Auxiliar contable con IA: un agente de IA para Xero y QuickBooks
Un auxiliar contable con IA es un agente de IA que mantiene tu contabilidad al día en Xero o QuickBooks. Un agente de Monmo clasifica transacciones, concilia movimientos bancarios, registra facturas de proveedores, hace seguimiento de facturas vencidas y prepara informes de cierre mensual. Pide permiso antes de modificar el libro mayor o enviar cualquier documento. No presenta impuestos ni ofrece asesoramiento contable: un profesional cualificado decide el tratamiento y aprueba el trabajo.
Actualizado: 2026-11-13 · Empieza gratis. Planes de pago desde $15 al mes.
La descripción del puesto, punto por punto
Cada punto es una función habitual en las descripciones de este puesto. A su lado se indica cómo la aborda el agente y hasta dónde actúa por su cuenta.
- Lo haceInvestigar, leer, redactar y crear. Nada sale de tu empresa.
- Lo hace, pero pregunta antesEl último paso implica enviar, publicar, pagar o modificar un registro, así que primero te muestra una tarjeta para que lo apruebes.
- Lo prepara, tú decidesEsta tarea requiere tu criterio. El agente te aporta los datos y una recomendación.
- Queda en tus manosLlamadas, reuniones presenciales, firmas y relaciones personales.
| # | En la descripción del puesto | Cómo lo hace el agente | Hasta dónde actúa por su cuenta |
|---|---|---|---|
| 01 | Registrar las transacciones diarias y clasificar cada una en la cuenta correcta. | Cada mañana lee los nuevos movimientos bancarios en Xero o QuickBooks y propone una cuenta y un código fiscal para cada uno, según cómo hayas clasificado movimientos similares. Marca los que generan dudas. Los asientos se registran cuando apruebas el lote. | Lo hace, pero pregunta antes |
| 02 | Conciliar los extractos bancarios y de tarjetas con la contabilidad e investigar las diferencias. | Compara cada movimiento bancario, de tarjeta y de pagos de Stripe con las facturas y recibos en Xero, propone las coincidencias y busca la causa de cada diferencia: un duplicado, un recibo que falta o un importe incorrecto. Nada se marca como conciliado hasta que lo apruebas. | Lo hace, pero pregunta antes |
| 03 | Registrar facturas de proveedores, cotejarlas con pedidos y aprobaciones, y programar pagos. | Busca facturas de proveedores en Gmail, lee el importe, los impuestos y la fecha de vencimiento, y comprueba cada una con la orden de compra y quién la aprobó. Prepara las facturas en QuickBooks y una lista semanal de pagos. Tú apruebas ambas cosas y ejecutas los pagos. | Lo hace, pero pregunta antes |
| 04 | Emitir facturas a clientes, registrar los pagos recibidos y hacer seguimiento de los saldos vencidos. | Prepara borradores de las facturas del mes en Xero a partir de tus pedidos o registros de horas y coteja los pagos a medida que llegan. Redacta un recordatorio con tu tono para las facturas vencidas hace 7, 14 o 30 días. Las facturas y los recordatorios se envían cuando das permiso. | Lo hace, pero pregunta antes |
| 05 | Preparar los datos de nómina o procesarla y mantener actualizados sus registros. | Recopila las horas, ausencias y cambios salariales de tu registro de horas en Google Sheets, calcula el salario bruto de cada persona y enumera las diferencias con el mes anterior. Tú revisas las cifras y procesas la nómina o se las pasas a tu proveedor de nóminas. | Lo prepara, tú decides |
| 06 | Gestionar los gastos y reembolsos del personal y archivar los recibos. | Lee cada solicitud y sus recibos, comprueba los importes y las fechas según tu política de gastos y señala si falta un recibo o se supera el límite. Las solicitudes aprobadas se registran en QuickBooks, los recibos se archivan en Google Drive y el reembolso espera tu autorización. | Lo hace, pero pregunta antes |
| 07 | Mantener el libro mayor y preparar el balance de comprobación al cierre de mes. | El tercer día laborable genera el balance de comprobación en Xero, rastrea cualquier discrepancia hasta su asiento y prepara borradores de asientos de periodificación y corrección. Cada asiento se registra solo cuando tú o tu asesor contable lo aprobáis. | Lo hace, pero pregunta antes |
| 08 | Preparar informes como la cuenta de resultados, el balance y la antigüedad de saldos pendientes de cobro y pago. | Tras el cierre mensual, reúne la cuenta de resultados, el balance y la antigüedad de saldos pendientes de cobro y pago de QuickBooks en un libro de Google Sheets. Incluye las cifras del mes y año anteriores junto a cada dato y una nota de media página sobre los cambios. | Lo hace |
| 09 | Mantener organizados los registros financieros y apoyar a contables y auditores en el cierre anual. | Archiva cada factura, recibo y extracto en Google Drive por año, mes y proveedor mientras trabaja. Al cierre anual reúne los desgloses que solicita tu asesor contable y vincula cada documento solicitado con su asiento en el libro mayor. | Lo hace |
| 10 | Decidir cómo tratar las transacciones poco habituales y comprobar que los asientos cumplen las normas contables. | El tratamiento contable no lo decide el agente. Si encuentra una operación poco habitual en Xero, como la compra de un activo, una factura extranjera o un reembolso entre periodos, la deja pendiente junto con sus documentos, el tratamiento de casos similares y una pregunta para tu asesor contable. | Lo prepara, tú decides |
| 11 | Preparar y presentar declaraciones del impuesto sobre ventas, IVA o GST y otras declaraciones obligatorias. | No presenta declaraciones ni ofrece asesoramiento fiscal. Antes de cada fecha de presentación, concilia las cuentas fiscales y prepara una hoja de trabajo en Google Sheets que muestra cómo se obtuvo cada cifra, con las preguntas pendientes para el profesional cualificado que presenta la declaración. | Queda en tus manos |
| 12 | Preparar ingresos bancarios y gestionar efectivo y cheques. | El efectivo y los cheques son físicos, así que quedan en tus manos. Envía una foto del justificante de ingreso y el agente preparará el asiento en QuickBooks. Después revisará los movimientos bancarios y te avisará si el dinero no ha llegado en tres días. | Queda en tus manos |
El agente se encarga de 8 de 12 funciones, algunas con tu aprobación previa
De dónde salen estas funciones. Las doce tareas son las que aparecen con más frecuencia en las ofertas públicas de empleo para auxiliares contables y de teneduría de libros. Se han reformulado y contrastado con la lista de tareas de O*NET para auxiliares de teneduría de libros, contabilidad y auditoría. Contrastadas con O*NET OnLine: 43-3031.00 Auxiliares de teneduría de libros, contabilidad y auditoría
Una semana con tu Auxiliar contable con IA
Clasifica los movimientos bancarios de ayer y presenta el lote en una tarjeta, con los movimientos dudosos marcados.
Enumera las facturas vencidas hace 7, 14 y 30 días y prepara un recordatorio para cada cliente.
Prepara las facturas de proveedores recibidas durante la semana y la lista de pagos para el viernes.
Muestra la situación de tesorería: saldo bancario, cobros y pagos previstos durante las dos próximas semanas.
Genera el balance de comprobación, prepara los asientos de cierre mensual y reúne los informes.
Prepara la hoja de trabajo fiscal y la lista de preguntas para quien presenta la declaración.
Qué le das el primer día
- Xero o QuickBooks, conectado con una cuenta que tenga solo los permisos que quieras darle
- La conexión bancaria activada en tu software contable. No necesita tus credenciales bancarias
- El buzón donde llegan las facturas de proveedores y los recibos
- Tu plan de cuentas y códigos fiscales, y el libro mayor del año pasado para aprender cómo clasificas los movimientos
- Las reglas: plazos de pago, límites de aprobación y cuándo reclamar un pago atrasado
- Las listas de comprobación de cierre mensual y anual de tu asesor contable
Qué queda en tus manos
- La presentación de declaraciones fiscales y otras declaraciones obligatorias. Un profesional cualificado las presenta y firma.
- El tratamiento y asesoramiento contable. Consulta a tu asesor contable y no toma la decisión.
- La ejecución de pagos y nóminas. Prepara las cifras; tú autorizas.
- El efectivo, los cheques y los documentos que nadie haya escaneado o fotografiado.
- La aprobación final de las cuentas.
Contrata uno en tres pasos
- 01
Define el puesto
Crea un agente, ponle nombre y dale instrucciones como a un nuevo auxiliar contable: cómo es tu empresa, cuándo cierra el ejercicio, quién aprueba cada cosa y qué asientos siempre necesitan una segunda revisión. Pega tu lista de cierre mensual si tienes una.
- 02
Dale acceso
Conecta Xero o QuickBooks y el buzón donde llegan las facturas con tus propias cuentas, y autoriza al agente a utilizarlos. Primero lee el libro mayor del año pasado para aprender cómo clasificas los movimientos.
- 03
Establece la primera rutina
Pídele que clasifique los movimientos bancarios de la semana pasada y te muestre el lote. Corrige los errores y después establece la rutina: clasificación cada día laborable a las 8:00, facturas vencidas los lunes y cierre mensual el tercer día laborable.
Qué pedirle para empezar
- Clasifica los movimientos bancarios de esta semana en Xero como lo hicimos el año pasado. Muéstrame el lote y marca todo lo que te genere dudas.
- Enumera todas las facturas con más de 14 días de retraso y prepara un recordatorio para cada cliente. Pide permiso antes de enviarlos.
- Busca las facturas de proveedores que hemos recibido por correo esta semana, comprueba cada una con su orden de compra y prepáralas en QuickBooks.
- El tercer día laborable de cada mes, genera el balance de comprobación y reúne los informes para mi asesor contable.
Míralo en acción
Una demostración acelerada con datos de ejemplo. Puedes pausarla, avanzar o retroceder, o tomar el control del ratón.
En pantalla
Xero
Gmail
Google Sheets
Google Drive
Elige una tarea. Mira cómo se hace.
- Por qué
- Tu rutina contable de lunes a viernes.
- Dónde
- Fieldwork en Xero · cuenta de empresa
- Qué puedes esperar
- Marca 18 movimientos como conciliados. Los 2 movimientos inusuales quedan para que los revises y no se envía ningún recordatorio.
Tu equipo. Conectado a todo.
Tesorería y cuentas por cobrar — semana 7+Grabaciones de ejemplo con datos ficticios, a velocidad acelerada. Puedes pausarlas, recorrerlas o tomar el control del ratón.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un auxiliar contable con IA?
Un auxiliar contable con IA es un agente de IA que realiza tareas contables rutinarias en tu software: clasifica transacciones, coteja movimientos bancarios, registra facturas de proveedores, hace seguimiento de facturas vencidas y prepara informes de cierre mensual. Un agente de Monmo trabaja en Xero o QuickBooks con tu propia cuenta y pide permiso antes de modificar el libro mayor o enviar cualquier documento.
¿Puede un agente de IA sustituir a un auxiliar contable?
Puede encargarse de introducir y cotejar datos, hacer seguimiento de pagos y preparar informes. No decide el tratamiento contable, presenta declaraciones, aprueba las cuentas ni maneja efectivo. Sigues necesitando un auxiliar o asesor contable que revise su trabajo, responda a sus preguntas y apruebe el cierre mensual. Así puede dedicar su tiempo a las decisiones profesionales en lugar de a introducir datos.
¿Funciona con Xero y QuickBooks?
Sí, con ambos. Conectas tu propia cuenta de Xero o QuickBooks y el agente dispone de los permisos de esa cuenta. Trabaja mediante la conexión o en su propio navegador cuando la conexión no cubre alguna tarea. Hay otras aplicaciones contables en el directorio de aplicaciones. Leer no requiere aprobación; registrar asientos, enviar y pagar sí.
¿Puede presentar mis impuestos o dar asesoramiento fiscal?
No. Presentar declaraciones del impuesto sobre ventas, IVA o GST, firmar las cuentas y asesorar sobre impuestos son tareas reguladas para un profesional cualificado. El agente prepara el trabajo: concilia las cuentas fiscales, elabora una hoja que muestra cómo se obtuvo cada cifra y enumera las preguntas pendientes. La persona que presenta la declaración comprueba las cifras y firma.
¿Puede pagar facturas o mover dinero?
No por su cuenta. Prepara la lista de pagos con el proveedor, el importe, la fecha de vencimiento y la factura correspondiente a cada línea. Tú ejecutas los pagos en tu banco o software contable, y el agente no necesita tus credenciales bancarias. Si algún paso del pago se realiza en una aplicación conectada, primero muestra una tarjeta y solo actúa cuando das permiso.
¿Cómo sé si sus asientos son correctos?
Revísalos, sobre todo durante el primer mes. El agente marca cada movimiento que le genera dudas, enumera lo que no ha podido cotejar y muestra cómo se obtuvo cada cifra. Puede equivocarse. Nada se registra en el libro mayor hasta que lo apruebas, y un profesional cualificado debe revisar el cierre mensual como lo haría con el trabajo de cualquier auxiliar contable.
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