職務内容を、1行ずつ。
この職種の求人票によくある業務を1行ずつ取り上げ、エージェントがどう進めるか、どこまで自分で進めるかを示します。
- 任せられる調査、読み込み、下書き、資料づくり。社外には何も出ません。
- 実行前に確認最後に送信・投稿・支払い・レコードの変更があるため、先にカードで確認します。
- 準備まで。判断はあなたあなたの判断が必要な業務です。エージェントは事実と提案を用意します。
- あなたの仕事電話、対面の打ち合わせ、署名、人間関係。
| # | 求人票の業務 | エージェントの進め方 | どこまで任せられるか |
|---|---|---|---|
| 01 | 役員のスケジュールを管理する。会議を設定し、重複を解消し、集中作業や移動の時間を確保する。 | 毎朝Google カレンダーを確認し、予定の重複や会議の連続を見つけて、集中時間と移動時間を守れる変更案を出します。招待と変更は、カードで承認するとまとめて反映されます。 | 実行前に確認 |
| 02 | 受信箱を確認して緊急のものを知らせ、定型的なメールには返信を下書きして承認を得る。 | 朝7時に、夜のうちにGmailに届いたメールを「緊急」「要対応」「あとでよい」に分け、定型的なものにはあなたの文体で返信を下書きします。直したいものを直して、まとめて承認できます。 | 実行前に確認 |
| 03 | 航空券、ホテル、現地の移動手段を予約し、出張ごとにわかりやすい旅程表を作る。 | 出張規程に沿って航空券、ホテル、移動手段を自分のブラウザーで比べ、料金付きの3案を示します。予約と支払いは、あなたが選んでから行います。旅程はGoogle ドキュメントにまとめ、カレンダーにも入れます。 | 実行前に確認 |
| 04 | 重要な会議の前に、議題、説明資料、背景調査を用意する。 | 前日の夕方に、招待状、メールのやり取り、相手に関する最近のニュースを読み、Google ドキュメントに1ページの資料を作ります。相手の人物像、前回の合意事項、聞いておきたい質問3つを載せます。 | 任せられる |
| 05 | 会議の議事録を取り、アクションアイテムと担当者の一覧を更新し続ける。 | 会議ツールがGoogle ドライブに保存した文字起こしや録音、または会議後にあなたが音声で残したメモをもとに、Google ドキュメントで議事録を作ります。担当者と期限を付けた対応事項の一覧も、1つにまとめて更新します。 | 任せられる |
| 06 | プレゼン資料、報告書、社内文書、手紙などを作成し、体裁を整える。 | 音声メモや箇条書きから、完成した文書を作ります。Google ドキュメントの社内文書や手紙、表入りの報告書、テンプレートに沿ったGoogle スライドなどです。リンクを届け、控えをライブラリに残します。 | 任せられる |
| 07 | 経費を記録し、法人カードの明細と照合して、経費精算を申請する。 | Gmailの領収書とあなたが送った写真を集め、Google スプレッドシートでカード明細の1行ずつと突き合わせ、足りないものを一覧にします。経費精算の申請は、あなたが承認してから行います。 | 実行前に確認 |
| 08 | ファイル、連絡先、記録を整理し、必要な書類をすぐ見つけられるようにする。 | Google ドライブのフォルダ構成と命名ルールを1つ提案し、重複ファイルと古い連絡先を一覧にします。移動、名前の変更、統合はカードで確認してから行い、以降の書類も同じルールで保存します。 | 実行前に確認 |
| 09 | 社内イベント、合宿、取締役会を準備する。会場、ケータリング、招待も含む。 | 会場とケータリングの候補を、各社のサイトから料金と空き日程付きで絞り込み、Google スプレッドシートに参加者リストと進行表を作り、招待状を下書きします。問い合わせ、予約、招待の送信は承認後です。下見はあなたが行います。 | 実行前に確認 |
| 10 | 役員あての電話に出て取り次ぎ、来客を迎える。 | エージェントは電話に出ることも、来客を迎えることもできません。毎朝、Google カレンダーからその日の来客と電話の予定をひとことずつ添えて一覧にし、応対する人が相手と用件を把握できるようにします。 | あなたの仕事 |
| 11 | どの依頼や相手を役員につなぐか、何を後回しにするか、ほかに回すかを判断する。 | 誰を通すかのルールはあなたが決めます。エージェントはGmailとSlackに届く依頼をそのルールに照らし、「会う」「任せる」「断る」「後日」を理由と返信の下書き付きで提案します。誰に時間を使うかを決めるのはあなたです。 | 準備まで。判断はあなた |
| 12 | 取締役会、人事、財務に関する機密情報を慎重に取り扱う。 | あなたが選んだGmailのラベル、Google ドライブのフォルダ、アプリだけを開きます。取締役会の資料や給与の情報を社外に送る下書きには、カードでその旨を伝えます。送るかどうかを決めるのはあなたです。 | 準備まで。判断はあなた |
12項目のうち9項目をエージェントが担当（一部は承認後に実行）
業務内容の出典. この12項目は、秘書・エグゼクティブアシスタントの公開求人票に最もよく見られる業務を言い換えたもので、米国の職業情報データベースO*NETの役員秘書・エグゼクティブアシスタントの業務一覧と照らして確認しています。 O*NET OnLineで確認: 43-6011.00 Executive Secretaries and Executive Administrative Assistants
AI秘書の1週間
夜のうちに届いたメールを整理し、定型的な返信を下書きして、その日の予定、重複、対応が必要な3通を1ページでお伝えします。
関係者のカレンダーを確認し、集中時間を避けた候補を2つ選んで、返信を下書きします。送信はあなたの承認後です。
翌日の社外の方との会議ごとに、1ページの資料を用意します。出社前に目を通せます。
その週の予定を見直し、重複、会議室やビデオ会議リンクの不足、移動時間を確認します。変更案は1枚のカードで届きます。
その週の議事録を見直し、終わっていない対応事項を一覧にして、担当者ごとに確認のメッセージを下書きします。
領収書をカード明細と突き合わせ、経費精算書を承認できる状態に準備します。
初日に渡すもの
- メールボックスとカレンダー（GmailとGoogle カレンダー、またはOutlook）
- 予定のルール：集中時間、会議を入れてよい時間帯、会議の間に空けたい時間
- 必ずつなぐ相手の短いリストと、ほかの人に回してよい用件
- 出張の好み：航空会社、座席、ホテルの予算、マイレージ番号
- あなたが送った返信を6通ほど。文体を合わせるために使います
- 開いてよいドライブのフォルダと、開いてはいけないフォルダ
あなたに残る仕事
- 電話と来客の対応。エージェントは、その日に来る人・かけてくる人の一覧を用意します。
- 誰に時間を使うかの判断。エージェントは提案し、あなたが決めます。
- 何が機密にあたるか、誰に見せてよいか。
- その場にいること。議事録は文字起こしやメモから作り、会場の下見はあなたが行います。
3ステップで迎え入れる
- 01
役割を書く
エージェントを作成して名前を付け、新しく入った秘書に説明するように仕事を伝えます。誰の時間を守るのか、1日をどう進めたいか、してはいけないことは何か。求人票があれば貼り付けてください。
- 02
アクセスを渡す
あなた自身のアカウントでGmailとGoogle カレンダーを接続し、このエージェントが使えるように設定します。最初は読み取りから始め、誰と会うのか、どんな文体か、ふだんの1週間の流れを学びます。
- 03
最初の定期タスクを決める
明日の7時30分までに受信箱の整理と返信の下書きを頼みます。気になる点を直してから、平日の定期タスクと、翌日の会議に向けた夕方の資料づくりを決めます。直した内容は以降の下書きに反映されます。
最初に頼むこと
- 平日の朝7時に受信箱を整理して、対応が必要な3通を教えて。定型的なものには返信を下書きして、送信前に確認して。
- 来週、田中さんと佐藤さんとの45分の打ち合わせを入れて。10時より前と金曜日は避けて。招待を送る前に見せて。
- 14日と15日は福岡に出張します。羽田発の便と、会場近くで1泊2万円以内のホテルを探して。私が選ぶまで予約しないで。
- 社外の方との会議がある前日の夕方に、1ページの資料を用意して。
仕事の様子を見る
サンプルの再生です。データは例で、早送りしています。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。
画面に登場するツール
Gmail
Google Calendar
Slack
仕事を選ぶ。完成まで見届ける。
- いつ平日 7:30
- 内容確認・整理・下書き
- 行わないこと承認なしの送信
- Yamato OutdoorのHarukaさん：木曜を15時に変更したい下書きあり
- Pacific Freightの請求書：4,280ドル、金曜期限発注書と一致
- サンプル出荷の通関書類記入済み
- 目的
- 新しい会議時間を確定します。
- 操作先
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- 実行されること
- このメール1通を送信します。ほかの下書きはそのままです。
あなたのチーム。すべてにつながる。
受信トレイ (46) · Mail+受信トレイ0
スター付き
下書き2
送信済み
対応が必要3
参考7
アーカイブ36
3件に対応
7件を要約
36件をアーカイブ
架空のデータを使ったサンプルの再生です（早送り）。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。
よくある質問
AI秘書とは何ですか？
AI秘書とは、秘書やエグゼクティブアシスタントのデスクワークを担うAIエージェントです。受信箱の整理、日程調整、会議前の資料づくり、出張の手配、文書の作成を行います。Monmoのエージェントは、専用のコンピューターであなたのGmailとGoogle カレンダーを使って進め、送信・予約・変更の前に必ず確認を求めます。
AIエージェントは秘書の代わりになりますか？
受信箱の整理、日程調整、会議の資料、出張の下調べ、経費精算、文書作成といった、机の上で進む定型業務を引き受けます。電話に出ること、来客を迎えること、会議に同席すること、誰に時間を使うかを決めることは行いません。すでに秘書がいる場合は、その人の定型業務を減らすために使われています。
仕事用のAIアシスタントとは違うものですか？
ほぼ同じものを指します。AI秘書も仕事用のAIアシスタントも、1人のメール、予定、出張、書類を引き受けます。Monmoでは、それを自分で書く「役割」として設定します。誰の時間を守るのか、どのアプリを使えるのかはあなたが決めます。予約やサブスクリプションの整理といった私用も、同じエージェントに頼めます。
メールの送信や会議の承諾を勝手に行いますか？
行いません。読むこと、整理すること、下書きを書くことは自分で進め、返信、招待、予約など外に出るものは、理由を添えたカードで先に確認します。定型的な返信9通を1枚にまとめることもできます。1件ずつ編集、許可、却下ができ、却下したものは送信されません。
会議の議事録も任せられますか？
文字起こしか録音があれば任せられます。会議ツールがGoogle ドライブに保存したものを読み、議事録を書き、対応事項を担当者と期限付きで一覧に加えます。エージェントはその場にいたわけではないので、議事録を共有する前に、決定事項が正しく書かれているかを確認してください。
Gmail以外に、Outlookでも使えますか？
使えます。ふだん使っているメールボックスとカレンダー（GmailとGoogle カレンダー、またはOutlook）を、あなた自身のアカウントで接続してください。エージェントが扱えるのは、そのアカウントの権限の範囲だけです。連携でできない操作は、エージェントが自分のブラウザーでウェブ版を開いて進められます。