Zoho Mailでエージェントができること
始業前に受信箱を整理する
平日の8:00に届いたメールを読み、それぞれにフォルダーとタグを提案し、今日判断が必要なものを、ひとこと背景を添えた短い一覧にしてSlackでお伝えします。
頼み方平日8時にZoho Mailを確認して、私が対応すべきものを教えて。フォルダーとタグは提案だけにして、移動の前に確認して。
テンプレートから返信を下書きする
スレッド全体を読み、その種類の依頼でいつも使うメールテンプレートをもとに、Zoho Booksや添付ファイルから必要な情報を補って下書きを作ります。送信はあなたの承認を待ちます。
頼み方今日の見積もり依頼に、いつもの見積もりテンプレートで返信を下書きして。金額は添付のシートから。
グループアドレスを見守る
sales@やinfo@のような共有アドレスに届くメールを日中に読み、4時間返信のないものを知らせて、担当者のために返信やZoho Deskのチケットを下書きします。
頼み方営業時間中はsales@を見ていて、4時間返信のないメールがあれば教えて。
やり取りをZoho CRMに記録する
大事なお客様のメールは、Zoho CRMで該当する連絡先や商談を探し、要点と次のアクションをメモにまとめます。レコードへの保存は事前に確認します。
頼み方今週のHarbor Foodsとのメールを、Zoho CRMの商談に短いメモとして記録して。先に見せて。
繰り返し届くメールにフィルターを提案する
発送通知やツールのアラートなど、毎週届く送信元や件名を数え、自動で振り分けるフィルターを提案します。フィルターの作成は変更にあたるので、事前に確認します。
頼み方この1か月のメールを見て、通知を受信箱から外せるフィルターを5つ提案して。
添付ファイルから請求書を集める
メールで届いた仕入先の請求書を探して添付ファイルを保存し、仕入先、金額、支払期限をGoogle スプレッドシートの表にまとめます。経理担当がZoho Booksに入力する準備が整います。
頼み方11月にメールで届いた仕入先の請求書をすべて探して、仕入先・金額・支払期限をシートにまとめて。
返事のないメールを追いかける
送ったまま返事のないメールを把握し、決めた日数が過ぎたら1通ずつ短いフォローを下書きします。まとめて1枚のカードで承認できます。
頼み方毎週木曜に、送ってから1週間以上返信のないメールを一覧にして、丁寧なフォローを下書きして。
接続のしくみ
- 1あなた自身のZohoアカウントで、組織が使っているデータセンターのZoho Mailに一度ログインします。組織の管理者が外部アプリのアクセスを制限している場合は、先に許可が必要なことがあります。
- 2あなたのメールボックスを開けるエージェントはあなたが選びます。チーフ・オブ・スタッフや業務担当にはたいてい必要で、調査担当には不要です。
- 3読み取り、検索、下書きに承認は要りません。送信、移動、タグ付け、削除、フィルターの作成、Zoho CRMへのメモの保存は必ず事前に確認し、まとめて1枚のカードにできます。
仕事の様子を見る
サンプルの再生です。データは例で、早送りしています。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。 このサンプルは、似た仕事をほかのツールで進める例です。Zoho Mailは画面に登場しません。
画面に登場するツール
Gmail
仕事を選ぶ。完成まで見届ける。
- いつ平日 7:30
- 内容確認・整理・下書き
- 行わないこと承認なしの送信
- Yamato OutdoorのHarukaさん：木曜を15時に変更したい下書きあり
- Pacific Freightの請求書：4,280ドル、金曜期限発注書と一致
- サンプル出荷の通関書類記入済み
- 目的
- 新しい会議時間を確定します。
- 操作先
- Gmail · haruka@yamato-outdoor.example
- 実行されること
- このメール1通を送信します。ほかの下書きはそのままです。
あなたのチーム。すべてにつながる。
受信トレイ (46) · Mail+受信トレイ0
スター付き
下書き2
送信済み
対応が必要3
参考7
アーカイブ36
3件に対応
7件を要約
36件をアーカイブ
架空のデータを使ったサンプルの再生です（早送り）。一時停止、場面の移動、マウスの操作もできます。
よくある質問
AIエージェントにZoho Mailの受信箱を任せられますか？
メールが外に出たり動いたりする手前までを任せられます。Monmoのエージェントは決めた時間にZoho Mailを読み、対応が必要なものを選び、返信を下書きし、フォローを管理します。送信、移動、削除の前にはカードで確認します。作業はZoho Mailとの連携で行い、連携でできない操作は自分のブラウザーで進めます。
日本のデータセンターのZoho Mailでも使えますか？
使えます。エージェントは、あなたがログインしたZohoアカウントで動くため、日本、ヨーロッパ、インドなどほかのデータセンターの組織でも扱えます。アカウントが属する地域でログインし、エージェントが見るのはそのメールボックスだけです。
Zoho MailとZoho CRMをまたいで使えますか？
使えます。両方を接続すると、AIエージェントはお客様とのメールを読み、Zoho CRMで該当する連絡先や商談を探して、メモ、タスク、項目の更新を用意します。CRMのレコードへの変更は、どれも保存の前にカードで確認します。
エージェントはZoho Mailのメールをすべて読むのですか？
仕事に必要なものを、あなたが頼んだときか、合意した定期タスクの時間に読みます。メールボックスを接続しただけでは何も始まりません。Zoho Mailを使えるエージェントを1人に絞ることも、作業中の画面を見ることも、いつでも接続を解除することもできます。