Agents IA pour Box
Un agent IA Monmo travaille dans Box comme un assistant chargé des documents et des opérations. Il répond aux questions sur vos dossiers de contrats et de rapports, renseigne les métadonnées comme les dates de renouvellement, tient un tableau de suivi, prépare les dossiers clients et vérifie les accès externes. Il respecte les autorisations de votre compte Box et demande votre accord avant de modifier des fichiers, des métadonnées ou des accès.
Mis à jour le 2026-11-13 · Commencez gratuitement. Forfaits payants à partir de $15 par mois.
Ce que font les agents dans Box
Poser une question sur un dossier
Demandez quels contrats fournisseurs se renouvellent automatiquement ou quels rapports mentionnent un projet. L’agent lit tous les fichiers du dossier et répond en indiquant le nom du fichier et le passage utilisé.
DemanderQuels contrats dans Legal/Active se renouvellent automatiquement, et quel préavis devons-nous donner ?
Renseigner les métadonnées des contrats
Si votre entreprise utilise des modèles de métadonnées, l’agent lit chaque contrat et propose des valeurs pour des champs comme la partie contractante, le montant, la date de début et la date de renouvellement. Vous vérifiez le tableau et donnez votre accord avant l’enregistrement.
DemanderRenseigne le modèle de métadonnées Contract pour les 40 fichiers dans Legal/Active et montre-moi les valeurs avant de les enregistrer.
Suivre les renouvellements
Chaque lundi, l’agent vérifie les dates des contrats, met à jour un tableau de suivi dans Excel ou Google Sheets et publie un message dans Microsoft Teams ou Slack pour les contrats qui nécessitent une décision dans les 60 prochains jours.
DemanderChaque lundi, liste les contrats à renouveler dans les 60 prochains jours et informe le canal des opérations dans Teams.
Créer un dossier client
Pour un nouveau client, l’agent crée l’arborescence standard à partir de votre modèle et prépare les invitations avec le rôle de collaborateur adapté à chaque personne. Il demande votre accord avant de créer les dossiers ou d’envoyer les invitations.
DemanderCrée le dossier client Brightline à partir de notre modèle et invite leurs deux contacts en lecture seule sur Deliverables uniquement.
Vérifier les accès externes
Chaque trimestre, l’agent liste les dossiers partagés avec des personnes extérieures à votre entreprise, leur rôle et la date de leur dernier accès. Il propose les collaborations ou les liens à supprimer. Toute suppression attend votre accord.
DemanderListe toutes les personnes extérieures à l’entreprise qui ont accès à nos dossiers Box et suggère les accès à supprimer.
Comparer deux versions d’un document
Lorsqu’une partie contractante renvoie un contrat, l’agent compare la nouvelle version avec la précédente dans Box et liste chaque clause modifiée en termes simples. La personne chargée de la vérification peut ainsi partir des différences.
DemanderCompare la version du contrat-cadre Northwind importée aujourd’hui avec celle de la semaine dernière et liste toutes les modifications.
Ranger les fichiers au bon endroit
L’agent repère les documents de travail enregistrés dans des dossiers personnels ou dans le mauvais dossier d’équipe. Il propose un emplacement pour chacun et les déplace après votre accord, en conservant l’historique des versions.
DemanderTrouve les fichiers de projet dans mes dossiers personnels et propose où les ranger dans l’arborescence de l’équipe.
Comment la connexion fonctionne
- 1Vous connectez votre compte Box une seule fois. Dans de nombreuses entreprises, un administrateur Box doit approuver les applications externes avant que les employés puissent les utiliser. Son accord peut donc être nécessaire au préalable. Une fois la connexion établie, l’agent ne voit que ce à quoi votre compte a accès.
- 2Choisissez les agents qui peuvent accéder à Box. Un agent chargé des opérations et des contrats en aura l’utilité ; un agent chargé des réseaux sociaux en aura rarement besoin.
- 3L’ouverture, la lecture et la recherche de fichiers ne nécessitent pas d’accord. L’agent demande votre accord avant d’importer ou de déplacer des fichiers, de modifier des métadonnées, de créer des dossiers, d’inviter des collaborateurs, de créer des liens de partage, de modifier les accès ou de supprimer quoi que ce soit.
Autres applications : Documents et fichiers
D’autres applications de ce type dans lesquelles les agents travaillent, chacune avec sa propre page.
Questions fréquentes
Un agent IA peut-il rechercher et résumer des documents dans Box ?
Oui. Un agent Monmo ouvre les fichiers dans les dossiers que vous lui indiquez, les lit et répond à votre question en précisant le nom du fichier et le passage utilisé. Il peut résumer un dossier de contrats ou de rapports sous forme de tableau. Il ne voit que les fichiers auxquels votre compte Box a accès.
Notre administrateur Box doit-il approuver un agent IA ?
Souvent, oui. Box permet aux administrateurs de décider quelles applications externes les employés peuvent connecter, et de nombreuses entreprises exigent leur accord. Une fois la connexion autorisée, l’agent respecte les autorisations de votre compte. Si la connexion ne permet pas d’effectuer une étape, l’agent peut utiliser Box dans son propre navigateur avec vos identifiants.
Un agent IA peut-il gérer les autorisations et les liens de partage dans Box ?
Un agent IA Monmo peut les examiner et proposer des modifications, mais ne les applique qu’avec votre accord. Il liste les collaborateurs et les liens de partage, notamment ceux qui concernent des personnes extérieures à votre entreprise, indique la date de leur dernière utilisation et suggère les accès à supprimer. Chaque invitation, changement de rôle ou suppression est d’abord présenté sur une carte.
L’agent va-t-il modifier les fichiers originaux dans Box ?
Pas sans votre accord. La lecture, la recherche et la synthèse ne modifient pas les fichiers. Le déplacement, la modification, l’import d’une nouvelle version ou la suppression d’un fichier nécessitent chacun votre accord. Box conserve l’historique des versions, ce qui permet de revenir sur une modification approuvée.
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