaran sebelum mengubah lejar atau menghantar apa-apa.
Bolehkah ejen AI menggantikan penjaga buku?
Ejen AI mengambil alih kerja memasukkan data, memadankan transaksi, membuat susulan dan menyediakan laporan. Ia tidak menentukan kaedah perakaunan, memfailkan penyata, meluluskan akaun atau mengendalikan tunai. Anda masih memerlukan penjaga buku atau akauntan untuk menyemak kerjanya, menjawab soalannya dan meluluskan akaun bulanan. Masa mereka boleh digunakan untuk membuat pertimbangan dan bukannya memasukkan data.
Adakah ejen AI ini berfungsi dengan Xero dan QuickBooks?
Ya, dengan kedua-duanya. Anda menyambungkan log masuk Xero atau QuickBooks anda sendiri, dan ejen mempunyai kebenaran yang diberikan kepada log masuk tersebut. Ia bekerja melalui sambungan itu, atau dalam pelayar sendiri apabila sambungan tidak menyokong sesuatu tugas. Aplikasi perakaunan lain disenaraikan dalam direktori aplikasi. Membaca tidak memerlukan kelulusan; mempos, menghantar dan membayar memerlukannya.
Bolehkah ejen AI memfailkan cukai atau memberi nasihat cukai?
Tidak. Pemfailan penyata cukai jualan, VAT atau GST, penandatanganan akaun dan pemberian nasihat cukai ialah kerja terkawal untuk individu yang layak. Ejen menyediakan bahan yang diperlukan: akaun cukai yang telah direkonsiliasi, kertas kerja yang menunjukkan cara setiap angka diperoleh dan senarai soalan yang belum terjawab. Individu yang membuat pemfailan menyemak angka dan menandatangani.
Bolehkah ejen AI membayar bil atau memindahkan wang?
Tidak dengan sendiri. Ejen menyediakan senarai pembayaran: pembekal, amaun, tarikh akhir dan bil bagi setiap item. Anda melaksanakan pembayaran dalam bank atau perisian perakaunan anda, dan ejen tidak memerlukan log masuk bank anda. Jika langkah pembayaran dibuat melalui aplikasi yang disambungkan, ia menunjukkan kad terlebih dahulu dan hanya bertindak apabila anda memberi kebenaran.
Bagaimana saya tahu entri ejen AI betul?
Semak entri tersebut, terutamanya pada bulan pertama. Ejen menandakan setiap transaksi yang tidak pasti, menyenaraikan apa yang tidak dapat dipadankan dan menunjukkan cara setiap angka diperoleh. Ia boleh membuat kesilapan. Tiada apa-apa dimasukkan ke dalam lejar sehingga anda meluluskan, dan individu yang layak perlu menyemak akaun akhir bulan seperti yang dilakukan untuk mana-mana penjaga buku.
Pekerja baharu andaboleh mula hari ini.
Cipta ejen pertama anda dalam seminit. Percuma untuk bermula.