逐项解读岗位职责
每一项都来自该岗位常见的职位描述。旁边会说明 AI智能体如何处理，以及可以自主完成到哪一步。
- 自主完成调研、阅读、起草和搭建。不会向企业外部发送任何内容。
- 先请示，再完成最后一步涉及发送、发布、付款或修改记录，因此会先向您展示一张确认卡片。
- 做好准备，由您决定这项职责需要您来判断。AI智能体会提供事实依据和建议。
- 由您负责通话、线下会议、签字和关系维护。
| # | 岗位职责 | AI智能体如何完成 | 可自主完成到哪一步 |
|---|---|---|---|
| 01 | 管理高管日程：安排会议、解决时间冲突，为专注工作和出行留出时间。 | 每天早上查看 Google Calendar，找出时间冲突和连续会议，提出调整建议，保留您的专注工作和出行时间。您批准卡片后，邀请和变更会一并发出。 | 先请示，再完成 |
| 02 | 筛选收件箱，标记紧急邮件，为常规邮件起草回复供审批。 | 7:00将 Gmail 中一夜收到的邮件分为紧急、需要您处理和可以等待三类，再用您的语气为常规邮件起草回复。您可以修改草稿并批量批准。 | 先请示，再完成 |
| 03 | 预订机票、酒店和地面交通，为每次出行制定清晰的行程。 | 在自己的浏览器中按照您的差旅规则比较航班、酒店和接送服务，列出三个选项及价格。只有您选定后才会预订和付款，然后将行程写入 Google Docs 并加入您的日程。 | 先请示，再完成 |
| 04 | 在重要会议前准备议程、简报和背景资料。 | 前一天晚上，它会查看邀请、邮件往来和与会者的近期新闻，在 Google Docs 中写一页简报：对方是谁、上次达成了什么共识，以及可以提出的三个问题。 | 自主完成 |
| 05 | 记录会议纪要，持续跟进待办事项及其负责人。 | 根据会议工具保存到 Google Drive 的文字记录或录音，或您会后口述的笔记，在 Google Docs 中编写会议纪要，并维护一份持续更新的待办清单，列明负责人和日期。 | 自主完成 |
| 06 | 起草和排版演示文稿、报告、备忘录和信函等文档。 | 将语音备忘或粗略要点整理成文件：用 Google Docs 制作备忘录或信函、带表格的报告，或按照您的模板制作 Google Slides 演示文稿。您会收到链接，Library 中也会保留一份副本。 | 自主完成 |
| 07 | 跟踪费用、核对公司卡账单并提交报销报告。 | 收集 Gmail 中的收据和您发送的照片，在 Google Sheets 中逐项匹配卡账单，并列出缺失的凭证。报销报告只在您批准后提交。 | 先请示，再完成 |
| 08 | 整理文件、联系人名单和记录，方便查找文档。 | 为 Google Drive 提出一套文件夹结构和命名规则，列出重复文件和过期联系人。移动、重命名和合并操作会先显示在卡片上，此后新文档也会按同样方式归档。 | 先请示，再完成 |
| 09 | 组织团队活动、异地团建和董事会会议，包括场地、餐饮和邀请。 | 从场地和餐饮供应商的网站筛选候选方案，列出价格和日期，在 Google Sheets 中制作宾客名单和活动流程表，并起草邀请。询价、预订和邀请会在您批准后发出。实地考察仍由您负责。 | 先请示，再完成 |
| 10 | 为高管接听和筛选电话，接待访客。 | AI 智能体不会接听电话或在门口迎接访客。它每天早上根据 Google Calendar 列出当天预计来访和来电的人，并为每人写一条说明，让接待人员知道哪些人重要以及原因。 | 由您负责 |
| 11 | 决定哪些请求和人员需要高管亲自处理，哪些可以稍后处理或转交他人。 | 您制定哪些人可以直接联系您的规则。它根据这些规则整理 Gmail 和 Slack 中的请求，建议会面、转交、婉拒或稍后处理，并附上理由和回复草稿。最终把时间留给谁由您决定。 | 做好准备，由您决定 |
| 12 | 谨慎处理董事会、员工和财务方面的保密信息。 | 它只打开您选择的 Gmail 标签、Google Drive 文件夹和应用。如果草稿会将董事会文件或薪资详情发送到公司外部，它会在卡片上提示，由您决定是否发送。 | 做好准备，由您决定 |
12 项职责中，9 项可由 AI智能体处理，部分需经您批准
职责来源. 以上十二项职责改写自高管助理、私人助理和虚拟助理公开职位描述中最常见的工作内容，并参照 O*NET 的高管秘书和高管行政助理任务清单核对。 已参照 O*NET OnLine 核对: 43-6011.00 高管秘书和高管行政助理
与您的 AI行政助理 共事的一周
整理一夜收到的邮件，起草常规回复，并用一页概述当天安排：会议、时间冲突和三封需要您处理的邮件。
查看相关人员的日程，选出两个不占用您专注工作时段的时间，并起草回复供您批准。
为明天与公司外部人员的每场会议写一页简报，方便您上班途中阅读。
检查接下来一周的安排：时间冲突、缺少的会议室和视频链接，以及地点之间的出行时间。建议的变更集中在一张卡片上。
检查本周会议纪要，列出尚未完成的事项，并为每位负责人起草一条提醒。
将收据与卡账单逐项核对，准备报销报告供您批准。
第一天需要提供什么
- 您的邮箱和日历：Gmail 和 Google Calendar，或 Outlook
- 日程规则：专注工作时段、最早和最晚的会议时间，以及希望的会议间隔
- 可随时联系您的人员简短名单，以及哪些事情可以转交他人
- 差旅偏好：航空公司、座位、酒店预算和会员号码
- 您发过的六封回复，让它起草的邮件符合您的语气
- 允许和不允许它打开的 Drive 文件夹
哪些仍由您负责
- 电话和访客。它会维护预计来电和来访人员的名单。
- 决定把时间留给谁。它提供建议，由您选择。
- 哪些信息属于保密内容，以及谁可以查看。
- 亲临现场。会议纪要来自文字记录或您的笔记，实地考察由您负责。
三步聘用 AI智能体
- 01
设定角色
创建一个AI智能体并命名，像向新助理交代工作一样告诉它：它要为谁管理时间、您希望如何安排日程，以及它绝不能做什么。如果已有职位描述，也可以粘贴进去。
- 02
授予访问权限
用您自己的账号连接 Gmail 和 Google Calendar，并选择允许这个AI智能体使用。它会先读取信息，了解您与谁开会、您的写作风格以及您一周通常的安排。
- 03
设置第一个例行任务
让它明天在7:30前整理收件箱并起草回复。纠正不合适的地方，然后确定工作日例行任务，以及每晚准备次日会议简报。您的修改会用于之后的每份草稿。
可以先交给它的任务
- 每个工作日7:00整理我的收件箱，告诉我最需要我处理的三封邮件。为常规邮件起草回复，发送前先问我。
- 下周找一个45分钟的时间和 Priya、Daniel 开会，不要早于10:00，也不要安排在周五。邀请发出前先给我看。
- 我14日和15日在 Singapore。帮我找从 Sydney 出发的航班，以及会场附近每晚低于$300的酒店。在我选定之前不要预订。
- 每次与公司外部人员开会的前一天晚上，给我写一页简报。
看看它如何工作
这是一段使用示例数据的加速回放。您可以暂停、拖动进度条，也可以亲自接管鼠标。
画面中的应用
Gmail
Google Calendar
Slack
选一项任务，看看它如何完成。
- 时间工作日，7:30
- 会做阅读、分类、起草回复
- 绝不未经您确认就发送
- Yamato Outdoor 的 Haruka 想改到周四下午3点草稿已就绪
- Pacific Freight 的发票，$4,280，周五到期与采购订单一致
- 样品货件的报关表已填好
- 原因
- 确认新的会议时间。
- 位置
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- 预期结果
- 仅发送这一封邮件，其他草稿保持不变。
你的团队，连接一切。
收件箱 (46) · 邮件+收件箱0
已加星标
草稿2
已发送
需要您处理3
仅供参考7
已归档36
3已处理
7已生成摘要
36已归档
使用虚构数据的示例回放，已加速播放。您可以暂停、拖动进度条，也可以亲自接管鼠标。
常见问题
什么是AI行政助理？
AI行政助理是一种处理行政助理日常桌面工作的AI智能体：它整理收件箱、管理日程、准备会议简报、规划差旅并起草文档。Monmo AI智能体在自己的电脑上使用您的 Gmail 和 Google Calendar 工作，发送、预订或修改前会先征得您的同意。
AI智能体能代替行政助理吗？
AI智能体可以接手邮件整理、日程安排、会议简报、差旅查询、报销和文档处理等日常桌面工作。但它不会接电话、接待访客、参加现场会议，也不会决定把您的时间留给谁。已经有助理的人也可以用它分担助理的日常工作。
AI行政助理和工作用AI私人助理是一样的吗？
是的，这两个名称的含义有重叠。工作用AI私人助理和AI行政助理都可以管理一个人的邮件、日程、差旅和文书工作。在 Monmo 中，您可以自行设定这个角色，指定它为谁管理时间、可以使用哪些应用。同一个AI智能体也可以处理预订和订阅等私人事务。
它会不经同意就发邮件或接受会议邀请吗？
不会。它会自行阅读、整理和起草，但在发送回复、发出邀请或预订前，会通过卡片展示内容和理由。一张卡片可以包含一批操作，例如九封常规回复。您可以逐项修改、批准或拒绝；被拒绝的回复不会发出。
它能做会议纪要吗？
可以，根据文字记录或录音制作。当您的会议工具将记录或录音保存到 Google Drive 后，AI智能体会读取内容、编写纪要，并将每项待办加入持续更新的清单，标明负责人和日期。它没有亲临现场，因此分享纪要前请检查记录的决策。
除了 Gmail，它也能用 Outlook 吗？
可以。用您自己的账号连接已经在用的邮箱和日历：Gmail 和 Google Calendar，或 Outlook。AI智能体拥有的权限不会超过该账号本身的权限。如果某个步骤无法通过连接完成，它可以在自己的浏览器中打开网页版操作。