SmartHR-এর জন্য এআই এজেন্ট
Monmo এজেন্ট SmartHR-এ একজন শ্রম ও মানবসম্পদ প্রশাসকের মতো কাজ করে। নতুন কর্মীদের ফর্ম ও বছরশেষের কর সমন্বয়ের কাজ সবাই শেষ করা পর্যন্ত ট্র্যাক করে, কর্মীদের ডেটাবেস গুছিয়ে রাখে, কর্মবিধি থেকে প্রশ্নের উত্তর দেয় এবং জরিপের ফলের সারসংক্ষেপ তৈরি করে। আপনার সংযুক্ত করা অ্যাক্সেস ব্যবহার করে এটি জাপানি বা ইংরেজিতে কাজ করে। কর্মীদের অনুরোধ পাঠানো, তথ্য পরিবর্তন ও বীমার আবেদন জমা দেওয়ার আগে এটি আপনার অনুমোদন নেয়।
হালনাগাদ: 2026-11-13 · বিনামূল্যে শুরু করুন। পেইড প্ল্যান মাসে $15 থেকে।
SmartHR-এ এজেন্ট যা করে
নতুন কর্মীদের ফর্ম সম্পূর্ণ হওয়া পর্যন্ত ট্র্যাক করুন
আগামী মাসে যোগ দিতে যাওয়া প্রত্যেকের অনবোর্ডিংয়ে কোন তথ্য বাকি আছে, যেমন যাতায়াতের রুট, নির্ভরশীল ব্যক্তি বা ব্যাংক অ্যাকাউন্ট, তা এজেন্ট দেখে এবং একটি ভদ্র অনুস্মারক লেখে। প্রতিটি অনুরোধ পাঠানোর আগে আপনার অনুমতি নেয়।
জিজ্ঞেস করুন1 ডিসেম্বর যোগ দিচ্ছেন এমন যাঁদের অনবোর্ডিং ফর্ম অসম্পূর্ণ, তাঁদের তালিকা তৈরি করুন এবং প্রত্যেকের জন্য একটি অনুস্মারক লিখুন।
বছরশেষের কর সমন্বয় ট্র্যাক করুন
নভেম্বরের প্রতি সোমবার এজেন্ট বছরশেষের কর সমন্বয় শেষ করেননি এমন কর্মীদের তালিকা তৈরি করে এবং কে কোন ধাপে আটকে আছেন তা দেখায়। আপনার অনুমতি পেলে Slack বা Chatwork-এ ম্যানেজারদের জন্য একটি সারসংক্ষেপ পোস্ট করে।
জিজ্ঞেস করুনশেষ সময়সীমা পর্যন্ত প্রতি সোমবার 10টায় দেখান, কারা বছরশেষের কর সমন্বয় শেষ করেননি এবং কোথায় আটকে আছেন।
কর্মবিধি থেকে প্রশ্নের উত্তর দিন
কেউ সন্তান পরিচর্যার ছুটি, ওভারটাইমের নিয়ম বা যাতায়াত ভাতা নিয়ে প্রশ্ন করলে এজেন্ট আপনার কর্মবিধি ও সেই ব্যক্তির রেকর্ড পড়ে। তারপর যে ধারা অনুসরণ করেছে তা উদ্ধৃত করে একটি উত্তর লেখে।
জিজ্ঞেস করুনKenji জানতে চেয়েছেন, তিনি সন্তান পরিচর্যার ছুটি দুই ভাগে নিতে পারবেন কি না। আমাদের নিয়ম দেখে জাপানিতে একটি উত্তর লিখুন।
কর্মীদের ডেটাবেস গোছান
প্রতিষ্ঠান পুনর্গঠনের পর এজেন্ট SmartHR-এর বিভাগ, পদ ও ম্যানেজারের তথ্য Google Sheets-এর নতুন সাংগঠনিক কাঠামোর সঙ্গে মিলিয়ে দেখে। যেসব রেকর্ডে অমিল আছে সেগুলো খুঁজে প্রতিটি সংশোধন আপনার অনুমোদনের জন্য প্রস্তাব করে।
জিজ্ঞেস করুনএই শিটে এপ্রিলের সাংগঠনিক কাঠামো SmartHR-এর সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন এবং যেসব কর্মীর বিভাগ বা ম্যানেজারের তথ্য পুরোনো, তাঁদের তালিকা দিন।
বীমার কাগজপত্র প্রস্তুত করুন
কেউ কাজে যোগ দিলে, চাকরি ছাড়লে বা বাসা বদলালে এজেন্ট সংশ্লিষ্ট সামাজিক বীমা প্রক্রিয়ার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করে রেকর্ডের সঙ্গে মিলিয়ে দেখে। আবেদন জমা দেওয়ার আগে তা যাচাই ও অনুমোদনের দায়িত্ব আপনার থাকে।
জিজ্ঞেস করুনমার্চের শেষে তিনজন চাকরি ছাড়ছেন। প্রত্যেকের সামাজিক বীমা প্রক্রিয়ার জন্য যা দরকার তা সংগ্রহ করুন এবং কী বাকি আছে জানান।
কর্মী জরিপের সারসংক্ষেপ তৈরি করুন
জরিপ শেষ হলে এজেন্ট বিভাগ অনুযায়ী ফলাফল পড়ে, মূল বিষয়গুলো এবং আগের জরিপের তুলনায় সবচেয়ে বেশি পরিবর্তন হয়েছে এমন প্রশ্নগুলো চিহ্নিত করে। তারপর Google Docs-এ একটি সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন লেখে।
জিজ্ঞেস করুনঅক্টোবরের কর্মী সম্পৃক্ততা জরিপের বিভাগভিত্তিক সারসংক্ষেপ তৈরি করুন এবং বসন্তের ফলাফলের সঙ্গে তুলনা করুন।
নবায়নের সময় আসছে এমন চুক্তির তালিকা করুন
প্রতি মাসের প্রথম দিনে এজেন্ট আগামী 60 দিনের মধ্যে শেষ হবে এমন নির্দিষ্ট মেয়াদের চুক্তিগুলোর তালিকা তৈরি করে, সঙ্গে বিভাগ ও ম্যানেজারের নাম দেয়। এতে সময়মতো নবায়নের সিদ্ধান্ত নেওয়া যায়। প্রতিটি চুক্তির সিদ্ধান্ত আপনার হাতেই থাকে।
জিজ্ঞেস করুনমাসের 1 তারিখে 60 দিনের মধ্যে শেষ হবে এমন নির্দিষ্ট মেয়াদের চুক্তিগুলোর তালিকা দিন, সঙ্গে প্রত্যেকের ম্যানেজারের নাম দিন।
যেভাবে যুক্ত হয়
- 1আপনার কোম্পানির SmartHR একবার সংযুক্ত করুন। SmartHR কোম্পানি পর্যায়ে বাইরের অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করে, তাই একজন অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে অ্যাক্সেস দিতে বা সংযোগের অনুমতি দিতে হতে পারে। এরপর এজেন্ট সেই অ্যাক্সেসের সীমার মধ্যে কাজ করে।
- 2কোন এজেন্ট SmartHR ব্যবহার করতে পারবে তা আপনি ঠিক করেন। HR বা অপারেশনসের এজেন্টের এটি দরকার, তবে তথ্যগুলো আপনার কর্মীদের সম্পর্কে হওয়ায় সেলস বা মার্কেটিংয়ের এজেন্টকে অ্যাক্সেস দেবেন না।
- 3রেকর্ড, ফর্ম পূরণের অগ্রগতি ও জরিপের ফল পড়তে অনুমতি চাওয়া হয় না। কর্মীকে অনুরোধ পাঠানো, রেকর্ড সম্পাদনা, নথি বিতরণ বা কোনো প্রক্রিয়ার আবেদন জমা দেওয়ার আগে অনুমতি চাওয়া হয়। একটি কার্ড দিয়ে একসঙ্গে একাধিক কাজের অনুমোদন দেওয়া যায়।
এইচআর ও নিয়োগ বিভাগে আরও
এই ধরনের আরও যেসব অ্যাপে এজেন্ট কাজ করে। প্রতিটির জন্য আলাদা পেজ আছে।
সাধারণ কিছু প্রশ্ন
এআই এজেন্ট কি SmartHR-এ বছরশেষের কর সমন্বয়ে সাহায্য করতে পারে?
হ্যাঁ, তাগাদা দেওয়া ও তথ্য যাচাইয়ে সাহায্য করতে পারে। এজেন্ট ট্র্যাক করে কে কাজ শেষ করেননি, কে কোন ধাপে থেমেছেন এবং কোন উত্তরে অসংগতি আছে, যেমন নির্ভরশীল ব্যক্তির নাম দেওয়া হলেও সংশ্লিষ্ট তথ্য না থাকা। এটি অনুস্মারক ও ম্যানেজারদের জন্য অগ্রগতির সারসংক্ষেপ লেখে। অনুস্মারক পাঠানোর আগে অনুমতি চায়; চূড়ান্ত যাচাই ও জমা দেওয়ার দায়িত্ব আপনার ও আপনার পে-রোল টিমের থাকে।
SmartHR সংযুক্ত করতে কি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দরকার?
সাধারণত একবার দরকার হয়। SmartHR পুরো কোম্পানির বাইরের অ্যাক্সেস পরিচালনা করে, তাই অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অধিকার আছে এমন কাউকে অ্যাক্সেস দিতে বা সংযোগের অনুমতি দিতে হতে পারে। এরপর কোন এজেন্ট এটি ব্যবহার করবে তা আপনি ঠিক করেন। কোনো ধাপের জন্য প্রয়োজন হলে এজেন্ট SmartHR সংযোগের মাধ্যমে কাজ করে, আর সংযোগের আওতায় কোনো কাজ না থাকলে নিজের ব্রাউজারে কাজ করে।
এআই এজেন্টের কাছে কর্মীদের ব্যক্তিগত তথ্য কি নিরাপদ?
আপনার সংযুক্ত করা SmartHR অ্যাক্সেস দিয়ে যা দেখা যায়, এজেন্ট শুধু তা-ই দেখতে পারে। অনুমতির সেটিংসে এজেন্টের দরকার নেই এমন তথ্য, যেমন My Number বা ব্যাংকের বিবরণ লুকানোর সুযোগ থাকলে, সেই অ্যাক্সেস থেকে তথ্যগুলো লুকিয়ে রাখুন। অনুমোদন ছাড়া এজেন্ট কখনো রেকর্ড সম্পাদনা বা অনুরোধ পাঠায় না। আপনি যেকোনো সময় তার স্ক্রিন দেখতে বা সংযোগ বিচ্ছিন্ন করতে পারেন।
এজেন্টকে ইংরেজিতে নির্দেশ দিয়ে জাপানিতে নোটিশ পাওয়া যাবে?
হ্যাঁ। আপনি Monmo এআই এজেন্টকে ইংরেজি বা জাপানিতে নির্দেশ দিতে এবং যেকোনো একটি ভাষায় ফলাফল চাইতে পারেন। একজন ম্যানেজার ইংরেজিতে নির্দেশ লিখতে পারেন, আর কর্মীদের জন্য অনুস্মারক ও ঘোষণা ভদ্র জাপানি ভাষায় লেখা হয়। কিছু পাঠানোর আগে আপনি দুই ভাষার সংস্করণই পড়ে দেখতে পারেন।
আপনার পরের সহকর্মীআজই শুরু করতে পারে।
এক মিনিটে আপনার প্রথম এআই এজেন্ট তৈরি করুন। শুরু করতে কোনো খরচ নেই।