AI-assistent för chefer: en AI-agent för mejl och kalender
En AI-assistent för chefer, eller en personlig AI-assistent för jobbet, är en AI-agent som sköter en chefsassistents administrativa arbete. En agent från Monmo sorterar din inkorg, sköter din kalender, förbereder dig inför möten, planerar resor och skriver utkast. Den arbetar på sin egen dator och enligt ett schema. Den frågar innan den skickar, bokar eller betalar. Telefonsamtal, besökare och beslut om vem som får din tid lämnar den till dig.
Uppdaterad 2026-11-13 · Gratis att börja. Betalabonnemang från $15 i månaden.
Arbetsbeskrivningen, punkt för punkt
Varje punkt är en arbetsuppgift som brukar ingå i arbetsbeskrivningar för rollen. Bredvid ser du hur agenten hanterar uppgiften och hur långt den arbetar på egen hand.
- Gör detResearch, läsning, utkast och skapande. Inget lämnar ditt företag.
- Gör det, frågar förstDet sista steget innebär att något skickas, publiceras, betalas eller ändras i ett register. Därför visar agenten först ett kort för dig.
- Förbereder, du avgörUppgiften kräver din bedömning. Agenten tar fram fakta och en rekommendation.
- Ditt ansvarSamtal, fysiska möten, underskrifter och relationer.
| # | I arbetsbeskrivningen | Så gör agenten | Så långt arbetar den själv |
|---|---|---|---|
| 01 | Sköta chefens kalender: boka möten, lösa krockar och värna tid för fokuserat arbete och resor. | Läser Google Calendar varje morgon, upptäcker krockar och möten som ligger direkt efter varandra och föreslår ändringar som bevarar din fokustid och restid. Inbjudningar och ändringar skickas tillsammans när du godkänner kortet. | Gör det, frågar först |
| 02 | Gå igenom inkorgen, markera det som är brådskande och skriva utkast till svar på rutinmejl för godkännande. | Klockan 7:00 sorterar den nattens mejl i Gmail efter vad som är brådskande, behöver din uppmärksamhet eller kan vänta. Den skriver sedan utkast till svar på rutinmejl med ditt sätt att uttrycka dig. Du kan redigera utkasten och godkänna dem tillsammans. | Gör det, frågar först |
| 03 | Boka flyg, hotell och marktransporter och ta fram en tydlig resplan för varje resa. | Jämför flyg, hotell och transporter i sin egen webbläsare utifrån dina reseregler och visar tre alternativ med priser. Den bokar och betalar först när du har valt och lägger sedan resplanen i ett Google Docs-dokument och i din kalender. | Gör det, frågar först |
| 04 | Förbereda dagordningar, mötesunderlag och bakgrundsinformation inför viktiga möten. | Kvällen innan läser den inbjudan, mejltråden och aktuella nyheter om dem du ska träffa. Sedan skriver den ett underlag på en sida i Google Docs: vilka de är, vad ni kom överens om senast och tre frågor att ställa. | Gör det |
| 05 | Föra mötesanteckningar och hålla en löpande lista över åtgärder och ansvariga. | Utgår från transkriberingen eller inspelningen som ditt mötesverktyg sparar i Google Drive, eller från anteckningar som du dikterar efteråt. Den skriver mötesanteckningarna i Google Docs och håller en löpande åtgärdslista med ansvarig och datum. | Gör det |
| 06 | Skriva och formatera dokument som presentationer, rapporter, promemorior och brev. | Gör om ett röstmeddelande eller några stödord till en färdig fil: en promemoria eller ett brev i Google Docs, en rapport med tabeller eller en presentation i Google Slides med din mall. Du får länken och en kopia sparas i Library. | Gör det |
| 07 | Hålla koll på utlägg, stämma av företagskortets transaktioner och lämna in utläggsrapporter. | Samlar kvitton från Gmail och foton du skickar, matchar dem mot raderna på kortutdraget i Google Sheets och listar det som saknas. Utläggsrapporten lämnas in först när du har godkänt den. | Gör det, frågar först |
| 08 | Hålla ordning på filer, kontaktlistor och register så att dokument är lätta att hitta. | Föreslår en mappstruktur och en namnregel för Google Drive och listar dubbletter och inaktuella kontakter. Flytt, namnbyten och sammanslagningar visas först på ett kort. Därefter sorterar den nya dokument på samma sätt. | Gör det, frågar först |
| 09 | Ordna teamevenemang, planeringsdagar och styrelsemöten, inklusive lokaler, catering och inbjudningar. | Tar fram ett urval av lokaler och cateringleverantörer från deras webbplatser med priser och datum, skapar gästlista och körschema i Google Sheets och skriver utkast till inbjudningar. Förfrågningar, bokningar och inbjudningar skickas när du godkänner dem. Platsbesök gör du själv. | Gör det, frågar först |
| 10 | Svara på och sålla telefonsamtal samt ta emot besökare för chefens räkning. | AI-agenter svarar inte i telefon eller tar emot besökare vid dörren. Varje morgon skriver agenten en lista utifrån Google Calendar över dagens väntade besökare och samtal, med en rad om var och en. Då vet den som svarar vilka som är viktiga och varför. | Ditt ansvar |
| 11 | Avgöra vilka förfrågningar och personer som når chefen och vad som kan vänta eller gå vidare till någon annan. | Du bestämmer reglerna för vem som släpps igenom. Den sorterar varje förfrågan i Gmail och Slack enligt reglerna och rekommenderar att boka möte, delegera, tacka nej eller vänta. Den ger en motivering och skriver ett svarsutkast. Du avgör vems förfrågan som får din tid. | Förbereder, du avgör |
| 12 | Hantera konfidentiell information om styrelse, personal och ekonomi med diskretion. | Den öppnar bara de Gmail-etiketter, Google Drive-mappar och appar du väljer. Om ett utkast skulle skicka styrelsehandlingar eller löneuppgifter utanför företaget anger den det på kortet. Du avgör om det ska skickas. | Förbereder, du avgör |
Agenten hanterar 9 av 12 uppgifter, vissa efter ditt godkännande
Varifrån arbetsuppgifterna kommer. De tolv punkterna är de arbetsuppgifter som oftast förekommer i offentliga jobbannonser för chefsassistenter, personliga assistenter och virtuella assistenter. De har formulerats om och jämförts med O*NET:s uppgiftslista för chefssekreterare och administrativa assistenter till chefer. Kontrollerat mot O*NET OnLine: 43-6011.00 Chefssekreterare och administrativa assistenter till chefer
En vecka med din AI-assistent för chefer
Sorterar nattens mejl, skriver utkast till rutinsvar och sammanfattar dagen på en sida: möten, krockar och de tre meddelanden som behöver din uppmärksamhet.
Kontrollerar berörda kalendrar, väljer två tider som inte inkräktar på din fokustid och skriver ett svarsutkast för ditt godkännande.
Skriver ett underlag på en sida för vart och ett av morgondagens möten med personer utanför företaget, klart att läsa på vägen in.
Går igenom veckan som kommer: krockar, saknade rum och videolänkar samt restid mellan platser. Föreslagna ändringar visas på ett kort.
Går igenom veckans mötesanteckningar, listar åtgärder som återstår och skriver ett utkast till påminnelse till varje ansvarig.
Matchar kvitton mot kortutdraget och förbereder utläggsrapporten för ditt godkännande.
Det du ger agenten första dagen
- Din inkorg och kalender: Gmail och Google Calendar eller Outlook
- Kalenderregler: fokustid, tidigaste och senaste mötestid samt önskad paus mellan möten
- En kort lista över personer som alltid ska komma fram och vad som kan gå vidare till någon annan
- Reseönskemål: flygbolag, sittplats, hotellbudget och medlemsnummer
- Sex svar du har skickat, så att utkasten låter som du
- De Drive-mappar den får öppna och de den inte får öppna
Det du själv ansvarar för
- Telefonsamtal och besökare. Den håller reda på vilka som väntas.
- Att avgöra vem som får din tid. Den rekommenderar, du väljer.
- Vad som räknas som konfidentiellt och vem som får se det.
- Att vara på plats. Mötesanteckningar bygger på en transkribering eller dina anteckningar, och platsbesök gör du själv.
Anlita en agent i tre steg
- 01
Beskriv rollen
Skapa en AI-agent, ge den ett namn och instruera den som du skulle instruera en ny assistent: vems tid den ska värna, hur du vill att dagen ska fungera och vad den aldrig får göra. Klistra in din arbetsbeskrivning om du har en.
- 02
Ge den tillgång
Anslut Gmail och Google Calendar med ditt eget konto och välj att AI-agenten får använda dem. Den börjar med att läsa för att lära sig vilka du träffar, hur du skriver och hur en vanlig vecka ser ut.
- 03
Skapa den första rutinen
Be den sortera morgondagens inkorg och skriva svarsutkast till 7:30. Rätta det som inte stämmer och kom sedan överens om en vardagsrutin och ett kvällsunderlag inför nästa dags möten. Dina korrigeringar tas med i alla senare utkast.
Börja med att be om det här
- Sortera min inkorg varje vardag klockan 7:00 och visa mig de tre meddelanden som behöver min uppmärksamhet. Skriv utkast till svar på rutinmejlen och fråga innan du skickar.
- Hitta 45 minuter med Priya och Daniel nästa vecka, inte före 10:00 och inte på fredag. Visa mig inbjudan innan den skickas.
- Jag är i Singapore den 14:e och 15:e. Hitta flyg från Sydney och ett hotell nära mötesplatsen för under $300 per natt. Boka inget förrän jag har valt.
- Kvällen före varje möte med någon utanför företaget, skriv ett underlag på en sida åt mig.
Se hur det fungerar
En uppspelning med exempeldata i högre hastighet. Pausa, spola eller ta själv över musen.
På skärmen
Gmail
Google Calendar
Slack
Välj en uppgift. Se den bli klar.
- NärVardagar, 7:30
- GörLäser, sorterar, skriver utkast
- AldrigSkickar utan ditt okej
- Haruka på Yamato Outdoor vill ses på torsdag kl. 15:00Utkast klart
- Faktura från Pacific Freight på $4,280, förfaller på fredagStämmer med inköpsordern
- Tullblankett för provleveransenIfylld
- Varför
- Bekräfta den nya mötestiden.
- Var
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- Vad du kan förvänta dig
- Skickar bara det här mejlet. Dina andra utkast förblir utkast.
Ditt team. Anslutet till allt.
Inkorg (46) · E-post+Inkorg0
Stjärnmärkta
Utkast2
Skickat
Behöver dig3
För info7
Arkiverat36
3hanterade
7sammanfattade
36arkiverade
Exempelinspelningar med fiktiva data, uppspelade i högre hastighet. Pausa, spola eller ta över musen själv.
Vanliga frågor
Vad är en AI-assistent för chefer?
En AI-assistent för chefer är en AI-agent som sköter en chefsassistents administrativa arbete: sorterar inkorgen, sköter kalendern, förbereder mötesunderlag, planerar resor och skriver utkast. En agent från Monmo gör detta på sin egen dator med din Gmail och Google Calendar och frågar innan något skickas, bokas eller ändras.
Kan en AI-agent ersätta en chefsassistent?
En AI-agent kan ta över rutinmässigt skrivbordsarbete som att sortera inkorgen, boka in möten, ta fram mötesunderlag, undersöka resealternativ och hantera utlägg och dokument. Den svarar inte i telefon, tar inte emot besökare, deltar inte i rummet och avgör inte vem som får din tid. Den som redan har en assistent kan använda AI-agenten för att avlasta den personen med rutinarbetet.
Är det samma sak som en personlig AI-assistent för jobbet?
Ja, benämningarna överlappar. Både en personlig AI-assistent för jobbet och en AI-assistent för chefer tar hand om en persons mejl, kalender, resor och administration. Med Monmo beskriver du rollen själv: du anger vems tid den ska värna och vilka appar den får använda. Samma AI-agent kan också ta hand om personliga ärenden, som bokningar och prenumerationer.
Skickar den mejl eller tackar ja till möten utan att fråga?
Nej. AI-agenten läser, sorterar och skriver utkast på egen hand, men visar ett kort innan något skickas: svaret, inbjudan eller bokningen, med en motivering. Ett kort kan omfatta flera saker, till exempel nio rutinsvar. Du kan redigera, godkänna eller avvisa var och en, och ett avvisat svar skickas inte.
Kan den föra mötesanteckningar?
Ja, utifrån en transkribering eller inspelning. När ditt mötesverktyg sparar den i Google Drive läser AI-agenten underlaget, skriver mötesanteckningarna och lägger till varje åtgärd i en löpande lista med ansvarig och datum. Den var inte i rummet, så kontrollera de beslut den har antecknat innan anteckningarna delas.
Fungerar den med Outlook och Gmail?
Ja. Anslut inkorgen och kalendern du redan använder, Gmail och Google Calendar eller Outlook, med ditt eget konto. AI-agenten har samma åtkomst som kontot och inte mer. Om en anslutning inte täcker ett visst steg kan den öppna webbversionen i sin egen webbläsare och utföra steget där.
Din nästa kollegaskulle kunna börja idag.
Skapa din första AI-agent på en minut. Det är gratis att komma igång.