Coupaでエージェントができること
依頼から購買申請を下書きする
Slackで「モニターを6台」「ソフトの更新を」と頼まれたら、カタログ品目か仕入先を探し、品目分類、コストセンター、希望納期を入れて申請を用意します。提出の前に確認を求めます。
頼み方Slackの#purchasingにあるMayaさんの依頼（27インチモニター6台）をCoupaの購買申請にして。提出前に見せて。
止まっている承認を見つける
平日の朝、同じ承認者のところで3日以上止まっている申請と請求書を、金額と承認者名付きで一覧にします。承認者ごとに、SlackやOutlookで送る短い催促も下書きします。
頼み方平日の9時に、承認待ちが3日を超えた申請を一覧にして、承認者ごとに催促を下書きして。
請求書を発注書と照合する
新しい請求書ごとに、数量、単価、税額を発注書と検収の記録と比べ、食い違う行をすべて一覧にします。請求書への異議や修正は、あなたの判断を待ちます。
頼み方今週の請求書を発注書と検収に照らして、単価か数量が違う行をすべて挙げて。
発注の状況に答える
発注書について尋ねると、ステータス、仕入先の受注確認、届いた分、請求書の有無を読み、依頼者に2行で答えます。誰もCoupaの中を探さずにすみます。
頼み方PO 40217はどうなってる？届いた分と残っている分をDanielさんに伝えて。
仕入先別・部門別の支出をまとめる
毎月の最初の営業日に、先月の支出を仕入先、品目分類、部門ごとにGoogle スプレッドシートへまとめます。契約なしで買ったものに印を付け、伸びの大きい仕入先も挙げます。
頼み方毎月、先月のCoupaの支出を仕入先別・部門別にまとめて、契約なしの購入に印を付けて送って。
契約の更新を早めに知らせる
契約の終了日と解約通知の期限を読み、90日前に、更新が近い契約を昨年の支出額と担当者付きで一覧にします。更新を、気づかないうちではなく判断して決められるようにします。
頼み方今後90日以内に終わるCoupaの契約を、通知期限、担当者、昨年の支出付きで一覧にして。
新しい仕入先の書類をそろえる
新しい仕入先について、登録に必要な税務番号、保険証明、振込先情報などを一覧にし、メールで届いたものを確かめ、足りないものを依頼するメールを下書きします。
頼み方Acme Packagingが新しい仕入先です。届いた書類を確認して、足りないものを依頼するメールを下書きして。
接続のしくみ
- 1あなた自身のCoupaアカウントを一度接続します。Coupaは外部からのアクセスを、範囲を決めたAPIクライアントで管理することが多いため、先に管理者による作成が必要な場合があります。その一手間を見込んでおいてください。
- 2Coupaを使えるエージェントはあなたが決めます。購買を扱う経理や業務のエージェントが向いています。マーケティングや調査のエージェントには、たいてい不要です。
- 3申請、発注、請求書、契約の確認に承認は要りません。申請の提出、請求書や仕入先情報の編集、お金が動く操作は事前に確認します。支出の承認は、ルールで決めた承認者が行います。
会計・決済のほかのアプリ
同じ種類のアプリでも、エージェントが働けます。それぞれのページで詳しく紹介しています。
よくある質問
AIエージェントはCoupaで購買申請を作れますか？
下書きを作り、提出するかどうかはあなたが決めます。Monmoのエージェントは依頼を読み、カタログ品目か仕入先を探し、申請に必要な項目を埋めてカードで見せます。許可すると、Coupaとの連携で提出し、連携でできない操作は自分のブラウザーで進めます。
エージェントがCoupaで購入や請求書を承認することはありますか？
ありません。承認の流れは、決められた人が支出に責任を持つための仕組みなので、その判断は承認者に残ります。エージェントは、依頼内容、予算科目、その仕入先との過去の支出、見つけた食い違いなど、承認者が判断に使う材料を用意します。承認者はいつもどおりCoupaで決めます。
3点照合を手伝ってもらえますか？
手伝えます。エージェントは請求書ごとに発注書と検収の記録を1行ずつ比べ、単価、数量、税額の違いを一覧にします。違いをふだんの言葉で説明し、仕入先に返金伝票を求めるべきかも提案します。請求書の修正や異議、NetSuiteへの受け渡しは、承認を得てから行います。
AIエージェントをつなぐために、Coupaの管理者は何をすればよいですか？
多くの場合、設定は一度だけです。Coupaは外部からのアクセスをAPIクライアントで制限しているため、管理者がクライアントを作り、読み書きできる範囲を決める必要があることがあります。その後、使うエージェントをあなたが選びます。読み取りだけで始めても、支出レポートや請求書の確認はでき、下書きはあなたが入力できる形で届きます。