Come si assume un agente AI?
Per assumere un agente AI, dagli le stesse sei cose di cui ha bisogno una nuova persona nel team: un ruolo, gli accessi, il contesto, un primo compito, una routine e un riscontro sul lavoro. Non servono competenze tecniche. Su Monmo puoi scrivere o inviare una nota vocale, con parole semplici, in inglese o in giapponese. L'agente inizia a lavorare sul proprio computer.
- Passaggio 1: descrivi il ruolo. Spiega qual è il lavoro, come deve essere svolto e cosa deve essere sottoposto a te.
- Passaggio 2: concedi gli accessi. Collega le app necessarie tramite i tuoi account e scegli quali può usare l'agente.
- Passaggio 3: condividi il contesto. Fornisci le tue procedure, i modelli, gli esempi passati e i nomi che incontrerà.
- Passaggio 4: assegna il primo compito. Scegli un'attività reale e circoscritta, di cui puoi verificare il risultato.
- Passaggio 5: stabilisci una routine. Decidi quando deve lavorare senza aspettare una richiesta, ad esempio ogni giorno feriale alle 7:30.
- Passaggio 6: verifica e correggi. Leggi il risultato, indica cosa cambiare e approva o rifiuta le azioni che propone.
Passaggio 1: descrivi il ruolo
Descrivi il ruolo come lo spiegheresti a una persona il primo giorno: il lavoro in una frase, le attività nell'ordine in cui si svolgono, come vuoi che siano fatte e cosa deve essere sottoposto a te. Una descrizione breve e precisa funziona meglio di una lunga e generica. Per iniziare, di solito basta mezza pagina.
Per esempio: gestisci la casella email dell'assistenza di Fieldwork, un negozio online. Leggi ogni email, controlla l'ordine e prepara una risposta breve e cordiale. Sottoponi a me i rimborsi superiori a $100, i reclami e tutto ciò che riguarda la sicurezza. È una descrizione completa: indica il lavoro, i passaggi, il tono e i limiti, e l'agente può partire da lì.
Passaggi 2 e 3: concedi gli accessi e condividi il contesto
Concedi all'agente solo gli accessi necessari per svolgere il lavoro. Le app si collegano tramite i tuoi account e scegli tu quali può usare ogni agente: un agente per l'assistenza ha bisogno della casella email e del negozio, non della banca. Per leggere non serve approvazione. Prima di inviare, pagare, pubblicare o modificare un record, ti mostra una scheda. Puoi anche revocare l'accesso a un'app in seguito.
Poi condividi ciò che un collega direbbe a una persona appena arrivata nella prima settimana: le tue procedure, i modelli, alcuni esempi di lavoro ben fatto e i nomi di clienti, fornitori e prodotti. L'agente conserva queste informazioni come contesto e ricorda le tue preferenze, così non devi ripeterle a ogni compito.
Passaggi 4 e 5: assegna il primo compito e stabilisci una routine
Scegli un primo compito reale, circoscritto e facile da verificare: le venti email di assistenza di ieri, i movimenti bancari del mese scorso o una lista di dieci potenziali clienti. Da un compito reale impari più che da una prova, e se è circoscritto anche gli eventuali errori avranno conseguenze limitate. Chiedi all'agente di mostrarti come ha lavorato, ad esempio le fonti o l'ordine che ha controllato.
Quando il primo compito è stato svolto correttamente, stabilisci quando l'agente deve lavorare senza aspettare una richiesta. La routine può seguire un orario, ad esempio ogni giorno feriale alle 7:30 o ogni lunedì alle 8:00, oppure un evento in un'app collegata, come l'arrivo di una nuova email all'indirizzo dell'assistenza. Da quel momento l'agente parte da solo, anche se non hai l'app aperta.
Passaggio 6: verifica e correggi
Controlla il lavoro dell'agente come faresti con quello di una persona appena assunta: con attenzione all'inizio, poi a campione. Apri le bozze, verifica alcuni dati rispetto alla fonte e leggi ogni scheda di approvazione prima di dare il consenso. Se qualcosa non va, spiegalo con parole semplici, ad esempio: più breve, non offrire mai uno sconto oppure inserisci il numero d'ordine nell'oggetto.
L'agente conserva la correzione come preferenza e la applica ai lavori successivi. Se lo stesso errore si ripete, probabilmente il ruolo non è chiaro: aggiungi la regola alla descrizione o fornisci un esempio di come dovrebbe essere il risultato. Resti responsabile di ciò che approvi, quindi non approvare un gruppo di elementi che non hai letto.
Cosa controllare nella prima settimana?
Nella prima settimana controlla sette aspetti e annota ciò che scopri. Lo scopo non è mettere alla prova l'agente per coglierlo in errore, ma capire dove basta un controllo a campione e dove invece devi ancora leggere ogni riga. Usa ciò che impari per rendere le istruzioni più chiare.
- Il lavoro corrisponde al ruolo che hai descritto o l'agente ha iniziato a svolgere compiti che non avevi richiesto?
- I dati sono corretti? Apri la fonte, l'ordine o il movimento contabile per verificarne un campione.
- Il tono ti rispecchia? Confronta tre bozze con qualcosa che hai scritto tu.
- Le schede di approvazione riguardano le azioni giuste e contengono abbastanza informazioni per decidere?
- La routine è partita all'ora stabilita e il risultato è arrivato dove te lo aspettavi?
- L'agente ha più accessi del necessario? Rimuovi le app che non ha usato.
- Cosa ti ha sottoposto? Qualcuno di questi casi dovrebbe diventare una regola nella descrizione del ruolo?
Quando aggiungere un secondo agente?
Aggiungi un secondo agente quando il primo svolge un lavoro utile e c'è un'altra attività da affidare. Assegna un ruolo a ciascun agente: un agente per l'assistenza e uno per la contabilità sono più facili da istruire, controllare e correggere rispetto a un solo agente che fa entrambe le cose. Un responsabile del coordinamento gestisce il team, così gli agenti possono passarsi i compiti e presentarti un unico risultato.