Agentes de IA para Box
Un agente de IA de Monmo trabaja en Box como un asistente de gestión documental y operaciones. Responde preguntas sobre carpetas de contratos e informes, completa metadatos como las fechas de renovación, mantiene un registro de renovaciones, prepara carpetas para clientes y revisa a qué pueden acceder las personas externas a la empresa. Trabaja con los permisos de tu cuenta de Box y pide aprobación antes de cambiar archivos, metadatos o accesos.
Actualizado: 2026-11-13 · Empieza gratis. Planes de pago desde $15 al mes.
Qué hacen los agentes en Box
Consultar una carpeta
Pregunta qué contratos de proveedores se renuevan automáticamente o qué informes mencionan un proyecto. El agente lee todos los archivos de la carpeta y responde con el nombre del archivo y el fragmento en el que se ha basado.
Preguntar¿Qué contratos de Legal/Active se renuevan automáticamente y con cuánto tiempo de antelación tenemos que avisar?
Completar los metadatos de contratos
Si tu empresa usa plantillas de metadatos, el agente lee cada contrato y propone valores para campos como la contraparte, el importe, la fecha de inicio y la fecha de renovación. Tú revisas la tabla y la apruebas antes de que guarde los datos.
PreguntarCompleta la plantilla de metadatos Contract para los 40 archivos de Legal/Active y muéstrame los valores antes de guardarlos.
Mantener un registro de renovaciones
Cada lunes revisa las fechas de los contratos, actualiza un registro de renovaciones en Excel o Google Sheets y publica un aviso en Microsoft Teams o Slack sobre los casos que requieren una decisión en los próximos 60 días.
PreguntarCada lunes, enumera los contratos que se renuevan en los próximos 60 días y avisa al canal de operaciones en Teams.
Preparar una carpeta para un cliente
Para un nuevo cliente, crea la estructura de carpetas estándar a partir de tu plantilla y prepara las invitaciones con el rol de colaborador adecuado para cada persona. Pide aprobación antes de crear carpetas o enviar invitaciones.
PreguntarPrepara la carpeta del cliente Brightline a partir de nuestra plantilla e invita a sus dos contactos como lectores solo en Deliverables.
Revisar los accesos externos
Cada trimestre enumera las carpetas compartidas con personas externas a tu empresa, sus roles y cuándo abrieron algo por última vez. También propone qué colaboraciones o enlaces eliminar. Cualquier eliminación requiere tu aprobación.
PreguntarEnumera todas las personas externas a la empresa con acceso a nuestras carpetas de Box y sugiere a quién habría que retirar el acceso.
Comparar dos versiones de un documento
Cuando una contraparte devuelve un contrato, compara la nueva versión con la anterior en Box y enumera cada cláusula modificada en lenguaje claro, para que la persona que lo revise pueda empezar por las diferencias.
PreguntarCompara la versión del MSA de Northwind subida hoy con la de la semana pasada y enumera todos los cambios.
Mover archivos al lugar adecuado
Encuentra documentos de trabajo guardados en carpetas personales o en la carpeta de otro equipo, propone dónde debe ir cada uno y los mueve cuando lo apruebas, sin alterar el historial de versiones.
PreguntarBusca archivos de proyectos guardados en mis carpetas personales y propón dónde deberían ir en la estructura del equipo.
Cómo se conecta
- 1Conectas tu cuenta de Box una sola vez. Muchas empresas exigen que un administrador de Box apruebe las aplicaciones externas antes de que los empleados puedan usarlas, así que puede que necesites esa aprobación primero. Después, el agente solo ve aquello a lo que tu cuenta tiene acceso.
- 2Elige qué agentes pueden acceder a Box. Tiene sentido para un agente de operaciones que gestiona contratos; uno de redes sociales rara vez lo necesita.
- 3Abrir, leer y buscar archivos no requiere aprobación. Subir o mover archivos, editar metadatos, crear carpetas, invitar colaboradores, crear enlaces compartidos, cambiar accesos y eliminar contenido requiere tu aprobación previa.
Más en Documentos y archivos
Otras apps de este tipo en las que trabajan los agentes, cada una con su propia página.
Preguntas frecuentes
¿Puede un agente de IA buscar y resumir documentos en Box?
Sí. Un agente de Monmo abre y lee los archivos de las carpetas que le indiques y responde a tu pregunta con el nombre del archivo y el fragmento que ha utilizado. Puede convertir una carpeta de contratos o informes en una tabla resumen. Solo ve lo que tu propia cuenta de Box puede abrir.
¿Tiene que aprobar el administrador de Box el uso de un agente de IA?
A menudo, sí. Box permite a los administradores decidir qué aplicaciones externas pueden conectar los empleados, y muchas empresas requieren su aprobación. Una vez autorizada la conexión, el agente trabaja con los permisos de tu usuario. Si la conexión no permite realizar algún paso, el agente puede usar Box en su propio navegador con tu sesión.
¿Puede un agente de IA gestionar permisos y enlaces compartidos en Box?
Puede revisarlos y proponer cambios, pero solo los aplica con tu aprobación. El agente enumera los colaboradores y los enlaces compartidos, en especial los de personas externas a tu empresa, muestra cuándo se utilizó cada uno por última vez y sugiere cuáles eliminar. Cada invitación, cambio de rol o eliminación se muestra primero en una tarjeta.
¿Cambiará el agente los archivos originales en Box?
No sin pedirte permiso. Leer, buscar y resumir no modifica los archivos. Mover, editar, subir una nueva versión o eliminar un archivo requiere tu aprobación. Además, Box conserva el historial de versiones, por lo que puedes consultar un cambio aprobado posteriormente.
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