एआई एजेंट को कैसे हायर करें?
एआई एजेंट को हायर करने के लिए उसे वही छह चीज़ें दें जिनकी एक नए कर्मचारी को ज़रूरत होती है: भूमिका, एक्सेस, पृष्ठभूमि की जानकारी, पहला काम, रूटीन और फीडबैक। इसके लिए तकनीकी कौशल की ज़रूरत नहीं है। Monmo पर आप अंग्रेज़ी या जापानी में टाइप करके या वॉइस नोट से आसान शब्दों में निर्देश देते हैं और एजेंट अपने कंप्यूटर पर काम शुरू कर देता है।
- चरण 1: भूमिका लिखें। बताएं कि काम क्या है, अच्छा काम कैसा दिखता है और उसे आपको क्या सौंपना है।
- चरण 2: एक्सेस दें। अपने अकाउंट से काम के लिए ज़रूरी ऐप्स कनेक्ट करें और चुनें कि यह एजेंट किन ऐप्स का इस्तेमाल कर सकता है।
- चरण 3: जानकारी साझा करें। उसे अपनी नीतियां, टेम्पलेट, पुराने उदाहरण और काम में आने वाले नाम दें।
- चरण 4: पहला काम दें। कोई छोटा, असली काम चुनें जिसका नतीजा आप जांच सकें।
- चरण 5: रूटीन तय करें। तय करें कि वह बिना कहे कब काम करे, जैसे हर कार्यदिवस पर 7:30 बजे।
- चरण 6: जांचें और सुधारें। नतीजा पढ़ें, बताएं कि क्या बदलना है और वह जो कार्रवाई करना चाहता है उसे मंज़ूर करें या ठुकराएं।
चरण 1: भूमिका लिखें
भूमिका ऐसे लिखें जैसे किसी व्यक्ति को उसके पहले दिन काम समझा रहे हों: एक वाक्य में काम, क्रम से उसके चरण, उन्हें कैसे पूरा करना है और क्या आपको सौंपना है। लंबी और सामान्य जानकारी से बेहतर है छोटी और स्पष्ट जानकारी। शुरुआत के लिए आम तौर पर आधे पन्ने की भूमिका काफी होती है।
उदाहरण के लिए: आप ऑनलाइन स्टोर Fieldwork का सपोर्ट इनबॉक्स संभालते हैं। हर ईमेल पढ़ें, ऑर्डर जांचें और छोटा, दोस्ताना जवाब तैयार करें। $100 से ज़्यादा के रिफंड, शिकायतें और सुरक्षा से जुड़ी कोई भी बात मेरे पास भेजें। यह एक पूरी भूमिका है। इसमें काम, उसके चरण, जवाब का लहजा और सीमाएं साफ़ हैं। एजेंट इससे काम शुरू कर सकता है।
चरण 2 और 3: एक्सेस और जानकारी दें
एजेंट को काम करने के लिए जितना ज़रूरी हो, उतना ही एक्सेस दें। ऐप्स आपके अपने अकाउंट से कनेक्ट होते हैं और आप चुनते हैं कि हर एजेंट किन ऐप्स का इस्तेमाल कर सकता है। सपोर्ट एजेंट को इनबॉक्स और स्टोर चाहिए, बैंक नहीं। जानकारी पढ़ने के लिए मंज़ूरी नहीं चाहिए। कुछ भेजने, भुगतान करने, पोस्ट करने या रिकॉर्ड बदलने से पहले आपको एक कार्ड दिखता है। आप बाद में किसी ऐप का एक्सेस हटा भी सकते हैं।
फिर उसे वह बताएं जो कोई सहकर्मी पहले हफ्ते में नए कर्मचारी को बताता। अपनी नीतियां, टेम्पलेट, पसंद आए काम के कुछ उदाहरण और ग्राहकों, सप्लायरों और प्रोडक्ट के नाम साझा करें। एजेंट इन्हें पृष्ठभूमि की जानकारी के तौर पर रखता है और आपकी पसंद याद रखता है, ताकि आपको हर काम के लिए उन्हें दोहराना न पड़े।
चरण 4 और 5: पहला काम और रूटीन तय करें
पहला काम ऐसा चुनें जो असली, छोटा और जांचने में आसान हो: कल के बीस सपोर्ट ईमेल, पिछले महीने की बैंक एंट्री या दस संभावित ग्राहकों की सूची। एक असली काम से आप किसी टेस्ट से ज़्यादा सीखते हैं और छोटा काम होने पर गलती का असर भी छोटा रहता है। उससे बताने को कहें कि उसने काम कैसे किया, जैसे कौन से स्रोत या ऑर्डर जांचे।
पहला काम सही मिलने के बाद तय करें कि एजेंट बिना कहे कब काम करे। रूटीन किसी समय पर हो सकता है, जैसे हर कार्यदिवस पर 7:30 बजे या हर सोमवार 8:00 बजे। यह किसी कनेक्टेड ऐप में होने वाली घटना पर भी शुरू हो सकता है, जैसे आपके सपोर्ट पते पर नया ईमेल आना। इसके बाद एजेंट खुद काम शुरू करता है, चाहे आपने ऐप खोला हो या नहीं।
चरण 6: जांचें और सुधारें
एजेंट का काम वैसे ही जांचें जैसे नए कर्मचारी का करते हैं: पहले ध्यान से, फिर कुछ नमूने देखकर। ड्राफ्ट खोलें, स्रोत से कुछ तथ्यों की जांच करें और मंज़ूरी देने से पहले हर अप्रूवल कार्ड पढ़ें। कुछ गलत हो तो आसान शब्दों में बताएं, जैसे जवाब छोटा रखें, कभी छूट न दें या सब्जेक्ट लाइन में ऑर्डर नंबर डालें।
एजेंट सुधार को आपकी पसंद के तौर पर रखता है और आगे के काम में लागू करता है। अगर वही गलती फिर हो, तो शायद भूमिका स्पष्ट नहीं है। भूमिका में नियम जोड़ें या अच्छे काम का उदाहरण दें। आप जो मंज़ूर करते हैं उसकी ज़िम्मेदारी आपकी रहती है, इसलिए बिना पढ़े किसी बैच को मंज़ूरी न दें।
पहले हफ्ते में क्या जांचना चाहिए?
पहले हफ्ते में सात चीज़ें जांचें और जो पता चले उसे लिख लें। मकसद एजेंट की गलतियां पकड़ना नहीं है। मकसद यह समझना है कि उसके किस काम पर कुछ नमूने जांचने के बाद भरोसा किया जा सकता है और कहां अब भी आपको हर पंक्ति पढ़नी चाहिए। जो सीखें, उसके आधार पर निर्देश और स्पष्ट करें।
- क्या काम आपकी लिखी भूमिका से मेल खाता है या एजेंट ऐसे काम करने लगा है जो आपने नहीं कहे?
- क्या तथ्य सही हैं? कुछ नमूनों के लिए स्रोत, ऑर्डर या लेजर की एंट्री खोलकर देखें।
- क्या लिखने का लहजा आपके जैसा है? तीन ड्राफ्ट की तुलना अपनी लिखी किसी चीज़ से करें।
- क्या अप्रूवल कार्ड सही चीज़ों के लिए मंज़ूरी मांगते हैं और क्या उनमें दी जानकारी से आप फैसला ले सकते हैं?
- क्या रूटीन तय समय पर चला और क्या नतीजा वहां पहुंचा जहां आप चाहते थे?
- क्या एजेंट के पास काम से ज़्यादा एक्सेस है? जिन ऐप्स का उसने इस्तेमाल नहीं किया, उनका एक्सेस हटा दें।
- उसने आपको क्या सौंपा और क्या उसमें से किसी बात को भूमिका में नियम बनाना चाहिए?
दूसरा एजेंट कब जोड़ना चाहिए?
दूसरा एजेंट तब जोड़ें जब पहला उपयोगी काम कर रहा हो और कोई अलग काम बाकी हो। हर एजेंट को एक भूमिका दें: एक सपोर्ट एजेंट और एक बुककीपर को काम समझाना, उनका काम जांचना और सुधारना, दोनों काम एक ही एजेंट को देने से आसान है। एक चीफ ऑफ स्टाफ टीम के बीच तालमेल करता है, ताकि एजेंट एक-दूसरे को काम सौंप सकें और आपको एक नतीजा दे सकें।