KI-Agenten für SmartHR
Ein Monmo-Agent arbeitet in SmartHR wie eine Fachkraft in der Personalverwaltung. Er verfolgt Onboarding-Formulare und den Lohnsteuerjahresausgleich bis zum Abschluss, hält die Personaldatenbank ordentlich, beantwortet Fragen anhand Ihrer Arbeitsordnung und fasst Umfrageergebnisse zusammen. Er nutzt den von Ihnen verbundenen Zugang und arbeitet auf Japanisch oder Englisch. Anfragen an Mitarbeitende, Änderungen an Datensätzen und Meldungen an Sozialversicherungen warten auf Ihre Freigabe.
Aktualisiert am 2026-11-13 · Kostenlos starten. Kostenpflichtige Tarife ab $15 im Monat.
Was KI-Agenten in SmartHR erledigen
Onboarding-Formulare bis zum Abschluss verfolgen
Für alle Personen, die nächsten Monat anfangen, prüft der Agent, welche Angaben noch fehlen, etwa zum Arbeitsweg, zu unterhaltsberechtigten Angehörigen oder zur Bankverbindung. Er entwirft eine höfliche Erinnerung. Vor dem Versand jeder Anfrage fragt er nach Ihrer Freigabe.
AuftragListe alle Personen auf, die am 1. Dezember anfangen und deren Onboarding-Formulare unvollständig sind. Entwirf für jede Person eine Erinnerung.
Lohnsteuerjahresausgleich verfolgen
Jeden Montag im November listet der Agent auf, wer den Lohnsteuerjahresausgleich noch nicht abgeschlossen hat und bei welchem Schritt die Person stehen geblieben ist. Mit Ihrer Freigabe stellt er eine Zusammenfassung für Führungskräfte in Slack oder Chatwork bereit.
AuftragZeige mir bis zur Frist jeden Montag um 10 Uhr, wer den Lohnsteuerjahresausgleich noch nicht abgeschlossen hat und wo es hakt.
Fragen zur Arbeitsordnung beantworten
Bei Fragen zu Elternzeit, Überstundenregelungen oder Fahrtkostenzuschuss liest der Agent Ihre Arbeitsordnung und den Datensatz der jeweiligen Person. Dann entwirft er eine Antwort und zitiert den Artikel, auf den er sich stützt.
AuftragKenji hat gefragt, ob er Elternzeit in zwei Abschnitten nehmen kann. Prüfe unsere Regelungen und entwirf eine Antwort auf Japanisch.
Personaldatenbank aufräumen
Nach einer Umstrukturierung vergleicht der Agent Abteilungen, Positionen und Vorgesetzte in SmartHR mit dem neuen Organigramm in Google Sheets. Er findet abweichende Datensätze und schlägt jede Korrektur zur Freigabe vor.
AuftragVergleiche das Organigramm für April in dieser Tabelle mit SmartHR und liste alle Mitarbeitenden auf, deren Abteilung oder Vorgesetzte nicht mehr aktuell sind.
Sozialversicherungsunterlagen vorbereiten
Wenn jemand eintritt, ausscheidet oder umzieht, stellt der Agent die Angaben für das jeweilige Sozialversicherungsverfahren zusammen und gleicht sie mit dem Datensatz ab. Die Einreichung des Antrags prüfen und genehmigen weiterhin Sie.
AuftragDrei Personen scheiden Ende März aus. Stelle zusammen, was für das jeweilige Sozialversicherungsverfahren benötigt wird, und sag mir, was fehlt.
Mitarbeiterumfrage zusammenfassen
Nach Abschluss einer Umfrage liest der Agent die Ergebnisse nach Abteilung, hebt die wichtigsten Themen und die Fragen mit den größten Veränderungen zur letzten Umfrage hervor und schreibt einen kurzen Bericht in Google Docs.
AuftragFasse die Mitarbeiterbefragung zum Engagement im Oktober nach Abteilung zusammen und vergleiche sie mit den Ergebnissen aus dem Frühjahr.
Auslaufende Verträge auflisten
Am ersten Tag jedes Monats listet der Agent befristete Verträge auf, die in den nächsten 60 Tagen enden, samt Abteilung und Vorgesetzten. So können Sie rechtzeitig über Verlängerungen entscheiden. Die Entscheidung über jeden Vertrag bleibt bei Ihnen.
AuftragListe am 1. alle befristeten Verträge auf, die innerhalb von 60 Tagen enden, jeweils mit den Vorgesetzten der betreffenden Person.
So wird die App verbunden
- 1Sie verbinden SmartHR für Ihr Unternehmen einmalig. SmartHR verwaltet externe Zugriffe auf Unternehmensebene. Daher muss möglicherweise eine Person mit Administratorrechten den Zugang einrichten oder die Verbindung erlauben. Der Agent arbeitet anschließend innerhalb der erteilten Zugriffsrechte.
- 2Sie wählen aus, welche Agenten SmartHR nutzen dürfen. Ein Agent für Personal oder Betriebsabläufe benötigt Zugang; Agenten für Vertrieb oder Marketing sollten keinen erhalten, da es um Daten Ihrer Mitarbeitenden geht.
- 3Der Agent liest Datensätze, den Stand von Formularen und Umfrageergebnisse, ohne nachzufragen. Bevor er eine Anfrage an Mitarbeitende sendet, einen Datensatz ändert, ein Dokument verteilt oder einen Antrag einreicht, bittet er um Freigabe. Eine Karte kann dabei mehrere Vorgänge abdecken.
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Häufige Fragen
Kann ein KI-Agent beim Lohnsteuerjahresausgleich in SmartHR helfen?
Ja, beim Nachhalten und Prüfen. Der Agent verfolgt, wer noch nicht fertig ist, bei welchem Schritt die Person stehen geblieben ist und welche Angaben widersprüchlich wirken, etwa wenn unterhaltsberechtigte Angehörige ohne die zugehörigen Angaben aufgeführt sind. Er entwirft Erinnerungen und eine Fortschrittsübersicht für Führungskräfte. Vor dem Versand der Erinnerungen fragt er nach Ihrer Freigabe. Die abschließende Prüfung und Einreichung bleiben bei Ihnen und Ihrem Lohnabrechnungsteam.
Brauchen wir für die Verbindung eine Person mit SmartHR-Administratorrechten?
In der Regel einmalig. SmartHR verwaltet externe Zugriffe für das gesamte Unternehmen. Daher muss möglicherweise eine Person mit Administratorrechten den Zugang einrichten oder die Verbindung erlauben. Danach wählen Sie aus, welche Agenten SmartHR nutzen dürfen. Der Agent arbeitet über die SmartHR-Verbindung oder in seinem eigenen Browser, wenn die Verbindung einen Schritt nicht abdeckt.
Sind personenbezogene Daten von Mitarbeitenden bei einem KI-Agenten sicher?
Der Agent sieht nur, worauf der verbundene SmartHR-Zugang Zugriff hat. Wenn Ihre Berechtigungseinstellungen es erlauben, nicht benötigte Angaben wie My Number oder Bankdaten auszublenden, halten Sie diese für den Zugang verborgen. Der Agent ändert keine Datensätze und versendet keine Anfragen ohne Freigabe. Sie können jederzeit seinen Bildschirm beobachten oder die Verbindung trennen.
Kann ich den Agenten auf Englisch anweisen und japanische Mitteilungen erhalten?
Ja. Sie können einem Monmo KI-Agenten auf Englisch oder Japanisch Anweisungen geben und Ergebnisse in jeder dieser Sprachen anfordern. Eine Führungskraft kann die Anweisung auf Englisch schreiben, während Erinnerungen und Mitteilungen an Mitarbeitende in höflichem Japanisch entworfen werden. Sie lesen beide Versionen, bevor etwas versendet wird.
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