エージェントの進め方
- 01
定期タスクを一度決める
時刻、対象のメールボックス、ルールをチャットで決めます。平日7:30、取引先からのメールを最優先、メールマガジンは不要、など。以後は毎朝、声をかけなくても動きます。
- 02
届いたメールをすべて読む
Gmailで新着のスレッドを、過去のやり取りも含めて開きます。「承知しました」の一言だけの返信も、文脈から意味を読み取れます。一晩で46通届く朝も珍しくありません。
- 03
必要な対応ごとに分ける
「対応が必要」「参考」「不要」の3つに分けます。木曜の打ち合わせの時間変更を求める取引先は対応が必要、入金通知は参考、セールの案内は不要、という具合です。
- 04
下書きの前に事実を確認する
日程の相談ならGoogle カレンダーを確認し、請求書なら金額を発注書と照らし合わせます。返信は、確認した内容をもとに書きます。
- 05
返信を下書きする
返信が必要なメールには、あなたの文体で短く具体的な下書きを用意します。「木曜の15時で承知しました。場所は同じで大丈夫です」。この段階では何も送りません。
- 06
対応が必要なものを知らせる
仕事を始める頃には要約が届いています。対応が必要な3通には下書きか提案を付け、参考の7通は1行ずつ要約し、36通はアーカイブの候補として示します。
- 07
あなたの返事を受けて動く
「Hanaさんに返信を送って」と伝えると、メールと宛先を示すカードが表示され、許可すると送信されます。カレンダーの予定変更やSlackでの同僚への連絡も、同じように確認します。
始業時に用意されているもの
- 対応が必要なメールの短い一覧。それぞれに下書きか提案が付きます
- 参考として届いたメールの1行要約
- アーカイブ候補のメールマガジンや広告。承認1回でまとめて片づきます
- 承認した返信に合わせて用意された、カレンダーの変更とSlackでの連絡
確認を求めるとき
メールの確認、仕分け、下書きに承認は要りません。返信の送信、メールのアーカイブやラベル付け、カレンダーの予定変更、Slackへの投稿は、それぞれあなたの承認を待ちます。36通のメールマガジンのアーカイブのように、1枚のカードでまとめて承認できます。
頼み方の例
- 平日の7:30に受信箱を確認して。今日対応が必要なメールを教えて、返信を下書きして、アーカイブできるものを一覧にして。承認なしでは送らないで。
- この2週間で、質問されているのにまだ返信していないメールをすべて探して。古い順に、返信を下書きして。
- Yamato Outdoorの方からメールが届いたら、すぐに読んで、用件をチャットで知らせて、返信を下書きして。
仕事の様子を見る
サンプルの再生です。データは例で、早送りしています。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。
画面に登場するツールGmail
仕事を選ぶ。完成まで見届ける。
- いつ平日 7:30
- 内容確認・整理・下書き
- 行わないこと承認なしの送信
- Yamato OutdoorのHarukaさん:木曜を15時に変更したい下書きあり
- Pacific Freightの請求書:4,280ドル、金曜期限発注書と一致
- サンプル出荷の通関書類記入済み
- 目的
- 新しい会議時間を確定します。
- 操作先
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- 実行されること
- このメール1通を送信します。ほかの下書きはそのままです。
あなたのチーム。すべてにつながる。
受信トレイ0
スター付き
下書き2
送信済み
対応が必要3
参考7
アーカイブ36
3件に対応
7件を要約
36件をアーカイブ
架空のデータを使ったサンプルの再生です(早送り)。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。
よくある質問
AIエージェントにメールの受信箱を管理してもらえますか?
できます。Monmoのエージェントは、決めた時刻に、またはメールが届いたときに新着を読み、あなたの対応が必要かどうかで分け、返信を下書きし、判断が必要なメールを知らせます。接続したGmailやOutlookのアカウントを通じて動きます。許可するまで、送信、アーカイブ、削除は行いません。
エージェントが勝手にメールを送ることはありますか?
ありません。エージェントは下書きまでを行い、送るかどうかはあなたが決めます。送信を指示すると、何を、誰に、なぜ送るのかを示すカードが表示され、許可または拒否を選べます。複数の返信を1枚のカードでまとめて承認することもできます。許可しなかった返信は下書きのまま残ります。
AIエージェントにメールを読ませても安全ですか?
エージェントは、あなたが接続したアカウントを通じてメールを読みます。どのエージェントに使わせるかも選べます。Gmailを接続しただけでは読み取りは始まりません。定期タスクを決めるか、仕事を依頼したときに始まります。作業中の画面はいつでも見られ、接続はいつでも解除できます。
どのメールが重要かを、どうやって判断しますか?
あなたが伝えたルールと、修正から学んだ内容で判断します。まずは、取引先と上司を最優先、請求書は発注書と照合、メールマガジンは不要、といったルールから始めてください。仕分けが違っていたら伝えてください。翌朝以降の好みとして覚えます。
Gmailだけでなく、Outlookでも使えますか?
使えます。Outlookも連携アプリの一覧にあり、流れは同じです。読む、分ける、下書きする、確認する。ウェブ版でしか変えられない設定など、連携では対応できない操作があれば、あなたがログインを済ませたメール画面を、エージェントが自分のブラウザーで開いて進めます。