Tuyển tác nhân AI như thế nào?
Để tuyển một tác nhân AI, hãy cung cấp sáu điều mà một nhân viên mới cần: vai trò, quyền truy cập, thông tin nền, việc đầu tiên, lịch làm việc và phản hồi. Bạn không cần kỹ năng kỹ thuật. Trên Monmo, bạn chỉ cần diễn đạt bằng ngôn ngữ đơn giản, qua tin nhắn hoặc ghi âm, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật. Tác nhân sẽ bắt đầu làm việc trên máy tính riêng của mình.
- Bước 1: Mô tả vai trò. Nêu công việc, thế nào là làm tốt và những gì tác nhân cần chuyển lại cho bạn.
- Bước 2: Cấp quyền truy cập. Kết nối các ứng dụng cần thiết qua tài khoản của bạn và chọn ứng dụng tác nhân này được dùng.
- Bước 3: Chia sẻ thông tin nền. Cung cấp chính sách, mẫu, ví dụ trước đây và những tên tác nhân sẽ gặp.
- Bước 4: Giao việc đầu tiên. Chọn một việc thực tế, nhỏ và có kết quả bạn có thể kiểm tra.
- Bước 5: Thống nhất lịch làm việc. Quyết định khi nào tác nhân tự làm việc, chẳng hạn 7:30 mỗi ngày trong tuần.
- Bước 6: Đánh giá và góp ý. Đọc kết quả, nói rõ cần sửa gì và chấp thuận hoặc từ chối các việc tác nhân xin phép thực hiện.
Bước 1: Mô tả vai trò
Hãy mô tả vai trò như khi hướng dẫn một nhân viên trong buổi sáng đầu tiên: công việc gói gọn trong một câu, các nhiệm vụ theo thứ tự thực hiện, cách bạn muốn làm và những gì phải chuyển cho bạn. Ngắn gọn, cụ thể sẽ hiệu quả hơn dài dòng, chung chung. Thông thường, nửa trang là đủ để bắt đầu.
Ví dụ: bạn phụ trách hộp thư hỗ trợ của Fieldwork, một cửa hàng trực tuyến. Đọc từng email, kiểm tra đơn hàng và soạn câu trả lời ngắn gọn, thân thiện. Chuyển cho tôi các yêu cầu hoàn tiền trên $100, khiếu nại và mọi vấn đề liên quan đến an toàn. Đó là một bản mô tả vai trò đầy đủ. Nó nêu rõ công việc, các bước, giọng điệu và giới hạn để tác nhân có thể bắt đầu.
Bước 2 và 3: Cấp quyền và chia sẻ thông tin nền
Chỉ cấp cho tác nhân những quyền tối thiểu cần để làm việc. Các ứng dụng được kết nối qua tài khoản của bạn và bạn chọn ứng dụng mỗi tác nhân được dùng: tác nhân hỗ trợ cần hộp thư và cửa hàng, không cần ngân hàng. Việc đọc không cần phê duyệt. Trước khi gửi, thanh toán, đăng bài hoặc thay đổi bản ghi, tác nhân sẽ hiện thẻ để bạn phê duyệt. Bạn cũng có thể thu hồi quyền dùng ứng dụng sau này.
Sau đó, hãy chia sẻ những điều một đồng nghiệp sẽ nói với người mới trong tuần đầu. Cung cấp chính sách, mẫu, vài ví dụ công việc bạn hài lòng và tên khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm. Tác nhân lưu những thông tin này làm bối cảnh và ghi nhớ cách làm bạn muốn, để bạn không phải nhắc lại ở mỗi nhiệm vụ.
Bước 4 và 5: Giao việc đầu tiên và thống nhất lịch làm việc
Hãy chọn một việc đầu tiên thực tế, nhỏ và dễ kiểm tra: hai mươi email hỗ trợ hôm qua, các dòng giao dịch ngân hàng tháng trước hoặc danh sách mười khách hàng tiềm năng. Một việc thực tế giúp bạn hiểu nhiều hơn một bài thử, còn việc nhỏ giúp hạn chế mức độ sai sót. Hãy yêu cầu tác nhân cho thấy cách làm, chẳng hạn nguồn thông tin hoặc đơn hàng đã kiểm tra.
Khi việc đầu tiên được hoàn thành đúng, hãy thống nhất lúc tác nhân tự làm việc mà không cần bạn yêu cầu. Lịch làm việc có thể theo giờ, như 7:30 mỗi ngày trong tuần hoặc 8:00 mỗi thứ Hai, hoặc theo sự kiện trong ứng dụng đã kết nối, như khi có email mới gửi đến địa chỉ hỗ trợ. Từ đó, tác nhân tự bắt đầu làm việc dù bạn có mở ứng dụng hay không.
Bước 6: Đánh giá và góp ý
Hãy đánh giá công việc của tác nhân như với nhân viên mới: kiểm tra kỹ lúc đầu, sau đó kiểm tra theo mẫu. Mở các bản nháp, đối chiếu một vài thông tin với nguồn và đọc từng thẻ phê duyệt trước khi chấp thuận. Khi có gì chưa đúng, hãy nói rõ bằng lời đơn giản, chẳng hạn viết ngắn hơn, không bao giờ đề nghị giảm giá hoặc đưa mã đơn hàng vào dòng tiêu đề.
Tác nhân ghi nhớ góp ý của bạn và áp dụng vào những công việc sau. Nếu lỗi vẫn lặp lại, có thể mô tả vai trò chưa rõ: hãy thêm quy tắc vào đó hoặc đưa một ví dụ về kết quả tốt. Bạn vẫn chịu trách nhiệm về những gì mình phê duyệt, vì vậy đừng chấp thuận cả một nhóm việc khi chưa đọc.
Nên kiểm tra gì trong tuần đầu tiên?
Hãy kiểm tra bảy điều trong tuần đầu và ghi lại những gì bạn thấy. Mục đích không phải là bắt lỗi tác nhân, mà là tìm ra phần việc nào chỉ cần kiểm tra theo mẫu, phần nào bạn vẫn cần đọc từng dòng, rồi dùng những gì học được để hướng dẫn rõ ràng hơn.
- Công việc có đúng với vai trò bạn đã mô tả hay tác nhân đã làm thêm những việc bạn không yêu cầu?
- Thông tin có chính xác không? Hãy mở nguồn, đơn hàng hoặc dòng sổ cái để kiểm tra một số mẫu.
- Cách viết có giống bạn không? Hãy so sánh ba bản nháp với nội dung bạn tự viết.
- Các thẻ phê duyệt có hỏi đúng việc không, và thông tin trên đó có đủ để bạn quyết định không?
- Tác nhân có chạy đúng lịch đã thống nhất và gửi kết quả đến nơi bạn mong đợi không?
- Tác nhân có nhiều quyền hơn mức công việc cần không? Hãy thu hồi quyền với ứng dụng không được dùng.
- Tác nhân đã chuyển những gì cho bạn, và có điều nào trong số đó nên trở thành quy tắc trong mô tả vai trò không?
Khi nào nên thêm tác nhân thứ hai?
Hãy thêm tác nhân thứ hai khi tác nhân đầu tiên đang làm việc hữu ích và có một công việc khác cần được thực hiện. Mỗi tác nhân nên có một vai trò: hướng dẫn, kiểm tra và góp ý cho một tác nhân hỗ trợ và một tác nhân kế toán sẽ dễ hơn giao cả hai việc cho một tác nhân. Một tác nhân Chánh văn phòng điều phối cả nhóm, để các tác nhân có thể chuyển việc cho nhau và trả lại cho bạn một kết quả.