Est-il sûr de laisser un agent IA agir pour vous ?
Oui, si l’agent dispose d’un accès limité, demande votre accord avant d’agir et si vous vérifiez ce que vous approuvez. Aucun outil n’est sans risque. Un agent peut mal interpréter un e-mail ou choisir la mauvaise fiche. C’est pourquoi Monmo demande l’accord d’une personne entre la décision de l’agent et toute action qui sort de votre entreprise.
Les garde-fous reposent sur trois niveaux. Vous choisissez ce à quoi l’agent a accès : uniquement les applications que vous connectez et lui autorisez. Vous décidez de ce qu’il peut faire : les actions importantes attendent votre accord. Enfin, vous pouvez le voir et l’arrêter : regardez son écran, prenez la souris ou retirez-lui l’accès.
Que peut faire un agent sans demander ?
Le travail qui reste au sein de votre entreprise ne nécessite pas d’approbation. L’agent lit, cherche, compare, rédige, analyse et crée des fichiers sans s’arrêter, car rien de tout cela ne modifie quoi que ce soit en dehors de son propre ordinateur. C’est l’essentiel du travail et ce qui rend un agent utile : la préparation est terminée avant qu’on vous demande quoi que ce soit.
- Lire les e-mails, fiches et documents dans les applications autorisées
- Faire des recherches sur le web dans son propre navigateur
- Rédiger des réponses, publications, rapports et propositions
- Créer des tableurs, présentations et documents sur son ordinateur, conservés dans la Bibliothèque
- Confier une partie d’une tâche à un autre agent et attendre le résultat
Quelles actions demandent votre accord ?
Ces actions attendent votre accord : envoyer un e-mail ou un message, payer, poster, publier, et créer, modifier ou supprimer quoi que ce soit dans vos applications. L’agent prépare d’abord le travail, puis s’arrête et affiche une carte. Rien ne se passe dans vos applications avant votre accord. Si vous refusez, rien ne se passe du tout.
Deux précisions importantes. D’abord, vous pouvez choisir de toujours autoriser un type d’action, puis revenir sur ce choix dans les paramètres. C’est votre décision, pas celle de l’agent. Ensuite, tous les clics ne sont pas soumis à votre accord : pendant ses recherches, l’agent ouvre des pages et lance des recherches dans son navigateur sans afficher de carte. Connecter une application ne lance aucun travail en soi.
| Action soumise à votre accord | Par exemple |
|---|---|
| Envoyer | Une réponse à un client ou un message à un collègue |
| Payer | Un vol, un abonnement ou une facture fournisseur |
| Poster ou publier | Une publication sur les réseaux sociaux, une page web ou une fiche produit |
| Créer | Une facture, un prospect ou un événement dans l’agenda |
| Modifier | L’étape d’une affaire, un prix ou une commande |
| Supprimer | Une fiche, un fichier ou un événement dans l’agenda |
Que contient une carte d’approbation ?
Une carte indique quatre choses : ce que l’agent va faire, pourquoi, où et ce qui suivra. Elle vise à vous donner assez d’informations pour décider sans ouvrir l’application. Vous acceptez ou refusez ensuite. Si vous refusez, rien ne change dans votre application et vous pouvez indiquer à l’agent ce qu’il doit faire autrement.
| Sur la carte | Ce qu’elle indique | Exemple |
|---|---|---|
| Quoi | L’action, en une ligne | Envoyer 11 réponses à des clients |
| Pourquoi | La raison pour laquelle l’agent veut agir | Chaque réponse respecte votre politique de remboursement et la commande est vérifiée |
| Où | L’application et le compte concernés | Votre adresse de support dans Gmail |
| Ce qui suivra | Ce qui aura changé après l’action | Onze clients reçoivent un e-mail de votre adresse |
Comment fonctionnent les lots ?
Une carte peut regrouper plusieurs actions similaires : vous donnez ainsi votre accord une fois au lieu de onze. Un agent de support peut par exemple présenter onze réponses courantes sur une seule carte. Vous pouvez ouvrir chacune d’elles, en modifier le texte, puis approuver le lot. Tout ce qui sort du cadre, comme un remboursement important, fait l’objet d’une carte distincte.
La sécurité d’un lot dépend de la façon dont vous le vérifiez. Les premières fois, ouvrez chaque élément. Par la suite, lisez-en un échantillon et examinez attentivement tout ce qui semble différent du reste. Si un lot contient quelque chose que vous n’auriez pas envoyé vous-même, refusez-le et expliquez pourquoi, pour améliorer le suivant.
Pouvez-vous voir l’agent travailler et prendre la main ?
Oui. Chaque agent travaille sur son propre bureau et vous pouvez ouvrir une vue en direct de son écran à tout moment. Si vous préférez effectuer une étape vous-même, prenez la souris. L’agent attend pendant que vous travaillez et reprend quand vous lui rendez la main. Vous pouvez ensuite consulter son activité, les sources utilisées et les fichiers créés.
Comment retirer un accès ?
Vous pouvez retirer à tout moment l’accès d’un agent à une application. Il ne peut alors plus y lire ni agir. L’accès comporte deux niveaux : le compte que vous avez connecté et les agents autorisés à l’utiliser. Vous pouvez retirer une application à un agent ou déconnecter le compte pour toute l’équipe. Vous pouvez aussi consulter, corriger ou supprimer ce qu’un agent a mémorisé.
Quelles sont les limites des approbations ?
L’approbation vous confie la décision. Elle ne garantit pas que celle-ci est la bonne. Si vous acceptez une carte sans la lire, l’e-mail est envoyé ou la fiche est modifiée. Certaines actions sont irréversibles : un e-mail envoyé le reste. Vous restez responsable de ce que vous approuvez, comme pour un travail qu’un membre de votre équipe vous soumettrait pour signature.
Les approbations portent sur les actions, pas sur l’exactitude du contenu. Un résumé de recherche ou un brouillon ne nécessite pas de carte et peut tout de même contenir une erreur. Vérifiez donc les faits importants avant de vous y fier. Commencez par des tâches à faible risque, puis élargissez le travail confié à l’agent à mesure que vous constatez qu’il le fait correctement.