Assistente esecutivo AI: un agente AI per email e calendario
Un assistente esecutivo AI, o assistente personale AI per il lavoro, è un agente AI che svolge le attività d'ufficio di un assistente esecutivo. Un agente Monmo smista le email, gestisce il calendario, ti prepara alle riunioni, organizza i viaggi e scrive documenti, dal suo computer e secondo gli orari stabiliti. Chiede il tuo consenso prima di inviare, prenotare o pagare e lascia a te le telefonate, i visitatori e la decisione su chi dedicare il tuo tempo.
Aggiornato 2026-11-13 · Inizia gratis. Piani a pagamento da $15 al mese.
La descrizione del ruolo, punto per punto
Ogni voce è una mansione tipica di questo ruolo. Accanto trovi come la gestisce l'agente e fino a che punto procede in autonomia.
- Se ne occupaRicerca, lettura, stesura e creazione. Nulla esce dalla tua azienda.
- Lo fa, ma prima chiedeL'ultimo passaggio prevede un invio, una pubblicazione, un pagamento o la modifica di un record: prima di procedere, ti mostra una scheda.
- Prepara, tu decidiQuesta attività richiede il tuo giudizio. L'agente ti presenta i fatti e una raccomandazione.
- Resta a teTelefonate, incontri di persona, firme e relazioni.
| # | Nella descrizione del ruolo | Come lo fa l'agente | Fin dove arriva |
|---|---|---|---|
| 01 | Gestire l'agenda del dirigente: fissare riunioni, risolvere sovrapposizioni e riservare tempo al lavoro senza interruzioni e agli spostamenti. | Ogni mattina legge Google Calendar, individua sovrapposizioni e riunioni consecutive e propone modifiche che rispettano il tempo riservato alla concentrazione e agli spostamenti. Inviti e modifiche vengono inviati insieme dopo che hai autorizzato la scheda. | Lo fa, ma prima chiede |
| 02 | Esaminare la posta, segnalare le urgenze e preparare le risposte ai messaggi di routine per l'approvazione. | Alle 7:00 smista la posta arrivata durante la notte in Gmail: urgente, richiede il tuo intervento e può aspettare. Poi prepara le risposte di routine con il tuo stile. Puoi modificare le bozze e approvare il gruppo. | Lo fa, ma prima chiede |
| 03 | Prenotare voli, hotel e trasporti a terra e preparare un itinerario chiaro per ogni viaggio. | Confronta voli, hotel e trasferimenti nel suo browser in base alle tue regole di viaggio e ti mostra tre opzioni con i prezzi. Prenota e paga solo dopo la tua scelta, poi inserisce l'itinerario in un documento Google Docs e nel tuo calendario. | Lo fa, ma prima chiede |
| 04 | Preparare ordini del giorno, schede informative e ricerche prima delle riunioni importanti. | La sera prima legge l'invito, lo scambio di email e le notizie recenti sulle persone che incontrerai, poi scrive una scheda di una pagina in Google Docs: chi sono, cosa è stato concordato l'ultima volta e tre domande da fare. | Se ne occupa |
| 05 | Redigere i verbali delle riunioni e tenere un elenco aggiornato delle attività e dei responsabili. | Lavora sulla trascrizione o sulla registrazione salvata dal tuo strumento per riunioni in Google Drive, oppure sugli appunti che detti dopo. Scrive il verbale in Google Docs e tiene un unico elenco aggiornato delle attività, con un responsabile e una data. | Se ne occupa |
| 06 | Scrivere e formattare documenti come presentazioni, report, promemoria e lettere. | Trasforma una nota vocale o un elenco di punti in un file pronto: un promemoria o una lettera in Google Docs, un report con tabelle o una presentazione Google Slides nel tuo modello. Ricevi il link e una copia resta nella Library. | Se ne occupa |
| 07 | Tenere traccia delle spese, riconciliare gli estratti conto della carta aziendale e presentare le note spese. | Raccoglie le ricevute da Gmail e dalle foto che invii, abbina ciascuna a una voce dell'estratto conto della carta in Google Sheets ed elenca quelle mancanti. La nota spese viene presentata solo dopo la tua approvazione. | Lo fa, ma prima chiede |
| 08 | Tenere in ordine file, elenchi di contatti e archivi, così da trovare facilmente i documenti. | Propone una struttura di cartelle e una regola per i nomi in Google Drive ed elenca i file duplicati e i contatti non aggiornati. Spostamenti, modifiche ai nomi e unioni vengono prima mostrati su una scheda; da quel momento archivia i nuovi documenti con lo stesso criterio. | Lo fa, ma prima chiede |
| 09 | Organizzare eventi di team, incontri fuori sede e riunioni del consiglio, comprese sedi, catering e inviti. | Seleziona sedi e fornitori di catering dai loro siti, con prezzi e date, prepara la lista degli ospiti e il programma in Google Sheets e scrive le bozze degli inviti. Richieste, prenotazioni e inviti partono dopo la tua approvazione. I sopralluoghi restano a te. | Lo fa, ma prima chiede |
| 10 | Rispondere alle telefonate, filtrarle e accogliere i visitatori per conto del dirigente. | Gli agenti AI non rispondono al telefono né accolgono le persone all'ingresso. Ogni mattina prepara l'elenco dei visitatori e delle chiamate attesi in base a Google Calendar, con una breve nota su ciascuno, così chi risponde sa chi è importante e perché. | Resta a te |
| 11 | Decidere quali richieste e persone far arrivare al dirigente e cosa può aspettare o essere affidato ad altri. | Sei tu a stabilire le regole su chi può contattarti. L'agente smista ogni richiesta in Gmail e Slack secondo queste regole e suggerisce se incontrare la persona, delegare, rifiutare o rimandare, con una motivazione e una bozza di risposta. Decidi tu a chi dedicare il tuo tempo. | Prepara, tu decidi |
| 12 | Gestire con discrezione le informazioni riservate su consiglio, personale e finanze. | Apre solo le etichette Gmail, le cartelle Google Drive e le app che scegli. Se una bozza comporta l'invio all'esterno di documenti del consiglio o dettagli sugli stipendi, lo segnala sulla scheda e sei tu a decidere se inviarla. | Prepara, tu decidi |
9 mansioni su 12 gestite dall'agente, alcune previa tua approvazione
Da dove vengono le mansioni. Le dodici attività sono quelle che compaiono più spesso negli annunci pubblici per assistenti di direzione, personali e virtuali. Sono state riformulate e confrontate con l'elenco delle attività O*NET per segretari di direzione e assistenti amministrativi di direzione. Verificato con O*NET OnLine: 43-6011.00 Segretari di direzione e assistenti amministrativi di direzione
Una settimana con il tuo Assistente esecutivo AI
Smista la posta della notte, prepara le risposte di routine e riassume la giornata in una pagina: riunioni, sovrapposizioni e i tre messaggi che richiedono il tuo intervento.
Controlla i calendari delle persone coinvolte, sceglie due orari che rispettano i tuoi momenti di concentrazione e prepara la risposta per la tua approvazione.
Scrive una scheda di una pagina per ogni riunione del giorno dopo con persone esterne all'azienda, pronta da leggere mentre vai al lavoro.
Esamina la settimana: sovrapposizioni, sale e link video mancanti, tempi di spostamento. Le modifiche proposte arrivano su un'unica scheda.
Esamina i verbali della settimana, elenca le attività ancora aperte e prepara un sollecito per ogni responsabile.
Abbina le ricevute all'estratto conto della carta e prepara la nota spese per la tua approvazione.
Cosa gli fornisci il primo giorno
- La tua posta e il tuo calendario: Gmail e Google Calendar, oppure Outlook
- Le regole del calendario: momenti di concentrazione, primo e ultimo orario per le riunioni, intervallo desiderato tra una riunione e l'altra
- Un breve elenco delle persone che possono sempre contattarti e delle richieste da affidare ad altri
- Le preferenze di viaggio: compagnie aeree, posto, budget per l'hotel e numeri dei programmi fedeltà
- Sei risposte che hai inviato, perché le bozze rispecchino il tuo stile
- Le cartelle Drive che può aprire e quelle a cui non può accedere
Cosa resta a te
- Telefonate e visitatori. L'agente tiene l'elenco delle persone attese.
- Decidere a chi dedicare il tuo tempo. L'agente suggerisce, tu scegli.
- Decidere cosa è riservato e chi può vederlo.
- Essere presente nella stanza. I verbali si basano su una trascrizione o sui tuoi appunti; i sopralluoghi restano a te.
Ingaggia un agente in tre passaggi
- 01
Definisci il ruolo
Crea un agente, dagli un nome e spiegagli il suo ruolo come faresti con un nuovo assistente: di chi deve proteggere il tempo, come preferisci organizzare la giornata e cosa non deve mai fare. Se hai una descrizione del ruolo, incollala.
- 02
Concedi l'accesso
Collega Gmail e Google Calendar con il tuo account e autorizza questo agente a usarli. All'inizio legge le informazioni per capire chi incontri, come scrivi e come si svolge una settimana tipo.
- 03
Imposta la prima routine
Chiedi di smistare la posta di domani e preparare le risposte entro le 7:30. Correggi ciò che non va, poi definisci la routine dei giorni feriali e una scheda serale per le riunioni del giorno successivo. Le tue correzioni si riflettono in tutte le bozze successive.
Le prime cose da chiedere
- Ogni giorno feriale alle 7:00, smista la mia posta e dimmi quali sono i tre messaggi che richiedono il mio intervento. Prepara le risposte a quelli di routine e chiedimi prima di inviarle.
- Trova 45 minuti con Priya e Daniel la prossima settimana, non prima delle 10:00 e non di venerdì. Mostrami l'invito prima di inviarlo.
- Sarò a Singapore il 14 e il 15. Cerca voli da Sydney e un hotel vicino alla sede dell'evento a meno di $300 a notte. Non prenotare nulla finché non scelgo.
- La sera prima di ogni riunione con qualcuno esterno all'azienda, preparami una scheda di una pagina.
Guardalo all'opera
Una dimostrazione accelerata con dati di esempio. Puoi metterla in pausa, scorrerla o prendere il controllo del mouse.
Sullo schermo
Gmail
Google Calendar
Slack
Scegli un compito. Guarda come viene svolto.
- QuandoGiorni feriali, 7:30
- Cosa faLegge, organizza, prepara bozze
- Cosa non faInvia senza il tuo OK
- Haruka di Yamato Outdoor propone giovedì alle 15:00Bozza pronta
- Fattura Pacific Freight, $4,280, in scadenza venerdìCorrisponde all'ordine d'acquisto
- Modulo doganale per la spedizione dei campioniCompilato
- Perché
- Conferma il nuovo orario della riunione.
- Dove
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- Cosa aspettarti
- Verrà inviata solo questa email. Le altre bozze resteranno tali.
Il tuo team. Connesso a tutto.
Posta in arrivo (46) · Posta+Posta in arrivo0
Speciali
Bozze2
Inviati
Serve il tuo intervento3
Per informazione7
Archiviate36
3gestite
7riepilogate
36archiviate
Registrazioni dimostrative con dati fittizi, riprodotte a velocità accelerata. Metti in pausa, scorri la registrazione o prendi tu il controllo del mouse.
Domande frequenti
Cos'è un assistente esecutivo AI?
Un assistente esecutivo AI è un agente AI che svolge le attività d'ufficio di un assistente esecutivo: smista la posta, gestisce il calendario, prepara schede per le riunioni, organizza i viaggi e scrive documenti. Un agente Monmo lo fa dal suo computer usando i tuoi Gmail e Google Calendar e chiede il tuo consenso prima di inviare, prenotare o modificare qualcosa.
Un agente AI può sostituire un assistente esecutivo?
Un agente AI si occupa di smistare la posta, organizzare gli appuntamenti, preparare schede per le riunioni, cercare opzioni di viaggio e gestire spese e documenti: attività di routine svolte alla scrivania. Non risponde al telefono, non accoglie i visitatori, non è presente nella stanza e non decide a chi dedicare il tuo tempo. Chi ha già un assistente può usarlo per alleggerirne il lavoro di routine.
È la stessa cosa di un assistente personale AI per il lavoro?
Sì, i due nomi si sovrappongono. Un assistente personale AI per il lavoro e un assistente esecutivo AI si occupano entrambi di email, calendario, viaggi e documenti di una persona. Con Monmo sei tu a definire il ruolo: indichi di chi deve proteggere il tempo e quali app può usare. Lo stesso agente può occuparsi anche di commissioni personali, come prenotazioni e abbonamenti.
Invia email o accetta riunioni senza chiedere?
No. Un agente Monmo legge, smista e prepara bozze in autonomia, poi mostra una scheda prima di inviare una risposta, un invito o una prenotazione, spiegandone il motivo. Una scheda può riguardare un gruppo di azioni, per esempio nove risposte di routine. Puoi modificare, autorizzare o rifiutare ciascuna azione; una risposta rifiutata non viene inviata.
Può fare i verbali delle mie riunioni?
Sì, a partire da una trascrizione o una registrazione. Quando il tuo strumento per riunioni la salva in Google Drive, l'agente la legge, scrive il verbale e aggiunge ogni attività a un elenco aggiornato, con un responsabile e una data. L'agente non era nella stanza, quindi controlla le decisioni riportate prima di condividere il verbale.
Funziona con Outlook oltre che con Gmail?
Sì. Collega con il tuo account la posta e il calendario che usi già: Gmail e Google Calendar oppure Outlook. L'agente ha gli stessi accessi di quell'account, non di più. Se una connessione non copre un'operazione, può aprire la versione web nel suo browser e svolgerla lì.
La tua prossima assunzionepotrebbe iniziare oggi.
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