Agents IA pour SmartHR
Un agent Monmo travaille dans SmartHR comme un gestionnaire RH. Il suit les formulaires d’intégration et la régularisation fiscale de fin d’année jusqu’à ce que chacun ait terminé, tient la base du personnel à jour, répond aux questions à partir de votre règlement intérieur et résume les résultats des enquêtes. Il utilise les accès que vous lui connectez, en japonais ou en anglais. Les demandes aux salariés, les modifications de fiches et les déclarations d’assurance attendent votre accord.
Mis à jour le 2026-11-13 · Commencez gratuitement. Forfaits payants à partir de $15 par mois.
Ce que font les agents dans SmartHR
Suivre les formulaires d’intégration jusqu’au bout
Pour chaque personne qui arrive le mois prochain, l’agent vérifie les informations d’intégration manquantes, comme le trajet domicile-travail, les personnes à charge ou le compte bancaire, et prépare une relance courtoise. Il demande votre accord avant chaque envoi.
DemanderListe les personnes qui arrivent le 1 décembre et dont les formulaires d’intégration sont incomplets, puis prépare une relance pour chacune.
Suivre la régularisation fiscale de fin d’année
Chaque lundi de novembre, l’agent liste les salariés qui n’ont pas terminé leur régularisation fiscale de fin d’année et indique l’étape où chacun s’est arrêté. Avec votre accord, il publie un résumé pour les responsables dans Slack ou Chatwork.
DemanderChaque lundi à 10 h jusqu’à la date limite, montre-moi qui n’a pas terminé sa régularisation fiscale de fin d’année et à quelle étape chaque personne est bloquée.
Répondre aux questions sur le règlement intérieur
Lorsqu’une personne pose une question sur le congé parental, les heures supplémentaires ou l’indemnité de transport, l’agent consulte votre règlement intérieur et sa fiche, puis prépare une réponse en citant l’article utilisé.
DemanderKenji demande s’il peut prendre son congé parental en deux fois. Vérifie notre règlement et prépare une réponse en japonais.
Tenir la base du personnel à jour
Après une réorganisation, l’agent compare les services, postes et responsables dans SmartHR avec le nouvel organigramme dans Google Sheets. Il repère les fiches qui ne correspondent pas et vous propose chaque correction pour validation.
DemanderCompare l’organigramme d’avril dans cette feuille avec SmartHR et liste tous les salariés dont le service ou le responsable n’est pas à jour.
Préparer les démarches d’assurance
Lorsqu’une personne arrive, part ou déménage, l’agent rassemble les informations nécessaires à la démarche d’assurance sociale correspondante et les vérifie avec sa fiche. Le dépôt de la demande reste une étape que vous contrôlez et validez.
DemanderTrois personnes partent à la fin mars. Rassemble les informations nécessaires à chaque démarche d’assurance sociale et indique-moi ce qui manque.
Résumer une enquête auprès des salariés
À la clôture d’une enquête, l’agent examine les résultats par service, relève les thèmes et les questions qui ont le plus évolué depuis la précédente édition, puis rédige un court rapport dans Google Docs.
DemanderRésume l’enquête d’engagement d’octobre par service et compare-la aux résultats du printemps.
Lister les contrats à renouveler
Le premier de chaque mois, l’agent liste les contrats à durée déterminée qui prennent fin dans les 60 jours, avec le service et le responsable, pour que les renouvellements soient décidés à temps. La décision pour chaque contrat vous revient.
DemanderLe 1 de chaque mois, liste les contrats à durée déterminée qui prennent fin dans les 60 jours, avec le responsable de chaque personne.
Comment la connexion fonctionne
- 1Vous connectez le compte SmartHR de votre entreprise une seule fois. SmartHR contrôle les accès externes au niveau de l’entreprise : un administrateur peut donc devoir accorder l’accès ou autoriser la connexion. L’agent travaille ensuite dans les limites de cet accès.
- 2Vous choisissez les agents qui peuvent utiliser SmartHR. Un agent RH ou opérations en a besoin ; ne donnez pas cet accès aux agents commerciaux ou marketing, car ces données concernent vos salariés.
- 3La consultation des fiches, de l’avancement des formulaires et des résultats d’enquêtes ne nécessite pas d’accord préalable. L’envoi d’une demande à un salarié, la modification d’une fiche, la diffusion d’un document ou le dépôt d’une déclaration demandent votre accord. Une seule carte peut couvrir plusieurs actions.
Autres applications : RH et recrutement
D’autres applications de ce type dans lesquelles les agents travaillent, chacune avec sa propre page.
Questions fréquentes
Un agent IA peut-il aider à la régularisation fiscale de fin d’année dans SmartHR ?
Oui, pour les relances et les vérifications. L’agent suit les personnes qui n’ont pas terminé, l’étape où chacune s’est arrêtée et les réponses qui semblent incohérentes, comme une personne à charge déclarée sans les informations correspondantes. Il prépare des relances et un résumé de l’avancement pour les responsables. Leur envoi demande votre accord, et le contrôle final ainsi que le dépôt restent à votre charge et à celle de votre équipe paie.
Faut-il un administrateur SmartHR pour connecter le service ?
Généralement oui, une seule fois. SmartHR gère les accès externes pour toute l’entreprise : une personne disposant des droits d’administrateur peut donc devoir accorder l’accès ou autoriser la connexion. Vous choisissez ensuite les agents qui peuvent l’utiliser. L’agent travaille via la connexion SmartHR ou, lorsqu’une action n’est pas couverte par celle-ci, dans son propre navigateur.
Les données personnelles des salariés sont-elles en sécurité avec un agent IA ?
L’agent ne voit que les données accessibles avec l’accès SmartHR que vous connectez. Si vos paramètres d’autorisation permettent de masquer les éléments dont il n’a pas besoin, comme le My Number ou les coordonnées bancaires, masquez-les pour cet accès. Il ne modifie jamais une fiche et n’envoie jamais de demande sans votre accord. Vous pouvez aussi voir son écran ou le déconnecter à tout moment.
Puis-je donner des instructions à l’agent en anglais et obtenir des messages en japonais ?
Oui. Vous pouvez donner des instructions à un agent IA Monmo en anglais ou en japonais et demander les résultats dans l’une ou l’autre langue. Un responsable peut rédiger sa consigne en anglais, tandis que les relances et les annonces aux salariés sont préparées en japonais avec une formulation courtoise. Vous pouvez lire les deux versions avant tout envoi.
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