AI 智能体在 Box 中能做什么
查询文件夹中的内容
您可以询问哪些供应商合同会自动续约，或哪些报告提到了某个项目。智能体会读取文件夹中的每个文件，回答时注明文件名和依据的原文。
指令Legal/Active 中的哪些合同会自动续约，我们需要提前多久通知对方？
填写合同元数据
如果您的公司使用元数据模板，智能体会读取每份合同，为合同对方、金额、开始日期和续约日期等字段建议填写内容。您可以先检查表格，批准后它才会保存。
指令为 Legal/Active 中的 40 个文件填写 Contract 元数据模板，保存前先让我查看填写内容。
维护续约跟踪表
每周一，智能体会检查合同日期，更新 Excel 或 Google Sheets 中的续约跟踪表，并在 Microsoft Teams 或 Slack 中提醒您哪些事项需要在未来 60 天内做出决定。
指令每周一列出未来 60 天内续约的合同，并在 Teams 的运营频道通知大家。
创建客户文件夹
智能体会根据您的模板为新客户创建标准文件夹结构，并为每位联系人准备具有相应协作者角色的邀请。创建文件夹和发送邀请前都会先征求您的同意。
指令根据我们的模板创建 Brightline 客户文件夹，邀请他们的两位联系人仅以查看者身份访问 Deliverables。
审查外部访问权限
每季度，智能体会列出与公司外部人员共享的文件夹、这些人员的角色及其最近一次访问的时间，并建议移除哪些协作关系或链接。所有移除操作都需经您批准。
指令列出所有有权访问我们 Box 文件夹的公司外部人员，并建议终止哪些人的访问权限。
比较文档的两个版本
合同对方发回合同后，智能体会将新版本与 Box 中的上一版本进行比较，用通俗的语言列出每一处条款变更，方便审核人员从差异入手。
指令比较今天上传的 Northwind MSA 与上周的版本，列出所有变更。
将文件移到正确位置
智能体会查找保存在个人文件夹或错误团队文件夹中的工作文档，建议每个文件应放在哪里，并在您批准后移动文件，保留完整的版本历史。
指令找出我个人文件夹中的项目文件，建议它们在团队文件夹结构中应放在哪里。
如何连接
- 1连接一次您自己的 Box 账户即可。许多公司要求 Box 管理员先批准外部应用，员工才能使用，因此您可能需要先取得批准。连接后，智能体只能看到您的账户有权访问的内容。
- 2选择哪些智能体可以使用 Box。例如，处理合同的运营智能体适合连接 Box，社交媒体智能体则很少需要。
- 3打开、读取和搜索文件无需批准。上传、移动文件、编辑元数据、创建文件夹、邀请协作者、创建共享链接、更改访问权限和删除内容，都需要先征得您的同意。
更多文档与文件应用
AI 智能体还可使用以下同类应用，每款应用都有专属介绍页。
常见问题
AI智能体可以搜索和总结 Box 中的文档吗？
可以。Monmo 智能体会打开并读取您指定文件夹中的文件，回答问题时注明文件名和所依据的原文。它还可以将文件夹中的合同或报告整理成汇总表。它只能看到您的 Box 账户有权打开的内容。
使用 AI智能体需要 Box 管理员批准吗？
通常需要。Box 允许管理员决定员工可以连接哪些外部应用，许多公司都要求先取得批准。连接获准后，智能体会在您的用户权限范围内工作。如果连接无法完成某个步骤，智能体可以在自己的浏览器中使用您的登录信息操作 Box。
AI智能体可以管理 Box 权限和共享链接吗？
可以审查并提出更改建议，但只有在您批准后才会执行。智能体会列出协作者和共享链接，重点关注公司外部人员，显示各自最近一次使用的时间，并建议移除哪些。每次邀请、更改角色或移除操作都会先显示在卡片上，供您确认。
智能体会更改 Box 中的原始文件吗？
不会，除非先征得您的同意。读取、搜索和总结不会改动文件。移动、编辑、上传新版本或删除文件都需要您的批准。Box 会保留版本历史，因此您仍可回查已批准的更改。