Trợ lý điều hành AI cho email và lịch làm việc
Trợ lý điều hành AI, hay trợ lý cá nhân AI cho công việc, là tác nhân AI đảm nhận các công việc bàn giấy của một trợ lý điều hành. Tác nhân Monmo phân loại email, quản lý lịch, chuẩn bị thông tin trước cuộc họp, lên kế hoạch công tác và soạn tài liệu trên máy tính riêng, theo lịch đã định. Tác nhân hỏi bạn trước khi gửi, đặt chỗ hoặc thanh toán; còn cuộc gọi, khách đến và quyết định dành thời gian cho ai vẫn do bạn xử lý.
Cập nhật 2026-11-13 · Bắt đầu miễn phí. Các gói trả phí từ $15 mỗi tháng.
Từng nhiệm vụ trong mô tả công việc
Mỗi dòng là một nhiệm vụ thường có trong mô tả công việc của vai trò này. Bên cạnh là cách tác nhân xử lý nhiệm vụ đó và mức độ tự thực hiện.
- Tự thực hiệnNghiên cứu, đọc, soạn thảo và xây dựng. Không có gì được gửi ra ngoài doanh nghiệp.
- Thực hiện sau khi hỏi bạnBước cuối là gửi, đăng, thanh toán hoặc thay đổi bản ghi, nên tác nhân sẽ hiển thị một thẻ để bạn duyệt trước.
- Chuẩn bị để bạn quyết địnhNhiệm vụ này cần bạn đánh giá. Tác nhân cung cấp thông tin thực tế và đề xuất.
- Bạn đảm nhiệmCuộc gọi, gặp mặt trực tiếp, ký kết và duy trì các mối quan hệ.
| # | Trong mô tả công việc | Cách tác nhân thực hiện | Mức độ tự thực hiện |
|---|---|---|---|
| 01 | Quản lý lịch của người điều hành: sắp xếp cuộc họp, xử lý lịch trùng và giữ thời gian làm việc tập trung, di chuyển. | Mỗi sáng, tác nhân đọc Google Calendar, phát hiện lịch trùng và các cuộc họp liên tiếp, rồi đề xuất thay đổi để giữ nguyên thời gian tập trung và di chuyển. Lời mời và các thay đổi được gửi cùng lúc sau khi bạn phê duyệt thẻ. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 02 | Sàng lọc hộp thư, đánh dấu việc khẩn cấp và soạn trả lời các thư thông thường để bạn duyệt. | Lúc 7:00, tác nhân phân loại thư đến trong đêm trên Gmail thành việc khẩn cấp, việc cần bạn xử lý và việc có thể chờ, rồi soạn trả lời các thư thông thường theo cách viết của bạn. Bạn chỉnh sửa bản nháp và phê duyệt cả đợt. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 03 | Đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển mặt đất, đồng thời lập lịch trình rõ ràng cho từng chuyến đi. | Tác nhân dùng trình duyệt riêng để so sánh chuyến bay, khách sạn và phương tiện đưa đón theo quy định công tác của bạn, rồi đưa ra ba lựa chọn kèm giá. Tác nhân chỉ đặt và thanh toán sau khi bạn chọn, sau đó đưa lịch trình vào Google Docs và lịch của bạn. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 04 | Chuẩn bị chương trình, bản tóm tắt và thông tin nền trước các cuộc họp quan trọng. | Tối hôm trước, tác nhân đọc lời mời, chuỗi email và tin tức gần đây về những người bạn sẽ gặp, rồi viết bản tóm tắt một trang trong Google Docs: họ là ai, lần trước đã thống nhất gì và ba câu hỏi nên đặt ra. | Tự thực hiện |
| 05 | Ghi biên bản họp và duy trì danh sách công việc cần làm cùng người phụ trách. | Tác nhân dựa vào bản chép lời hoặc bản ghi mà công cụ họp lưu trên Google Drive, hoặc ghi chú bạn đọc lại sau cuộc họp. Tác nhân viết biên bản trong Google Docs và duy trì một danh sách công việc với người phụ trách và ngày thực hiện. | Tự thực hiện |
| 06 | Soạn và định dạng tài liệu như bài thuyết trình, báo cáo, bản ghi nhớ và thư. | Tác nhân chuyển ghi âm hoặc các ý gạch đầu dòng thành tệp hoàn chỉnh: bản ghi nhớ hoặc thư trong Google Docs, báo cáo có bảng biểu hoặc bộ slide Google Slides theo mẫu của bạn. Bạn nhận được đường dẫn và một bản sao được lưu trong Library. | Tự thực hiện |
| 07 | Theo dõi chi phí, đối chiếu sao kê thẻ công ty và nộp báo cáo chi phí. | Tác nhân thu thập hóa đơn từ Gmail và ảnh bạn gửi, đối chiếu từng hóa đơn với một dòng trong sao kê thẻ trên Google Sheets và liệt kê những gì còn thiếu. Báo cáo chi phí chỉ được nộp sau khi bạn phê duyệt. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 08 | Sắp xếp tệp, danh sách liên hệ và hồ sơ để dễ tìm tài liệu. | Tác nhân đề xuất một cách tổ chức thư mục và quy tắc đặt tên cho Google Drive, đồng thời liệt kê tệp trùng và thông tin liên hệ đã cũ. Việc di chuyển, đổi tên và hợp nhất được trình bày trên thẻ trước; từ đó, tác nhân lưu tài liệu mới theo cùng cách. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 09 | Tổ chức sự kiện nhóm, các buổi làm việc ngoài văn phòng và họp hội đồng quản trị, bao gồm địa điểm, dịch vụ ăn uống và lời mời. | Tác nhân lập danh sách chọn lọc các địa điểm và nhà cung cấp dịch vụ ăn uống từ trang web của họ, kèm giá và ngày, lập danh sách khách mời và lịch trình sự kiện trong Google Sheets, rồi soạn lời mời. Các yêu cầu hỏi thông tin, đặt chỗ và lời mời được gửi khi bạn phê duyệt. Bạn tự khảo sát địa điểm. | Thực hiện sau khi hỏi bạn |
| 10 | Trả lời, sàng lọc cuộc gọi và đón khách cho người điều hành. | Tác nhân không trả lời điện thoại hay đón khách tại cửa. Mỗi sáng, tác nhân lập danh sách khách và người dự kiến gọi trong ngày từ Google Calendar, kèm một dòng về từng người, để người trực biết ai quan trọng và vì sao. | Bạn đảm nhiệm |
| 11 | Quyết định yêu cầu và người nào được gặp người điều hành, việc nào có thể chờ hoặc chuyển cho người khác. | Bạn đặt quy tắc về những ai được liên hệ trực tiếp. Tác nhân phân loại từng yêu cầu trong Gmail và Slack theo các quy tắc đó, rồi đề xuất gặp, chuyển cho người khác, từ chối hoặc để sau, kèm lý do và bản nháp trả lời. Bạn quyết định yêu cầu nào được dành thời gian. | Chuẩn bị để bạn quyết định |
| 12 | Xử lý kín đáo thông tin mật về hội đồng quản trị, nhân sự và tài chính. | Tác nhân chỉ mở các nhãn Gmail, thư mục Google Drive và ứng dụng bạn chọn. Nếu bản nháp có thể gửi tài liệu hội đồng quản trị hoặc chi tiết lương ra ngoài công ty, tác nhân sẽ nêu rõ trên thẻ để bạn quyết định có gửi hay không. | Chuẩn bị để bạn quyết định |
Tác nhân xử lý 9 trên 12 nhiệm vụ, một số cần bạn phê duyệt trước
Nguồn tham khảo cho các nhiệm vụ. Mười hai mục trên là các nhiệm vụ xuất hiện thường xuyên nhất trong những bản mô tả công việc công khai dành cho trợ lý điều hành, trợ lý cá nhân và trợ lý từ xa. Nội dung đã được diễn đạt lại và đối chiếu với danh sách nhiệm vụ của O*NET cho thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành. Đã đối chiếu với O*NET OnLine: 43-6011.00 Thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành
Một tuần làm việc cùng Trợ lý điều hành AI của bạn
Phân loại thư đến trong đêm, soạn trả lời các thư thông thường và tóm tắt ngày làm việc trên một trang: cuộc họp, lịch trùng và ba tin nhắn cần bạn xử lý.
Kiểm tra lịch của những người liên quan, chọn hai khung giờ không ảnh hưởng đến thời gian tập trung của bạn và soạn trả lời để bạn duyệt.
Viết bản tóm tắt một trang cho từng cuộc họp ngày mai với người ngoài công ty, để bạn đọc trên đường đến nơi làm việc.
Rà soát tuần tới: lịch trùng, phòng họp và đường dẫn họp trực tuyến còn thiếu, thời gian di chuyển giữa các địa điểm. Các thay đổi đề xuất được trình bày trên một thẻ.
Rà soát biên bản trong tuần, liệt kê các việc chưa hoàn thành và soạn lời nhắc cho từng người phụ trách.
Đối chiếu hóa đơn với sao kê thẻ và chuẩn bị báo cáo chi phí để bạn phê duyệt.
Bạn cần cung cấp gì vào ngày đầu
- Hộp thư và lịch của bạn: Gmail và Google Calendar, hoặc Outlook
- Quy tắc xếp lịch: thời gian tập trung, giờ họp sớm nhất và muộn nhất, khoảng nghỉ mong muốn giữa các cuộc họp
- Danh sách ngắn những người luôn được liên hệ trực tiếp và những việc có thể chuyển cho người khác
- Sở thích khi công tác: hãng bay, chỗ ngồi, ngân sách khách sạn và số thẻ thành viên
- Sáu câu trả lời bạn đã gửi để tác nhân soạn theo cách viết của bạn
- Các thư mục Drive tác nhân được phép và không được phép mở
Phần việc bạn đảm nhiệm
- Cuộc gọi và khách đến. Tác nhân chỉ duy trì danh sách những người dự kiến liên hệ hoặc ghé thăm.
- Quyết định dành thời gian cho ai. Tác nhân đề xuất; bạn lựa chọn.
- Quy định thông tin nào là mật và ai được xem.
- Có mặt trực tiếp. Biên bản dựa trên bản chép lời hoặc ghi chú của bạn; bạn tự khảo sát địa điểm.
Tuyển một tác nhân qua ba bước
- 01
Mô tả vai trò
Tạo tác nhân, đặt tên và giao việc như với một trợ lý mới: cần bảo vệ thời gian của ai, bạn muốn ngày làm việc diễn ra thế nào và tác nhân tuyệt đối không được làm gì. Dán bản mô tả công việc nếu bạn có.
- 02
Cấp quyền truy cập
Kết nối Gmail và Google Calendar bằng tài khoản của bạn và cho phép tác nhân sử dụng. Trước tiên, tác nhân đọc để tìm hiểu bạn gặp ai, cách bạn viết và một tuần làm việc bình thường của bạn diễn ra thế nào.
- 03
Thiết lập quy trình đầu tiên
Yêu cầu phân loại hộp thư và soạn trả lời trước 7:30 ngày mai. Chỉnh những chỗ chưa đúng, rồi thống nhất quy trình cho các ngày làm việc và bản tóm tắt buổi tối cho các cuộc họp hôm sau. Những chỉnh sửa của bạn được áp dụng vào các bản nháp về sau.
Những yêu cầu đầu tiên
- Mỗi ngày làm việc trong tuần lúc 7:00, hãy phân loại hộp thư và cho tôi biết ba tin nhắn cần tôi xử lý. Soạn trả lời các thư thông thường và hỏi tôi trước khi gửi.
- Tìm 45 phút để họp với Priya và Daniel vào tuần tới, không trước 10:00 và không vào thứ Sáu. Cho tôi xem lời mời trước khi gửi.
- Tôi ở Singapore vào ngày 14 và 15. Tìm chuyến bay từ Sydney và khách sạn gần địa điểm tổ chức, giá dưới $300 một đêm. Không đặt gì cho đến khi tôi chọn.
- Tối trước mỗi cuộc họp với người ngoài công ty, hãy viết cho tôi bản tóm tắt một trang.
Xem cách hoạt động
Bản ghi minh họa dùng dữ liệu mẫu, được tua nhanh. Bạn có thể tạm dừng, tua đến đoạn bất kỳ hoặc tự điều khiển chuột.
Trên màn hình
Gmail
Google Calendar
Slack
Chọn việc. Xem tác nhân hoàn thành.
- Thời điểmCác ngày trong tuần, 7:30
- Thực hiệnĐọc, phân loại, soạn nháp
- Không bao giờGửi khi chưa được bạn đồng ý
- Haruka ở Yamato Outdoor muốn đổi lịch sang 3 PM thứ NămĐã soạn nháp
- Hóa đơn Pacific Freight, $4,280, đến hạn thứ SáuKhớp với đơn đặt hàng
- Tờ khai hải quan cho lô hàng mẫuĐã điền
- Lý do
- Xác nhận giờ họp mới.
- Địa điểm
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- Kết quả dự kiến
- Chỉ gửi email này. Các thư nháp khác vẫn là bản nháp.
Đội ngũ của bạn. Kết nối với mọi thứ.
Hộp thư đến (46) · Mail+Hộp thư đến0
Có gắn sao
Thư nháp2
Đã gửi
Cần bạn xử lý3
Tham khảo7
Đã lưu trữ36
3đã xử lý
7đã tóm tắt
36đã lưu trữ
Các bản phát lại minh họa dùng dữ liệu giả lập và được tăng tốc. Bạn có thể tạm dừng, tua đến đoạn bất kỳ hoặc tự điều khiển chuột.
Câu hỏi thường gặp
Trợ lý điều hành AI là gì?
Trợ lý điều hành AI là tác nhân AI làm các công việc bàn giấy của một trợ lý điều hành: phân loại hộp thư, quản lý lịch, chuẩn bị thông tin họp, lên kế hoạch công tác và soạn tài liệu. Tác nhân Monmo làm những việc này trên máy tính riêng, với Gmail và Google Calendar của bạn, và hỏi trước khi gửi, đặt chỗ hoặc thay đổi bất cứ điều gì.
Tác nhân AI có thể thay thế trợ lý điều hành không?
Tác nhân AI đảm nhận các việc thường xuyên tại bàn như phân loại hộp thư, xếp lịch, chuẩn bị thông tin họp, tìm hiểu phương án công tác, xử lý chi phí và tài liệu. Tác nhân không trả lời điện thoại, đón khách, có mặt trong phòng họp hay quyết định bạn dành thời gian cho ai. Người đã có trợ lý có thể dùng tác nhân để giảm bớt việc thường xuyên cho trợ lý đó.
Trợ lý điều hành AI có giống trợ lý cá nhân AI cho công việc không?
Có, hai tên gọi này có phần trùng nhau. Cả trợ lý cá nhân AI cho công việc và trợ lý điều hành AI đều chăm lo email, lịch, công tác và giấy tờ cho một người. Với Monmo, bạn tự mô tả vai trò: tác nhân cần bảo vệ thời gian của ai và được dùng những ứng dụng nào. Cùng tác nhân đó cũng có thể làm việc cá nhân như đặt chỗ và quản lý các gói đăng ký.
Tác nhân có tự gửi email hoặc nhận lời họp mà không hỏi không?
Không. Tác nhân tự đọc, phân loại và soạn nháp, sau đó hiển thị thẻ trước khi gửi bất cứ thứ gì: câu trả lời, lời mời hoặc yêu cầu đặt chỗ, kèm lý do. Một thẻ có thể gồm cả một đợt, chẳng hạn chín câu trả lời thông thường. Bạn có thể chỉnh sửa, cho phép hoặc từ chối từng mục; câu trả lời bị từ chối sẽ không được gửi.
Tác nhân có thể ghi biên bản cuộc họp không?
Có, từ bản chép lời hoặc bản ghi. Khi công cụ họp lưu bản đó vào Google Drive, tác nhân đọc, viết biên bản và thêm từng việc vào danh sách theo dõi với người phụ trách và ngày thực hiện. Tác nhân không có mặt trong phòng họp, vì vậy bạn nên kiểm tra các quyết định được ghi lại trước khi chia sẻ biên bản.
Tác nhân có dùng được Outlook ngoài Gmail không?
Có. Bạn kết nối hộp thư và lịch đang dùng, Gmail và Google Calendar hoặc Outlook, bằng tài khoản của mình. Tác nhân chỉ có quyền truy cập như tài khoản đó. Nếu kết nối không hỗ trợ một bước nào đó, tác nhân có thể mở phiên bản web trong trình duyệt riêng và thực hiện bước đó tại đó.
Nhân sự tiếp theo của bạncó thể bắt đầu ngay hôm nay.
Tạo tác nhân AI đầu tiên của bạn trong một phút. Bắt đầu miễn phí.