Kế toán AI: tác nhân AI cho Xero và QuickBooks
Kế toán AI là tác nhân AI giúp sổ sách của bạn luôn sẵn sàng trong Xero hoặc QuickBooks. Tác nhân Monmo định khoản giao dịch, đối chiếu các dòng sao kê ngân hàng, nhập hóa đơn nhà cung cấp, nhắc thanh toán hóa đơn quá hạn và lập báo cáo cuối tháng. Tác nhân xin phép trước khi thay đổi sổ cái hoặc gửi bất kỳ thông tin nào. Tác nhân không nộp tờ khai thuế hay tư vấn kế toán: người có chuyên môn quyết định cách hạch toán và phê duyệt.
Cập nhật 2026-11-13 · Bắt đầu miễn phí. Các gói trả phí từ $15 mỗi tháng.
Từng nhiệm vụ trong mô tả công việc
Mỗi dòng là một nhiệm vụ thường có trong mô tả công việc của vai trò này. Bên cạnh là cách tác nhân xử lý nhiệm vụ đó và mức độ tự thực hiện.
- Tự thực hiệnNghiên cứu, đọc, soạn thảo và xây dựng. Không có gì được gửi ra ngoài doanh nghiệp.
- Thực hiện sau khi hỏi bạnBước cuối là gửi, đăng, thanh toán hoặc thay đổi bản ghi, nên tác nhân sẽ hiển thị một thẻ để bạn duyệt trước.
- Chuẩn bị để bạn quyết địnhNhiệm vụ này cần bạn đánh giá. Tác nhân cung cấp thông tin thực tế và đề xuất.
- Bạn đảm nhiệmCuộc gọi, gặp mặt trực tiếp, ký kết và duy trì các mối quan hệ.
| # | Trong mô tả công việc | Cách tác nhân thực hiện | Mức độ tự thực hiện |
|---|---|---|---|
| 01 | Ghi nhận giao dịch hàng ngày và định khoản vào đúng tài khoản. | Mỗi sáng, tác nhân đọc các dòng giao dịch ngân hàng mới trong Xero hoặc QuickBooks và đề xuất tài khoản cùng mã thuế cho từng dòng, dựa trên cách bạn định khoản các giao dịch tương tự trước đây. Những dòng chưa chắc chắn sẽ được đánh dấu. Bút toán chỉ được ghi sổ khi bạn duyệt cả đợt. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 02 | Đối soát sao kê ngân hàng và thẻ với sổ sách, tìm nguyên nhân chênh lệch. | Tác nhân so sánh từng dòng giao dịch ngân hàng, thẻ và khoản thanh toán từ Stripe với hóa đơn và biên lai trong Xero, đề xuất các mục khớp nhau và tìm nguyên nhân từng chênh lệch: giao dịch trùng, thiếu biên lai hoặc sai số tiền. Không mục nào được đánh dấu đã đối soát cho đến khi bạn duyệt. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 03 | Nhập hóa đơn nhà cung cấp, đối chiếu với đơn hàng và phê duyệt, rồi lên lịch thanh toán. | Tác nhân tìm hóa đơn nhà cung cấp trong Gmail, đọc số tiền, thuế và hạn thanh toán, rồi kiểm tra từng hóa đơn với đơn mua hàng và người đã phê duyệt. Tác nhân chuẩn bị hóa đơn trong QuickBooks và danh sách thanh toán hàng tuần. Bạn duyệt cả hai và thực hiện thanh toán. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 04 | Xuất hóa đơn cho khách hàng, ghi nhận tiền đã nhận và nhắc các khoản quá hạn. | Tác nhân soạn hóa đơn tháng trong Xero từ đơn hàng hoặc bảng chấm công của bạn và đối chiếu các khoản thanh toán khi tiền về. Mỗi khoản quá hạn 7, 14 hoặc 30 ngày đều có lời nhắc được soạn theo giọng điệu của bạn. Hóa đơn và lời nhắc chỉ được gửi khi bạn cho phép. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 05 | Chuẩn bị số liệu hoặc xử lý bảng lương và cập nhật hồ sơ tiền lương. | Tác nhân tổng hợp giờ làm, ngày nghỉ và thay đổi về lương từ bảng chấm công trong Google Sheets, tính lương gộp cho từng người và liệt kê các điểm khác với tháng trước. Bạn kiểm tra số liệu và tự xử lý bảng lương hoặc chuyển cho đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương. | Chuẩn bị để bạn quyết định |
| 06 | Xử lý đề nghị thanh toán chi phí của nhân viên, hoàn tiền và lưu biên lai. | Tác nhân đọc từng đề nghị cùng biên lai, kiểm tra số tiền, ngày tháng và chính sách chi phí của bạn, rồi đánh dấu biên lai thiếu hoặc khoản vượt hạn mức. Các đề nghị đã duyệt được nhập vào QuickBooks, biên lai được lưu trong Google Drive và việc hoàn tiền chờ bạn cho phép. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 07 | Quản lý sổ cái và lập bảng cân đối thử vào cuối tháng. | Vào ngày làm việc thứ ba, tác nhân lập bảng cân đối thử trong Xero, tìm lại bút toán gây ra các khoản không khớp và soạn bút toán dồn tích, điều chỉnh. Bút toán chỉ được ghi sổ khi bạn hoặc kế toán của bạn duyệt. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 08 | Lập báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo tuổi nợ phải thu, phải trả. | Sau khi chốt tháng, tác nhân đưa báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và tuổi nợ phải thu, phải trả từ QuickBooks vào một tệp Google Sheets. Mỗi số liệu được đặt cạnh số của tháng trước và năm trước, kèm ghi chú nửa trang về những thay đổi. | Tự thực hiện |
| 09 | Sắp xếp hồ sơ tài chính và hỗ trợ kế toán, kiểm toán viên vào cuối năm. | Trong quá trình làm việc, tác nhân lưu từng hóa đơn, biên lai và sao kê trong Google Drive theo năm, tháng và nhà cung cấp. Cuối năm, tác nhân tập hợp các bảng kê kế toán yêu cầu và đối chiếu từng chứng từ được yêu cầu với bút toán tương ứng trong sổ cái. | Tự thực hiện |
| 10 | Quyết định cách hạch toán giao dịch bất thường và kiểm tra bút toán tuân thủ quy định kế toán. | Tác nhân không quyết định cách hạch toán. Các khoản bất thường trong Xero, như mua tài sản, hóa đơn nước ngoài hoặc hoàn tiền qua nhiều kỳ, được giữ lại cùng chứng từ, cách xử lý các khoản tương tự và câu hỏi dành cho kế toán của bạn. | Chuẩn bị để bạn quyết định |
| 11 | Chuẩn bị và nộp tờ khai thuế bán hàng, VAT hoặc GST và các hồ sơ theo quy định khác. | Tác nhân không nộp tờ khai hay tư vấn thuế. Trước mỗi hạn nộp, tác nhân đối soát các tài khoản thuế và lập bảng tính trong Google Sheets, cho thấy cách tính từng số liệu, kèm các câu hỏi còn mở cho người có chuyên môn phụ trách nộp hồ sơ. | Bạn đảm nhiệm |
| 12 | Chuẩn bị tiền gửi ngân hàng và xử lý tiền mặt, séc. | Tiền mặt và séc là tài sản vật lý nên bạn vẫn phụ trách. Gửi ảnh giấy nộp tiền, tác nhân sẽ chuẩn bị bút toán trong QuickBooks, theo dõi giao dịch ngân hàng và báo cho bạn nếu tiền chưa về sau ba ngày. | Bạn đảm nhiệm |
Tác nhân xử lý 8 trên 12 nhiệm vụ, một số cần bạn phê duyệt trước
Nguồn tham khảo cho các nhiệm vụ. Mười hai mục trên là những nhiệm vụ xuất hiện thường xuyên nhất trong các mô tả công việc công khai của nhân viên ghi sổ và kế toán, được diễn đạt lại và đối chiếu với danh sách nhiệm vụ O*NET dành cho nhân viên ghi sổ, kế toán và kiểm toán. Đã đối chiếu với O*NET OnLine: 43-3031.00 Nhân viên ghi sổ, kế toán và kiểm toán
Một tuần làm việc cùng Kế toán AI của bạn
Định khoản giao dịch ngân hàng hôm qua và đưa cả đợt vào một thẻ, đánh dấu các dòng chưa chắc chắn.
Liệt kê hóa đơn quá hạn 7, 14 và 30 ngày, rồi soạn lời nhắc cho từng khách hàng.
Chuẩn bị hóa đơn nhà cung cấp trong tuần từ hộp thư và danh sách thanh toán cho thứ Sáu.
Cho biết tình hình tiền: số dư ngân hàng, tiền dự kiến thu và hóa đơn đến hạn trả trong hai tuần tới.
Lập bảng cân đối thử, soạn bút toán cuối tháng và chuẩn bị bộ báo cáo.
Lập bảng tính thuế và danh sách câu hỏi cho người nộp hồ sơ.
Bạn cần cung cấp gì vào ngày đầu
- Xero hoặc QuickBooks, kết nối bằng tài khoản chỉ có những quyền bạn muốn cấp
- Bật kết nối dữ liệu ngân hàng trong phần mềm kế toán. Tác nhân không cần thông tin đăng nhập ngân hàng của bạn
- Hộp thư nhận hóa đơn nhà cung cấp và biên lai
- Hệ thống tài khoản, mã thuế và sổ cái năm ngoái để tác nhân học cách bạn định khoản
- Các quy tắc: điều khoản thanh toán, hạn mức phê duyệt và thời điểm nhắc khách hàng trả chậm
- Danh sách kiểm tra cuối tháng và cuối năm của kế toán
Phần việc bạn đảm nhiệm
- Nộp tờ khai thuế và các hồ sơ theo quy định khác. Người có chuyên môn sẽ nộp và ký.
- Quyết định cách hạch toán và tư vấn kế toán. Tác nhân hỏi kế toán của bạn và không tự quyết định.
- Thực hiện thanh toán và xử lý bảng lương. Tác nhân chuẩn bị số liệu; bạn cho phép thực hiện.
- Tiền mặt, séc và giấy tờ chưa được quét hoặc chụp ảnh.
- Phê duyệt sổ sách kế toán.
Tuyển một tác nhân qua ba bước
- 01
Mô tả vai trò
Tạo tác nhân, đặt tên và giao việc như với một nhân viên kế toán mới: thông tin doanh nghiệp, thời điểm kết thúc năm tài chính, ai duyệt việc gì và những bút toán luôn cần kiểm tra lại. Dán danh sách kiểm tra cuối tháng nếu bạn có.
- 02
Cấp quyền truy cập
Kết nối Xero hoặc QuickBooks và hộp thư nhận hóa đơn bằng tài khoản của bạn, rồi cho phép tác nhân này sử dụng. Trước tiên, tác nhân đọc sổ cái năm ngoái để học cách bạn định khoản.
- 03
Thiết lập lịch làm việc đầu tiên
Yêu cầu tác nhân định khoản các giao dịch ngân hàng tuần trước và cho bạn xem cả đợt. Sửa những chỗ sai, rồi thống nhất lịch: định khoản mỗi ngày trong tuần lúc 8:00, xử lý hóa đơn quá hạn vào thứ Hai và công việc cuối tháng vào ngày làm việc thứ ba.
Những yêu cầu đầu tiên
- Định khoản các giao dịch ngân hàng tuần này trong Xero theo cách chúng ta đã làm năm ngoái. Cho tôi xem cả đợt và đánh dấu những dòng chưa chắc chắn.
- Liệt kê tất cả hóa đơn quá hạn hơn 14 ngày và soạn lời nhắc cho từng khách hàng. Hỏi tôi trước khi gửi.
- Tìm các hóa đơn nhà cung cấp gửi qua email trong tuần này, kiểm tra từng hóa đơn với đơn mua hàng và chuẩn bị trong QuickBooks.
- Vào ngày làm việc thứ ba mỗi tháng, lập bảng cân đối thử và chuẩn bị bộ báo cáo cho kế toán của tôi.
Xem cách hoạt động
Bản ghi minh họa dùng dữ liệu mẫu, được tua nhanh. Bạn có thể tạm dừng, tua đến đoạn bất kỳ hoặc tự điều khiển chuột.
Trên màn hình
Xero
Gmail
Google Sheets
Google Drive
Chọn việc. Xem tác nhân hoàn thành.
- Lý do
- Quy trình ghi sổ mỗi ngày trong tuần của bạn.
- Địa điểm
- Fieldwork trong Xero · tài khoản doanh nghiệp
- Kết quả dự kiến
- Đánh dấu 18 giao dịch là đã đối soát. Giữ lại 2 giao dịch bất thường để bạn kiểm tra và không gửi lời nhắc nào.
Đội ngũ của bạn. Kết nối với mọi thứ.
Tiền và các khoản phải thu — tuần 7+Các bản phát lại minh họa dùng dữ liệu giả lập và được tăng tốc. Bạn có thể tạm dừng, tua đến đoạn bất kỳ hoặc tự điều khiển chuột.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán AI là gì?
Kế toán AI là tác nhân AI làm các công việc kế toán thường ngày trong phần mềm của bạn: định khoản giao dịch, đối chiếu giao dịch ngân hàng, nhập hóa đơn, nhắc thanh toán quá hạn và lập báo cáo cuối tháng. Tác nhân Monmo làm việc trong Xero hoặc QuickBooks bằng tài khoản của bạn và xin phép trước khi thay đổi sổ cái hoặc gửi bất kỳ thông tin nào.
Tác nhân AI có thể thay thế nhân viên kế toán không?
Tác nhân AI đảm nhận việc nhập liệu, đối chiếu, nhắc thanh toán và lập báo cáo. Tác nhân không quyết định cách hạch toán, nộp tờ khai, phê duyệt sổ sách hay xử lý tiền mặt. Bạn vẫn cần nhân viên kế toán hoặc kế toán viên kiểm tra công việc, trả lời các câu hỏi và phê duyệt sổ sách cuối tháng. Nhờ đó, họ dành thời gian cho việc xét đoán thay vì nhập liệu.
Tác nhân AI có dùng được với Xero và QuickBooks không?
Có, tác nhân AI dùng được với cả hai. Bạn kết nối tài khoản Xero hoặc QuickBooks của mình và tác nhân có các quyền của tài khoản đó. Tác nhân làm việc qua kết nối hoặc trên trình duyệt riêng nếu kết nối không hỗ trợ một thao tác nào đó. Các ứng dụng kế toán khác có trong danh mục ứng dụng. Việc đọc dữ liệu không cần phê duyệt; ghi sổ, gửi và thanh toán thì cần.
Tác nhân AI có thể nộp tờ khai hoặc tư vấn thuế không?
Không. Nộp tờ khai thuế bán hàng, VAT hoặc GST, ký duyệt sổ sách và tư vấn thuế là các công việc theo quy định dành cho người có chuyên môn. Tác nhân chuẩn bị bằng cách đối soát tài khoản thuế, lập bảng tính cho thấy cách tính từng số liệu và liệt kê các câu hỏi còn mở. Người nộp hồ sơ kiểm tra số liệu và ký.
Tác nhân AI có thể thanh toán hóa đơn hoặc chuyển tiền không?
Tác nhân AI không tự thực hiện. Tác nhân chuẩn bị danh sách thanh toán gồm nhà cung cấp, số tiền, hạn thanh toán và hóa đơn tương ứng với từng khoản. Bạn thực hiện thanh toán trong ngân hàng hoặc phần mềm kế toán; tác nhân không cần thông tin đăng nhập ngân hàng của bạn. Nếu một bước thanh toán được thực hiện qua ứng dụng đã kết nối, tác nhân sẽ hiển thị thẻ trước và chỉ thực hiện khi bạn cho phép.
Làm sao biết các bút toán của tác nhân AI là đúng?
Bạn cần kiểm tra các bút toán, đặc biệt trong tháng đầu tiên. Tác nhân AI đánh dấu từng dòng chưa chắc chắn, liệt kê những mục không đối chiếu được và cho thấy cách tính từng số liệu. Tác nhân có thể mắc lỗi. Không bút toán nào được ghi vào sổ cái trước khi bạn duyệt, và người có chuyên môn nên kiểm tra sổ sách cuối tháng như với công việc của bất kỳ nhân viên kế toán nào.
Nhân sự tiếp theo của bạncó thể bắt đầu ngay hôm nay.
Tạo tác nhân AI đầu tiên của bạn trong một phút. Bắt đầu miễn phí.