Outlookでエージェントができること
フラグと分類で受信トレイを仕分ける
平日の毎朝8時に、前日の夕方から届いたメールを「優先」も「その他」も読み、その日の案を出します。今日対応する6通にフラグ、4通は「返事待ち」に分類、残りは整理です。一度の承認でまとめて反映します。
頼み方平日の朝8時に、Outlookの受信トレイを仕分けて。今日フラグを付けるメール、相手の返事待ち、整理してよいメールを提案して。私が承認するまで何も反映しないで。
相手に合わせて返信を下書きする
取引先、仕入先、同僚では書き方を変えます。これまであなたがそれぞれにどう返信してきたかを手本にし、全員に返信する前には、CCに残す相手も確かめます。あなたが下書きを直してから、送信を承認します。
頼み方今日フラグを付けたメールに返信を下書きして。取引先の2通は丁寧に、同僚には短く。全員に返信する前には教えて。
会議の招待に答える
招待を1件ずつ、予定表と「10時より前と金曜の午後は会議を入れない」といったあなたの決まりに照らし、承諾、仮承諾、辞退、別の日時の提案のどれかを勧めます。あなたが許可するまで、返事は送りません。
頼み方返事をしていない会議の招待を見て。それぞれ承諾、辞退、別の日時のどれがよいか提案して。重なっている予定も教えて。
返事が来ないときにフォローする
あなたが送った質問を「返事待ち」の一覧にします。誰の返事を待っているか、何営業日たったかがわかります。3営業日目に2行の催促をそれぞれ書くので、送るものを選べます。
頼み方返事を待っているメールを一覧にしておいて。3営業日たったら2行の催促を書いて、私に見せて。
経緯を添えてメールを転送する
同僚に任せるべきメールには、冒頭に3行を添えた転送を下書きします。何を頼まれているか、あなたがすでに知っていること、返してほしいことです。同僚はやり取りの全体を読まずに動けます。
頼み方仕入先からの価格改定のメールを、3行の要約を付けて田中さんに転送して。木曜までに意見がほしいと添えて。
休暇の前にメールボックスを整える
1週間の休みの前に、期間と代わりの連絡先を入れた自動応答を下書きし、まだ終わっていないやり取りを一覧にし、辞退や変更をしたほうがよい会議を提案します。どの変更も、あなたの承認を待ちます。
頼み方11月17日から24日まで休みます。自動応答を下書きして、まだ終わっていない件を一覧にして、辞退したほうがよい会議を提案して。
フォルダー、分類、ルールを整える
「取引先」「請求書」「あとで読む」のようなフォルダーと色分類を少しだけ提案し、システムの通知のように毎日届くメールにはルールの案も出します。一覧を承認するまで、移動、分類、ルールの作成は行いません。
頼み方受信トレイのフォルダー、分類、ルールの案を出して。直近200通がどこに入るかも見せて。
接続のしくみ
- 1接続するのは、あなた自身のメールボックスです。接続は一度で済み、仕事用のMicrosoft 365でも個人のOutlook.comでも使えます。エージェントは、そのメールボックスとしてだけ読み書きします。
- 2メールは私的な情報です。渡す相手は慎重に選んでください。チーフ・オブ・スタッフなど1人に渡せば足りることが多く、選んでいないエージェントはメールボックスを開けません。
- 3メールと予定表は確認なしで読みます。送信、招待への返事、フラグ付け、メールの移動、ルールの作成は必ずあなたの承認を待ち、朝のうちの返信を1枚のカードにまとめられます。
メールのほかのアプリ
同じ種類のアプリでも、エージェントが働けます。それぞれのページで詳しく紹介しています。
仕事の様子を見る
サンプルの再生です。データは例で、早送りしています。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。 このサンプルは、似た仕事をほかのツールで進める例です。Outlookは画面に登場しません。
画面に登場するツール
Gmail
仕事を選ぶ。完成まで見届ける。
- いつ平日 7:30
- 内容確認・整理・下書き
- 行わないこと承認なしの送信
- Yamato OutdoorのHarukaさん：木曜を15時に変更したい下書きあり
- Pacific Freightの請求書：4,280ドル、金曜期限発注書と一致
- サンプル出荷の通関書類記入済み
- 目的
- 新しい会議時間を確定します。
- 操作先
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- 実行されること
- このメール1通を送信します。ほかの下書きはそのままです。
あなたのチーム。すべてにつながる。
受信トレイ (46) · Mail+受信トレイ0
スター付き
下書き2
送信済み
対応が必要3
参考7
アーカイブ36
3件に対応
7件を要約
36件をアーカイブ
架空のデータを使ったサンプルの再生です（早送り）。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。
よくある質問
AIエージェントは、Outlookのメールを読んで返信できますか？
読むことと下書きは自分で進め、送信はあなたが許可したときだけ行います。Monmoのエージェントは、あなたと決めた時刻に届いたメールを確かめ、フラグを付けるものと整理するものを提案し、返信を書き、会議の招待への返事を用意します。難しいメールで何を伝えるか、誰に時間を使うかは、あなたが決めることです。
AIエージェントは、仕事用のMicrosoft 365アカウントでも使えますか？
使えます。ただし、組織が接続を許可している場合に限ります。職場や学校のメールボックスは管理者が管理しているため、ログインの前に、管理者が一度アプリを承認する必要があるかもしれません。個人のOutlook.comアカウントは、自分のログインだけで接続できます。連携でできない操作は、エージェントが自分のブラウザーでWeb版のOutlookを開いて進められます。
エージェントが送るメールは、私のOutlookのアドレスから届きますか？
あなたのアドレスから届きます。エージェントは接続したメールボックスとして働くので、承認した返信はあなたのアドレスから送られ、相手の返事もあなたに届きます。承認の前に送られることはありません。カードには本文、宛先、送る理由が表示され、定型の返信は1枚にまとめて、1通ずつ編集できます。
AIエージェントに会議の承諾や辞退を任せられますか？
返事を用意するところまでを任せられます。送るのは、あなたが承認したあとです。エージェントは招待を予定表やあなたの希望と照らし合わせ、承諾、仮承諾、辞退、別の日時の提案のどれかを、理由を添えて勧めます。定例の招待はまとめて承認できます。初めての相手からの招待や、長い時間を取る招待は、1件ずつ確認します。