Coupa-এর জন্য এআই এজেন্ট
Monmo-এর একটি এআই এজেন্ট Coupa-তে একজন ক্রয় সমন্বয়কারীর মতো কাজ করে। এটি Slack বা ইমেইলে আসা অনুরোধ থেকে ক্রয় অনুরোধের খসড়া তৈরি করে, আটকে থাকা অনুমোদন খুঁজে পায়, সরবরাহকারীর ইনভয়েসের সঙ্গে ক্রয় আদেশ ও পণ্য গ্রহণের রেকর্ড মেলায় এবং সরবরাহকারী অনুযায়ী খরচের রিপোর্ট দেয়। এটি আপনার নিজের Coupa লগইন ব্যবহার করে কাজ করে। কোনো রেকর্ড জমা দিতে বা বদলাতে আপনার অনুমোদন লাগে। খরচ অনুমোদনের দায়িত্ব আপনার অনুমোদনকারীদের কাছেই থাকে।
হালনাগাদ: 2026-11-13 · বিনামূল্যে শুরু করুন। পেইড প্ল্যান মাসে $15 থেকে।
Coupa-এ এজেন্ট যা করে
অনুরোধ থেকে ক্রয় অনুরোধের খসড়া
কেউ Slack-এ ছয়টি মনিটর বা সফটওয়্যার নবায়নের অনুরোধ করলে এটি ক্যাটালগের পণ্য বা সরবরাহকারী খুঁজে পায়, পণ্যের বিভাগ, খরচের কেন্দ্র ও প্রয়োজনের তারিখ পূরণ করে ক্রয় অনুরোধ তৈরি করে। জমা দেওয়ার আগে অনুমতি চায়।
জিজ্ঞেস করুন#purchasing-এ ছয়টি 27-ইঞ্চি মনিটরের জন্য Maya-এর অনুরোধ থেকে একটি Coupa ক্রয় অনুরোধ তৈরি করো। জমা দেওয়ার আগে আমাকে দেখাও।
আটকে থাকা অনুমোদন খুঁজুন
প্রতি কর্মদিবসের সকালে এটি একজন অনুমোদনকারীর কাছে তিন দিনের বেশি অপেক্ষায় থাকা ক্রয় অনুরোধ ও ইনভয়েসের তালিকা করে, সঙ্গে টাকার পরিমাণ ও অনুমোদনকারীর নাম দেয়। প্রত্যেকের জন্য Slack বা Outlook-এ একটি ছোট তাগাদার খসড়াও তৈরি করে।
জিজ্ঞেস করুনপ্রতি কর্মদিবসে 9টায় তিন দিনের বেশি অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা ক্রয় অনুরোধের তালিকা করো এবং প্রত্যেক অনুমোদনকারীকে তাগাদা দেওয়ার খসড়া তৈরি করো।
ক্রয় আদেশের সঙ্গে ইনভয়েস মেলান
সরবরাহকারীর প্রতিটি নতুন ইনভয়েসের পরিমাণ, একক মূল্য ও কর ক্রয় আদেশ এবং পণ্য গ্রহণের রেকর্ডের সঙ্গে মিলিয়ে দেখে এবং অমিল থাকা প্রতিটি লাইন তালিকাভুক্ত করে। ইনভয়েস নিয়ে আপত্তি জানাতে বা সংশোধন করতে আপনার অনুমোদন লাগে।
জিজ্ঞেস করুনএই সপ্তাহের ইনভয়েসগুলো সংশ্লিষ্ট ক্রয় আদেশ ও পণ্য গ্রহণের রেকর্ডের সঙ্গে মিলিয়ে দেখো এবং দাম বা পরিমাণে অমিল আছে এমন প্রতিটি লাইন তালিকাভুক্ত করো।
অর্ডার কোথায় পৌঁছেছে জানুন
কোনো ক্রয় আদেশ সম্পর্কে জানতে চাইলে এটি তার অবস্থা, সরবরাহকারীর প্রাপ্তিস্বীকার, কী কী পাওয়া গেছে এবং সংশ্লিষ্ট ইনভয়েস দেখে। তারপর অনুরোধকারীকে দুই লাইনে উত্তর দেয়, যাতে কাউকে নিজে Coupa-তে খুঁজতে না হয়।
জিজ্ঞেস করুনPO 40217-এর কী অবস্থা? Daniel-কে জানাও কী এসেছে আর কী এখনও বাকি।
সরবরাহকারী ও বিভাগ অনুযায়ী খরচের রিপোর্ট
মাসের প্রথম কর্মদিবসে এটি Google Sheets-এ আগের মাসের খরচ সরবরাহকারী, পণ্যের বিভাগ ও বিভাগ অনুযায়ী সংক্ষেপে দেখায়। চুক্তি ছাড়া করা কেনাকাটা চিহ্নিত করে এবং কোন সরবরাহকারীর ক্ষেত্রে খরচ সবচেয়ে দ্রুত বেড়েছে তা জানায়।
জিজ্ঞেস করুনপ্রতি মাসে আগের মাসের Coupa খরচ সরবরাহকারী ও বিভাগ অনুযায়ী আমাকে পাঠাও এবং চুক্তি ছাড়া কেনা সবকিছু চিহ্নিত করো।
চুক্তি নবায়নের আগাম সতর্কতা
এটি চুক্তির শেষ তারিখ ও নোটিশের সময়সীমা দেখে এবং 90 দিন আগে আসন্ন নবায়নের তালিকা দেয়, সঙ্গে আগের বছরের খরচ ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম জানায়। এতে নবায়ন হঠাৎ ঘটে যাওয়ার বদলে ভেবেচিন্তে সিদ্ধান্ত নেওয়া যায়।
জিজ্ঞেস করুনআগামী 90 দিনের মধ্যে শেষ হবে এমন Coupa চুক্তির তালিকা দাও, সঙ্গে নোটিশের সময়সীমা, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও আগের বছরের খরচ জানাও।
নতুন সরবরাহকারীর কাছে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ
নতুন সরবরাহকারীকে যুক্ত করতে যা যা প্রয়োজন, যেমন ট্যাক্স আইডি, বীমার সনদ ও অর্থ পাঠানোর তথ্য, এটি তার তালিকা করে। ইমেইলে কী এসেছে দেখে এবং যা বাকি আছে তা চেয়ে পাঠানোর জন্য একটি খসড়া তৈরি করে।
জিজ্ঞেস করুনAcme Packaging একটি নতুন সরবরাহকারী। তারা আমাদের কী পাঠিয়েছে দেখো এবং যা এখনও বাকি আছে তা চেয়ে একটি ইমেইলের খসড়া তৈরি করো।
যেভাবে যুক্ত হয়
- 1আপনার নিজের Coupa অ্যাকাউন্ট একবার সংযুক্ত করুন। Coupa সাধারণত নির্দিষ্ট অনুমতির আওতাসহ API ক্লায়েন্টের মাধ্যমে বাইরের অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করে। তাই আপনার Coupa অ্যাডমিনকে প্রথমে একটি তৈরি করতে হতে পারে; এই একটি ধাপের জন্য প্রস্তুত থাকুন।
- 2কোন এজেন্ট Coupa ব্যবহার করতে পারবে তা আপনি ঠিক করেন। কেনাকাটার কাজ সামলায় এমন অর্থ বা অপারেশনস এজেন্টের জন্য এটি উপযোগী; আপনার মার্কেটিং বা গবেষণা এজেন্টদের সাধারণত এটি দরকার হয় না।
- 3ক্রয় অনুরোধ, অর্ডার, ইনভয়েস ও চুক্তি দেখতে অনুমোদন লাগে না। ক্রয় অনুরোধ জমা দিতে, ইনভয়েস বা সরবরাহকারীর রেকর্ড সম্পাদনা করতে এবং অর্থ লেনদেন হয় এমন যেকোনো কাজের আগে অনুমতি চাওয়া হয়। খরচ অনুমোদনের দায়িত্ব আপনার নিয়মে নির্ধারিত অনুমোদনকারীদের কাছেই থাকে।
হিসাবরক্ষণ ও পেমেন্ট বিভাগে আরও
এই ধরনের আরও যেসব অ্যাপে এজেন্ট কাজ করে। প্রতিটির জন্য আলাদা পেজ আছে।
সাধারণ কিছু প্রশ্ন
এআই এজেন্ট কি Coupa-তে ক্রয় অনুরোধ তৈরি করতে পারে?
এটি খসড়া তৈরি করে, আর কখন জমা হবে তা আপনি ঠিক করেন। Monmo এজেন্ট অনুরোধ পড়ে, ক্যাটালগের পণ্য বা সরবরাহকারী খুঁজে পায়, আপনার ফর্মের প্রয়োজনীয় ঘর পূরণ করে এবং একটি কার্ডে ক্রয় অনুরোধ দেখায়। আপনি অনুমতি দিলে সেটি Coupa সংযোগের মাধ্যমে জমা দেওয়া হয়। সংযোগের মাধ্যমে কোনো কাজ করা না গেলে এজেন্ট নিজের ব্রাউজারে সেটি করে।
এজেন্ট কি Coupa-তে কেনাকাটা বা ইনভয়েস অনুমোদন করতে পারে?
না। অনুমোদনের ধাপগুলো রাখা হয় যাতে নির্দিষ্ট ব্যক্তি খরচ অনুমোদন করেন, এবং সেই দায়িত্ব তাঁর কাছেই থাকে। এজেন্ট অনুমোদনকারীর প্রয়োজনীয় তথ্য প্রস্তুত করে: অনুরোধ, বাজেটের সংশ্লিষ্ট খাত, ওই সরবরাহকারীর পেছনে আগের খরচ এবং পাওয়া যেকোনো অমিল। তারপর অনুমোদনকারী যথারীতি Coupa-তে সিদ্ধান্ত নেন।
এআই এজেন্ট কি থ্রি-ওয়ে ম্যাচিং করতে সাহায্য করে?
হ্যাঁ। এজেন্ট প্রতিটি ইনভয়েস তার ক্রয় আদেশ ও পণ্য গ্রহণের রেকর্ডের সঙ্গে লাইন ধরে মেলায় এবং দাম, পরিমাণ বা করের পার্থক্য তালিকাভুক্ত করে। প্রতিটি অমিল সহজ ভাষায় ব্যাখ্যা করে এবং সরবরাহকারীর কাছে ক্রেডিট নোট চাওয়া উচিত কি না সে বিষয়ে পরামর্শ দেয়। ইনভয়েস বদলাতে, তা নিয়ে আপত্তি জানাতে বা NetSuite-এ পাঠাতে আপনার অনুমোদন লাগে।
এআই এজেন্ট সংযুক্ত করতে Coupa অ্যাডমিনকে কী করতে হবে?
সাধারণত একটি সেটআপ ধাপ লাগে। Coupa API ক্লায়েন্টের মাধ্যমে বাইরের অ্যাক্সেস সীমিত করে, তাই একজন অ্যাডমিনকে একটি ক্লায়েন্ট তৈরি করে সেটি কী পড়তে ও লিখতে পারবে তা ঠিক করতে হতে পারে। এরপর আপনি কোন এজেন্ট এটি ব্যবহার করবে তা বেছে নেন। শুরুতে শুধু পড়ার অনুমতি দিলেও খরচের রিপোর্ট ও ইনভয়েস যাচাই কাজ করে, আর খসড়াগুলো আপনার কাছে আসে যাতে আপনি নিজে সেগুলো জমা দিতে পারেন।
আপনার পরের সহকর্মীআজই শুরু করতে পারে।
এক মিনিটে আপনার প্রথম এআই এজেন্ট তৈরি করুন। শুরু করতে কোনো খরচ নেই।