KI-Agenten für Box
Ein Monmo KI-Agent arbeitet in Box wie eine Assistenz für Dokumentenverwaltung und operative Aufgaben. Er beantwortet Fragen zu Verträgen und Berichten in Ihren Ordnern, ergänzt Metadaten wie Verlängerungsdaten, führt eine Übersicht zu Vertragsverlängerungen, richtet Kundenordner ein und prüft, wer außerhalb des Unternehmens noch worauf zugreifen kann. Dabei nutzt er die Berechtigungen Ihres Box-Kontos und fragt nach, bevor er Dateien, Metadaten oder Zugriffe ändert.
Aktualisiert am 2026-11-13 · Kostenlos starten. Kostenpflichtige Tarife ab $15 im Monat.
Was KI-Agenten in Box erledigen
Fragen zu einem Ordner beantworten
Fragen Sie, welche Lieferantenverträge sich automatisch verlängern oder welche Berichte ein Projekt erwähnen. Der Agent liest jede Datei im Ordner und antwortet mit dem Dateinamen und der Textstelle, auf die er sich stützt.
AuftragWelche Verträge in Legal/Active verlängern sich automatisch und welche Kündigungsfrist müssen wir einhalten?
Vertragsmetadaten ergänzen
Wenn Ihr Unternehmen Metadatenvorlagen nutzt, liest der Agent jeden Vertrag und schlägt Werte für Felder wie Vertragspartner, Vertragswert, Startdatum und Verlängerungsdatum vor. Sie prüfen die Tabelle und geben sie frei, bevor er die Werte speichert.
AuftragFülle die Metadatenvorlage Contract für die 40 Dateien in Legal/Active aus und zeige mir die Werte vor dem Speichern.
Vertragsverlängerungen im Blick behalten
Jeden Montag prüft der Agent Vertragsdaten, aktualisiert eine Übersicht zu Vertragsverlängerungen in Excel oder Google Sheets und meldet in Microsoft Teams oder Slack, wenn in den nächsten 60 Tagen eine Entscheidung ansteht.
AuftragListe jeden Montag die Verträge auf, die sich in den nächsten 60 Tagen verlängern, und informiere den Ops-Kanal in Teams.
Einen Kundenordner einrichten
Für neue Kunden erstellt der Agent die Standardordnerstruktur aus Ihrer Vorlage und bereitet Einladungen mit der passenden Rolle für jede Person vor. Bevor er Ordner erstellt oder Personen einlädt, fragt er nach.
AuftragRichte den Kundenordner für Brightline anhand unserer Vorlage ein und lade die beiden Kontakte nur für Deliverables mit Leserechten ein.
Externe Zugriffe prüfen
Jedes Quartal listet der Agent die Ordner auf, die für Personen außerhalb Ihres Unternehmens freigegeben sind, sowie deren Rolle und den letzten Zugriff. Er schlägt vor, welche Freigaben oder Links entfernt werden sollten. Entfernt wird erst nach Ihrer Freigabe.
AuftragListe alle Personen außerhalb des Unternehmens mit Zugriff auf unsere Box-Ordner auf und schlage vor, wessen Zugriff beendet werden sollte.
Zwei Dokumentversionen vergleichen
Wenn ein Vertragspartner einen Vertrag zurückschickt, vergleicht der Agent die neue Version mit der vorherigen in Box und beschreibt jede geänderte Klausel in verständlichen Worten. So kann die prüfende Person direkt bei den Unterschieden ansetzen.
AuftragVergleiche die heute hochgeladene Version des Northwind MSA mit der Version von letzter Woche und liste jede Änderung auf.
Dateien an den richtigen Ort verschieben
Der Agent findet Arbeitsdokumente in persönlichen Ordnern oder im falschen Teamordner, schlägt für jede Datei einen passenden Ablageort vor und verschiebt sie nach Ihrer Freigabe. Der Versionsverlauf bleibt erhalten.
AuftragFinde Projektdateien in meinen persönlichen Ordnern und schlage vor, wo sie in der Teamstruktur abgelegt werden sollten.
So wird die App verbunden
- 1Sie verbinden Ihr Box-Konto einmalig. In vielen Unternehmen müssen Box-Admins externe Apps freigeben, bevor Mitarbeitende sie nutzen können. Möglicherweise brauchen Sie diese Freigabe zuerst. Danach sieht der Agent nur, worauf Ihr Konto Zugriff hat.
- 2Wählen Sie aus, welche Agenten Box öffnen dürfen. Für einen Agenten, der Verträge bearbeitet, ist das sinnvoll; ein Social-Media-Agent braucht den Zugriff selten.
- 3Das Öffnen, Lesen und Durchsuchen von Dateien benötigt keine Freigabe. Vor dem Hochladen, Verschieben, Bearbeiten von Metadaten, Erstellen von Ordnern oder Freigabelinks, Einladen von Personen, Ändern von Zugriffsrechten und Löschen fragt der Agent nach.
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Häufige Fragen
Kann ein KI-Agent Dokumente in Box durchsuchen und zusammenfassen?
Ja. Ein Monmo KI-Agent öffnet und liest die Dateien in den Ordnern, die Sie ihm nennen, und beantwortet Ihre Frage mit dem Dateinamen und der verwendeten Textstelle. Er kann Verträge oder Berichte aus einem Ordner in einer Tabelle zusammenfassen. Er sieht nur, was Ihr Box-Konto öffnen darf.
Muss unser Box-Admin einen KI-Agenten freigeben?
Oft ja. In Box können Administratoren festlegen, welche externen Anwendungen Mitarbeitende verbinden dürfen. Viele Unternehmen verlangen dafür eine Freigabe. Sobald die Verbindung erlaubt ist, arbeitet der Agent mit den Berechtigungen Ihres Benutzerkontos. Falls die Verbindung einen Schritt nicht abdeckt, kann der Agent Box in seinem eigenen Browser mit Ihrer Anmeldung nutzen.
Kann ein KI-Agent Berechtigungen und Freigabelinks in Box verwalten?
Ein Monmo KI-Agent kann Berechtigungen und Freigabelinks prüfen und Änderungen vorschlagen. Er führt Änderungen nur mit Ihrer Freigabe aus. Der Agent listet beteiligte Personen und Freigabelinks auf, insbesondere außerhalb Ihres Unternehmens, zeigt deren letzte Nutzung und schlägt vor, was entfernt werden sollte. Jede Einladung, Rollenänderung und Entfernung wird zuerst auf einer Karte angezeigt.
Ändert der KI-Agent die Originaldateien in Box?
Nicht ohne nachzufragen. Beim Lesen, Durchsuchen und Zusammenfassen bleiben die Dateien unverändert. Für das Verschieben, Bearbeiten, Hochladen einer neuen Version oder Löschen einer Datei braucht der Agent jeweils Ihre Freigabe. Box speichert den Versionsverlauf, sodass sich eine freigegebene Änderung auch später nachvollziehen lässt.
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