KI-Assistenz der Geschäftsleitung für Postfach und Kalender
Eine KI-Assistenz der Geschäftsleitung, auch persönliche KI-Assistenz für die Arbeit genannt, ist ein KI-Agent, der die Büroarbeit einer Geschäftsleitungsassistenz übernimmt. Ein Monmo KI-Agent sortiert Ihr Postfach, verwaltet Ihren Kalender, bereitet Sie auf Termine vor, plant Reisen und entwirft Dokumente – auf seinem eigenen Computer und nach einem Zeitplan. Bevor er etwas sendet, bucht oder bezahlt, fragt er nach. Telefonate, Besucher und die Entscheidung, für wen Sie sich Zeit nehmen, bleiben bei Ihnen.
Aktualisiert am 2026-11-13 · Kostenlos starten. Kostenpflichtige Tarife ab $15 im Monat.
Die Stellenbeschreibung, Punkt für Punkt
Jeder Punkt ist eine Aufgabe aus typischen Stellenbeschreibungen für diese Rolle. Daneben sehen Sie, wie der Agent sie übernimmt und wie weit er dabei selbstständig handelt.
- Erledigt esRecherchieren, lesen, entwerfen und erstellen. Nichts wird nach außen weitergegeben.
- Erledigt es nach RückfrageIm letzten Schritt wird etwas versendet, veröffentlicht, bezahlt oder ein Datensatz geändert. Deshalb zeigt Ihnen der Agent vorher eine Karte zur Freigabe.
- Bereitet vor, Sie entscheidenDiese Aufgabe erfordert Ihr Urteil. Der Agent liefert die Fakten und eine Empfehlung.
- Bleibt bei IhnenTelefonate, persönliche Treffen, Unterschriften und Beziehungspflege.
| # | In der Stellenbeschreibung | So erledigt es der Agent | So weit handelt er selbstständig |
|---|---|---|---|
| 01 | Den Kalender der Führungskraft verwalten: Termine planen, Überschneidungen lösen und Zeit für konzentriertes Arbeiten und Reisen freihalten. | Prüft jeden Morgen Google Calendar, erkennt Überschneidungen und direkt aufeinanderfolgende Termine und schlägt Verschiebungen vor, die Fokusblöcke und Reisezeiten erhalten. Einladungen und Änderungen gehen gemeinsam raus, sobald Sie sie auf der Karte freigeben. | Erledigt es nach Rückfrage |
| 02 | Das Postfach sichten, Dringendes markieren und Antworten auf Routinenachrichten zur Freigabe entwerfen. | Um 7:00 sortiert er die über Nacht eingegangenen Nachrichten in Gmail nach dringend, braucht Ihre Aufmerksamkeit und kann warten. Dann entwirft er Antworten auf Routinenachrichten in Ihrem Stil. Sie können jeden Entwurf bearbeiten und alle zusammen freigeben. | Erledigt es nach Rückfrage |
| 03 | Flüge, Hotels und Transfers buchen und für jede Reise einen übersichtlichen Reiseplan erstellen. | Vergleicht Flüge, Hotels und Transfers im eigenen Browser anhand Ihrer Reiserichtlinien und zeigt drei Optionen mit Preisen. Er bucht und bezahlt erst, nachdem Sie gewählt haben, und trägt den Reiseplan anschließend in ein Google Doc und Ihren Kalender ein. | Erledigt es nach Rückfrage |
| 04 | Vor wichtigen Terminen Tagesordnungen und Briefings erstellen und Hintergrundinformationen recherchieren. | Am Vorabend liest er die Einladung, den E-Mail-Verlauf und aktuelle Nachrichten über Ihre Gesprächspartner und erstellt in Google Docs ein einseitiges Briefing: wer die Personen sind, was zuletzt vereinbart wurde und drei Fragen für das Gespräch. | Erledigt es |
| 05 | Besprechungen protokollieren und eine laufende Liste mit Aufgaben und Zuständigkeiten führen. | Arbeitet mit dem Transkript oder der Aufzeichnung, die Ihr Meeting-Tool in Google Drive speichert, oder mit Notizen, die Sie anschließend diktieren. Er schreibt das Protokoll in Google Docs und führt eine Aufgabenliste mit Zuständigkeiten und Terminen. | Erledigt es |
| 06 | Dokumente wie Präsentationen, Berichte, Memos und Briefe entwerfen und formatieren. | Macht aus einer Sprachnachricht oder groben Stichpunkten eine fertige Datei: ein Memo oder einen Brief in Google Docs, einen Bericht mit Tabellen oder eine Google Slides Präsentation in Ihrer Vorlage. Sie erhalten den Link, eine Kopie bleibt in der Library. | Erledigt es |
| 07 | Ausgaben erfassen, Firmenkartenabrechnungen abgleichen und Spesenabrechnungen einreichen. | Sammelt Belege aus Gmail und den Fotos, die Sie senden, ordnet sie den Posten der Kartenabrechnung in Google Sheets zu und listet fehlende Belege auf. Die Spesenabrechnung wird erst nach Ihrer Freigabe eingereicht. | Erledigt es nach Rückfrage |
| 08 | Dateien, Kontaktlisten und Unterlagen so organisieren, dass Dokumente leicht zu finden sind. | Schlägt eine Ordnerstruktur und eine Benennungsregel für Google Drive vor und listet doppelte Dateien und veraltete Kontakte auf. Verschieben, Umbenennen und Zusammenführen zeigt er zuerst auf einer Karte an. Neue Dokumente legt er danach auf dieselbe Weise ab. | Erledigt es nach Rückfrage |
| 09 | Teamveranstaltungen, Offsites und Vorstandssitzungen organisieren, einschließlich Veranstaltungsort, Catering und Einladungen. | Erstellt anhand der Websites eine Vorauswahl an Veranstaltungsorten und Catering-Anbietern mit Preisen und Terminen, legt Gästeliste und Ablaufplan in Google Sheets an und entwirft die Einladungen. Anfragen, Buchungen und Einladungen gehen nach Ihrer Freigabe raus. Besichtigungen übernehmen Sie. | Erledigt es nach Rückfrage |
| 10 | Telefonanrufe für die Führungskraft annehmen und vorsortieren sowie Besucher empfangen. | KI-Agenten nehmen keine Telefonanrufe an und empfangen niemanden an der Tür. Jeden Morgen erstellt er aus Google Calendar eine Liste der erwarteten Besucher und Anrufer mit einer kurzen Notiz zu jeder Person. So weiß die empfangende Person, wer wichtig ist und warum. | Bleibt bei Ihnen |
| 11 | Entscheiden, welche Anfragen und Personen die Führungskraft erreichen und was warten oder an andere gehen kann. | Sie legen die Regeln fest, wer durchkommt. Er sortiert jede Anfrage in Gmail und Slack danach und empfiehlt: Termin vereinbaren, delegieren, ablehnen oder später bearbeiten – mit Begründung und Antwortentwurf. Wessen Anfrage Ihre Zeit bekommt, entscheiden Sie. | Bereitet vor, Sie entscheiden |
| 12 | Vertrauliche Informationen zu Vorstand, Personal und Finanzen diskret behandeln. | Er öffnet nur die Gmail Labels, Google Drive Ordner und Apps, die Sie für ihn auswählen. Würde ein Entwurf Vorstandsunterlagen oder Gehaltsdaten außerhalb des Unternehmens senden, weist er auf der Karte darauf hin. Sie entscheiden, ob sie rausgehen. | Bereitet vor, Sie entscheiden |
Der Agent übernimmt 9 von 12 Aufgaben, manche nach Ihrer Freigabe
Woher die Aufgaben stammen. Die zwölf Punkte sind die am häufigsten genannten Aufgaben in öffentlichen Stellenbeschreibungen für Geschäftsleitungs-, persönliche und virtuelle Assistenzen. Sie wurden umformuliert und mit der O*NET Aufgabenliste für Sekretariats- und Assistenzkräfte der Geschäftsleitung abgeglichen. Mit O*NET OnLine abgeglichen: 43-6011.00 Sekretariats- und Assistenzkräfte der Geschäftsleitung
Eine Woche mit KI-Assistenz der Geschäftsleitung
Sortiert die über Nacht eingegangenen Nachrichten, entwirft Routineantworten und fasst Ihren Tag auf einer Seite zusammen: Termine, Überschneidungen und die drei Nachrichten, die Ihre Aufmerksamkeit brauchen.
Prüft die Kalender der Beteiligten, wählt zwei Zeiten außerhalb Ihrer Fokusblöcke und entwirft die Antwort für Ihre Freigabe.
Erstellt für jeden morgigen Termin mit Personen außerhalb des Unternehmens ein einseitiges Briefing, das Sie unterwegs lesen können.
Prüft die kommende Woche auf Überschneidungen, fehlende Räume und Videolinks sowie Reisezeiten zwischen Orten. Die vorgeschlagenen Änderungen stehen auf einer Karte.
Geht die Protokolle der Woche durch, listet offene Aufgaben auf und entwirft für jede zuständige Person eine Erinnerung.
Gleicht Belege mit der Kartenabrechnung ab und bereitet die Spesenabrechnung für Ihre Freigabe vor.
Was Sie dem Agenten am ersten Tag mitgeben
- Ihr Postfach und Kalender: Gmail und Google Calendar oder Outlook
- Kalenderregeln: Fokusblöcke, frühester und spätester Termin sowie gewünschte Pausen zwischen Terminen
- Eine kurze Liste der Personen, die immer durchkommen, und was an andere gehen kann
- Reisevorlieben: Fluggesellschaften, Sitzplatz, Hotelbudget und Mitgliedsnummern für Treueprogramme
- Sechs Antworten, die Sie geschrieben haben, damit die Entwürfe nach Ihnen klingen
- Die Drive Ordner, die er öffnen darf, und die, die er nicht öffnen darf
Was bei Ihnen bleibt
- Telefonate und Besucher. Er führt die Liste der erwarteten Personen.
- Die Entscheidung, für wen Sie sich Zeit nehmen. Er gibt Empfehlungen, Sie entscheiden.
- Was als vertraulich gilt und wer es sehen darf.
- Persönliche Anwesenheit. Protokolle entstehen aus einem Transkript oder Ihren Notizen, Besichtigungen übernehmen Sie.
In drei Schritten zum KI-Agenten
- 01
Rolle beschreiben
Erstellen und benennen Sie einen KI-Agenten und weisen Sie ihn ein wie eine neue Assistenz: Wessen Zeit soll er schützen, wie soll Ihr Tag ablaufen und was darf er niemals tun? Wenn Sie eine Stellenbeschreibung haben, fügen Sie sie ein.
- 02
Zugriff geben
Verbinden Sie Gmail und Google Calendar mit Ihrem eigenen Konto und erlauben Sie diesem KI-Agenten, sie zu nutzen. Er liest zunächst mit, um zu lernen, wen Sie treffen, wie Sie schreiben und wie eine normale Woche aussieht.
- 03
Erste Routine festlegen
Bitten Sie ihn, morgen bis 7:30 Ihr Postfach zu sortieren und Antworten zu entwerfen. Korrigieren Sie, was nicht passt, und legen Sie dann die Routine für Werktage und ein abendliches Briefing für die Termine des nächsten Tages fest. Ihre Korrekturen fließen in alle späteren Entwürfe ein.
Erste Aufträge zum Ausprobieren
- Sortiere jeden Werktag um 7:00 mein Postfach und nenne mir die drei Nachrichten, die meine Aufmerksamkeit brauchen. Entwirf Antworten auf Routinenachrichten und frage vor dem Senden nach.
- Finde nächste Woche 45 Minuten mit Priya und Daniel, nicht vor 10:00 und nicht am Freitag. Zeige mir die Einladung, bevor sie rausgeht.
- Ich bin am 14. und 15. in Singapore. Suche Flüge ab Sydney und ein Hotel nahe dem Veranstaltungsort für unter $300 pro Nacht. Buche nichts, bevor ich mich entschieden habe.
- Schreibe mir am Vorabend jedes Termins mit jemandem außerhalb des Unternehmens ein einseitiges Briefing.
In Aktion ansehen
Ein beschleunigter Beispielablauf mit Beispieldaten. Sie können pausieren, vor- und zurückspringen oder selbst die Maus übernehmen.
Auf dem Bildschirm
Gmail
Google Calendar
Slack
Aufgabe wählen. Bei der Erledigung zusehen.
- WannWerktags, 7:30
- AufgabenLesen, sortieren, Antworten entwerfen
- NiemalsOhne Ihre Freigabe senden
- Haruka von Yamato Outdoor schlägt Donnerstag um 15 Uhr vorEntwurf fertig
- Rechnung von Pacific Freight, $4,280, fällig am FreitagStimmt mit der Bestellung überein
- Zollformular für die MustersendungAusgefüllt
- Warum
- Die neue Uhrzeit für das Meeting bestätigen.
- Wo
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- Was Sie erwartet
- Nur diese eine E-Mail wird gesendet. Ihre anderen Entwürfe bleiben Entwürfe.
Ihr Team. Mit allem verbunden.
Posteingang (46) · E-Mail+Posteingang0
Markiert
Entwürfe2
Gesendet
Sie sind gefragt3
Zur Info7
Archiviert36
3erledigt
7zusammengefasst
36archiviert
Beispielaufzeichnungen mit fiktiven Daten, beschleunigt abgespielt. Pausieren Sie, springen Sie zu einer beliebigen Stelle oder übernehmen Sie selbst die Maus.
Häufige Fragen
Was ist eine KI-Assistenz der Geschäftsleitung?
Eine KI-Assistenz der Geschäftsleitung ist ein KI-Agent, der die Büroarbeit einer Geschäftsleitungsassistenz übernimmt: Er sortiert das Postfach, verwaltet den Kalender, bereitet Termine vor, plant Reisen und entwirft Dokumente. Ein Monmo KI-Agent erledigt das auf seinem eigenen Computer mit Ihrem Gmail und Google Calendar und fragt nach, bevor etwas gesendet, gebucht oder geändert wird.
Kann ein KI-Agent eine Geschäftsleitungsassistenz ersetzen?
Ein KI-Agent übernimmt das Sortieren des Postfachs, die Terminplanung, Briefings, Reiserecherche, Spesenabrechnungen und Dokumente – also Routinearbeit am Schreibtisch. Er nimmt keine Anrufe an, empfängt keine Besucher, sitzt nicht im Besprechungsraum und entscheidet nicht, für wen Sie sich Zeit nehmen. Wer bereits eine Assistenz hat, kann sie damit von Routinearbeit entlasten.
Ist das dasselbe wie eine persönliche KI-Assistenz für die Arbeit?
Ja, die Bezeichnungen überschneiden sich. Sowohl eine persönliche KI-Assistenz für die Arbeit als auch eine KI-Assistenz der Geschäftsleitung kümmern sich um E-Mails, Kalender, Reisen und Dokumente einer Person. Bei Monmo beschreiben Sie die Rolle selbst: Sie legen fest, wessen Zeit geschützt wird und welche Apps der KI-Agent nutzen darf. Derselbe KI-Agent kann auch persönliche Aufgaben wie Buchungen und Abonnements übernehmen.
Sendet der KI-Agent E-Mails oder nimmt Termine ohne Nachfrage an?
Nein. Der KI-Agent liest, sortiert und entwirft selbstständig. Bevor etwas rausgeht, zeigt er eine Karte mit der Antwort, Einladung oder Buchung und der jeweiligen Begründung. Eine Karte kann mehrere Vorgänge enthalten, etwa neun Routineantworten. Sie können jeden Vorgang bearbeiten, freigeben oder ablehnen. Eine abgelehnte Antwort wird nicht gesendet.
Kann der KI-Agent meine Besprechungen protokollieren?
Ja, anhand eines Transkripts oder einer Aufzeichnung. Wenn Ihr Meeting-Tool diese in Google Drive speichert, liest der KI-Agent sie, schreibt das Protokoll und ergänzt jede Aufgabe mit Zuständigkeit und Termin in einer laufenden Liste. Er war nicht im Raum. Prüfen Sie deshalb die festgehaltenen Entscheidungen, bevor das Protokoll geteilt wird.
Funktioniert der KI-Agent neben Gmail auch mit Outlook?
Ja. Verbinden Sie das Postfach und den Kalender, die Sie bereits nutzen – Gmail und Google Calendar oder Outlook – mit Ihrem eigenen Konto. Der KI-Agent hat nur die Zugriffsrechte dieses Kontos. Wenn eine Verbindung einen Schritt nicht abdeckt, kann er die Webversion in seinem eigenen Browser öffnen und den Schritt dort ausführen.
Ihre nächste Verstärkungkönnte heute anfangen.
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